Для чего нужен режим конструктора в access
Обновлено: 23.04.2024
Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.
Форма– объект предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.
Формы создаются со следующими целями:
1. Для вывода и редактирования данных.
2. Для управления ходом выполнения приложения.
3. Для ввода данных.
5. Для распечатывания информации.
Формы позволяют:
1. Обеспечить вывод на экран данных в выбранном представлении.
2. Упростить внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.
3. Сделать доступными для чтения все данные или некоторую их часть
4. Автоматически выбрать информацию из других связанных таблиц и поместить ее в форму
5. Вычислить выводимые в форме значения
6. Скрыть или, наоборот, вывести некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.
7. Работать с макросами или функциями Access
8. Предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях.
Работа с формами в Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов, либо с помощью соответствующей команды меню Вид.
Режим формы является «рабочим» для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых.
В режиме Таблицы можно также как и в режиме Формы просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления.
В режиме Конструктора можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность.
В Access 2002 добавляется еще два новых режима: Режим Сводной таблицы и Режим Сводной диаграммы
Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.
- Автоформа, организованная «в столбец». В такой форме поля каждой записи отображаются в виде наборов элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и наиболее удачное представление для быстрого создания формы.
- Табличная. Форма будет выглядеть так же как обычная таблица Access.
- Ленточная. В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных. Преимущество этой формы по сравнению с табличной является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле и для которого можно определить функции обработки событий.
- Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы – два новых варианта, появившихся в Access 2002.
Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных.
Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм нужно в диалоговом окне Новая формавыбрать один из вариантов автоформы, а в нижней части окна в поле со списком выбрать таблицу или запрос базы данных, по которой будет создана форма. В результате будет создана форма выбранного вида.
Создание формы с помощью мастера.
С помощью Мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц или запросов. Обычно форма создается с помощью Мастера, а затем совершенствуется в режиме Конструктора.
Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы.
Создание простой формы с помощью конструктора.
Для того, чтобы начать создание новой формы, нужно выбрать вкладку Форма и нажать кнопку Создать - Конструктор. Откроется окно формы в режиме конструктора, содержащее незаполненную сетку области данных. К ней можно добавить заголовки и примечания, выполнив команду Формат – Заголовок / Примечание формы. Кроме того, командой Вид – Колонтитулы к форме можно добавить области Верхнего и Нижнего колонтитулов.
Все перечисленные выше элементы относятся к структуре формы.Рассмотрим назначение каждого из разделов:
- Раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;
- Раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел отражается в форме только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;
- Раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблицы и запросов, а также изменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;
- Раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;
- Раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. При печати многостраничной формы примечание будет отображено только внизу последней страницы.
Окно конструктора сопровождает Панель элементов, которая является своеобразным «командным центром» и позволяет создавать элементы управления. Вызвать панель элементов можно, выполнив команду Вид – Панель элементов.
Основные элементы управления
Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели. Отдельные элементы отображаются в виде дополнительного списка, если нажать кнопку Другие элементы.
В верхней части панели расположены две специальные кнопки: Выбор объектов и Мастер.
Кнопка Выбор объектов в нажатом состоянии означает, что в данный момент включен режим выделения элементов. Этот режим включен по умолчанию.
Нажатая кнопка Мастера означает, что при размещение элемента управления на форме запуститься соответствующий мастер.
Все элементы управления в Access 2002 можно разделить на три разновидности, в зависимости от типа содержимого в них, т.е. способа заполнения их данными: присоединенные, свободные, вычисляемые.
Присоединенные элементы управления связаны с полями базовой таблицы, т.е. той таблицы, которая является источником данных для формы. В присоединенном элементе отображаются данные, которые содержаться в связанном с ним поле таблицы, и при изменении этих данных соответствующим образом обновляется и значение в поле таблицы.
Свободные элементы управления не связаны с таблицами. Они предназначены либо для ввода информации, которая используется не для непосредственного редактирования данных в источнике, а в других целях, либо для отображения объектов OLE, которые хранятся в самих формах. Свободными элементами являются так же все элементы, не связанные с какими-либо данными, а предназначенные лишь для улучшения визуального восприятия формы, такие как линии, прямоугольники, рисунки.
Вычисляемые элементы управления – это такие элементы, значение которых вычисляются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов используются выражения и функции.
Элемент управления Надпись– используется для размещения в форме текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих надписей. Надписи бывают двух типов: присоединенные, свободные.
Присоединенные – это те, что существуют не самостоятельно, а связаны с другими элементами управления, и служат их заголовками. К таким элементам относятся текстовые поля, поля со списком, флажки, переключатели и др. Такого типа надписи автоматически создаются при размещении соответствующего элемента управления на форме и присоединяются к нему.
Свободные надписи – это те надписи, которые создаются с помощью кнопки Надпись. Они не связываются не с какими элементами управления. Эти надписи служат для оформления формы или для помощи пользователю. Свободную надпись в случае необходимости можно присоединить к элементу управления.
Элемент управления Поле – служит для ввода, отображения или изменения в форме данных. Текстовые поля могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.
Элементы управления выбора:Группа переключателей, Выключатель, Переключатель, Флажок.
С каждым элементом управления в Группе сопоставляется уникальное число, однозначно определяющее данный элемент в группе, и это число сохраняется в качестве значения свойства Значение элемента управления.
Три типа элементов: Выключатель, Переключатель, Флажок – выполняют одинаковые функции и используются для представления значения логического типа данных. Они могут принимать значение 0 (Нет) или – 1 (Да). Различаются они внешним видом.
Элемент управления Списокиспользуется для представления на экране поля, возможные значения которого ограничиваются списком, причем списком не длинным. Список может состоять из одного или нескольких столбцов, однако при выборе элемента списка в связанное с ним поле таблицы передается только одно значение. Внешний вид списка и его содержимое определяется его свойствами, которые можно задать вручную, а можно воспользоваться мастером при размещении списка в форме.
Элемент управления Поле со списком во многом аналогичен элементу управления Список. Применяется он в формах, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Поле со списком обладает следующими возможностями:
- Поле со списком позволяет не только выбирать значение из списка, но и вводить его прямо в поле ввода;
- Поле со списком не накладывает таких ограничений на длину списка, как Список, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные значения выводятся по щелчку мыши. Соответственно этот элемент занимает в форме меньше места, чем элемент Список;
- Поле со списком позволяет выбрать только один элемент из списка.
Элемент управления Кнопка. С этим элементом управления связаны ряд таких действий как сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод на печать документа и т.д. Создавать кнопку намного удобнее с помощью Мастера кнопок, поскольку он напишет программу, которая будет выполнять действия, для которых данная кнопка предназначена.
Элементы управления Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объектаиспользуются для того, чтобы вставить в форму объекты, созданные в других приложениях, например, документ Word, или таблицу Excel, или рисунок. Эти элементы различаются тем, будут ли объекты, вставленные в эти рамки, храниться в таблицах Access или не будут.
Свободная рамка объекта содержит объект, который храниться либо в самой форме, либо во внешнем файле и независимо от того, какая запись отображается в форме, будет отображаться один и тот же объект.
Присоединенная рамка объектасодержит объект, который храниться в таблице, в поле, имеющем тип Поле объекта OLE. Поэтому присоединенная рамка объекта имеет в качестве источника данных поле в базовой таблице. Например, Фотографии людей.
Элемент управления Рисунокочень похож по своему назначению и свойствам на элемент Свободная рамка объекта. Предназначен для вставки в форму графических файлов, но требует меньше системных ресурсов и работает быстрей.
Элемент управления Разрыв страницы используется в многостраничных формах для того, чтобы определить место конца одной и начала новой страницы.
Элемент управления Набор вкладок используется для создания многостраничных форм. Он позволяет придать формам такой же вид, как у диалоговых окон свойств в Windows. В этом элементе может быть от одной до нескольких вкладок. Вкладки могут иметь два варианта оформления: ярлыки и кнопки.
Элемент управления Подчиненная форма/отчет используется для отображения в форме другой формы или отчета.
Элемент управления Линия и Прямоугольник используются для оформления внешнего вида форм, чаще всего для выделения группы логически связанных элементов управления.
Для того, чтобы поместить выбранные из таблицы или запроса поля в форму необходимо открыть Список полей, выполнив команду Вид - Список полей.
Чтобы создать связанный элемент управления, сначала щелкните по нужной кнопке на панели элементов (по умолчанию активна кнопка Поле), затем перетащите поле из Списка полей в область данных Формы.
Форма и каждый раздел формы (заголовок, область данных, область примечаний формы) и элемент управления имеют свой список свойств. Можно устанавливать эти свойства с помощью бланка свойств (команда Вид – Свойства)
Вносить изменения в формы можно в двух режимах — макета и конструктора. В любом из режимов можно выполнять одни и те же задачи конструирования и разметки, но есть задачи, которые проще выполнять в каждом из них. В этой статье описано сходство и различие режимов макета и конструктора, а также показано, как выполнять распространенные задачи конструирования форм в каждом из режимов.
Примечание: Эта статья написана для форм, но многие описанные здесь подходы применимы и к изменению отчетов.
В этой статье
Общие сведения о режимах макета и конструктора
Режим макета. Режим макета в большей степени ориентирован на визуальное восприятие, чем режим конструктора. При просмотре формы в режиме макета в каждом элементе управления отображаются реальные данные. Этот режим очень удобен для настройки размера элементов управления и выполнения многих других задач, которые влияют на визуальное представление и удобство использования формы.
Режим конструктора. В режиме конструктора более детально представлена структура формы. Здесь вы видите заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. При внесении изменений в структуру вы не можете просматривать базовые данные, тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Вы можете:
добавлять в форму больше разнообразных элементов управления, таких как надписи, изображения, линии и прямоугольники;
изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;
изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;
изменять некоторые свойства формы, которые невозможно изменить в режиме макета (такие как Режим по умолчанию или Режим формы).
Изменение формы в режиме макета
После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.
Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета .
Access выведет форму в режиме макета.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.
С помощью области Список полей можно добавлять поля из базовой таблицы или запроса в структуру формы. Отобразить область Список полей можно одним из следующих способов:
На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля .
Нажмите клавиши ALT+F8.
Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Изменение формы в режиме конструктора
Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в форму новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать множество свойств для настройки формы.
Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор .
Access выведет форму в конструкторе.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.
С помощью области Список полей можно добавлять поля из базовой таблицы или запроса в структуру формы. Отобразить область Список полей можно одним из следующих способов:
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле.
Нажмите клавиши ALT+F8.
Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.
Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:
- дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).
В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы
В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).
Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.
| Кнопка | Команда меню | Описание |
| Вид (View) | Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View) | Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы. |
| Сохранить (Save) | Файл, Сохранить (File, Save) | Сохранение активной таблицы |
| Найти (Search) | Файл, Найти (File, Search) | Поиск документов по содержанию |
| Печать (Print) | Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать | |
| Предварительный просмотр (Print Preview) | Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) | Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью |
| Орфография (Spelling) | Сервис, Орфография (Tools, Spelling) | Проверка орфографии в текстовых полях таблицы |
| Вырезать (Cut) | Правка, Вырезать (Edit, Cut) | Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows |
| Копировать (Сору) | Правка, Копировать (Edit, Copy) | Копирование выделенных объектов в буфер обмена |
| Вставить (Paste) | Правка, Вставить (Edit, Paste) | Вставка содержимого из буфера обмена |
| Формат по образцу (Format Painter) | Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа | |
| Отменить (Undo) | Правка, Отменить (Edit, Undo) | Отмена последних действий |
| Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) | Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column) | Вставка поля типа "гиперссылка" |
| Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) | Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending | Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле |
| Сортировка по убыванию (Sort Descending) | Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending) | Сортировка записей по убыванию значений в активном поле |
| Фильтр по выделенному (Filter by selection) | Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection) | Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту |
| Изменить фильтр (Filter by form) | Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form) | Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей |
| Применение фильтра (Apply filter) | Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter) | Отображение отфильтрованных записей |
| Найти (Find) | Правка, Найти (Edit, Find) | Поиск записи по заданным критериям поиска |
| Новая запись (New Record) | Вставка, Новая запись (Insert, New Record) | Добавление новой записи в таблицу |
| Удалить запись (Delete Record) | Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record) | Удаление текущей записи из таблицы |
| Окно базы данных (Database Window) | Окно, 1 (Window, 1) | Отображение окна базы данных |
| Новый объект (New Object) | Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки | |
| Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) | Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) | Вызов помощника и получение справки по Access 2002 |
Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).
После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).
Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.
- Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
- На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.
Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).
- Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
- Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
- Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
- Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
- Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
- Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.
Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).
Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.
Форма в Access — это объект базы данных, который можно использовать для создания пользовательского интерфейса для приложения базы данных. "Связанная" форма напрямую связана с источником данных, например таблицей или запросом, и может использоваться для ввода, редактирования или отображения данных из этого источника. Кроме того, можно создать "несвязанную" форму. Она не привязывается непосредственно к источнику данных, но также содержит кнопки команд, метки или другие элементы управления, которые необходимы для работы с приложением.
В этой статье основное внимание уделяется связанным формам. Их можно использовать для управления доступом к данным (например, определить, какие поля или строки данных должны отображаться). Так, некоторым пользователям может понадобиться лишь несколько полей из таблицы с множеством полей. Форма, содержащая только эти поля, упростит таким пользователям работу с базой. Вы также можете добавить на форму кнопки и другие функции для автоматизации часто выполняемых действий.
Формы можно сравнить с окнами, через которые пользователи видят базу данных и обращаются к ней. Эффективная форма ускоряет работу с базой, так как избавляет от необходимости искать нужную информацию. Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных.
Примечание: В этой статье предполагается, что вы уже создали таблицу (или запрос, основанный на одной или нескольких таблицах) и хотите создать форму для просмотра данных или работы с ними.
В этой статье
Создание формы с помощью инструмента "Форма"
Инструмент "Форма" позволяет создать форму одним щелчком мыши. При его использовании на форму добавляются все поля базового источника данных. Новую форму можно сразу же начать использовать либо изменить в режиме макета или конструктора, чтобы она лучше соответствовала вашим потребностям.
Создание формы с помощью инструмента "Форма"
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Форма.
Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными.
Если приложение Access обнаруживает таблицу, связанную отношением "один-ко-многим" с таблицей или запросом, который использовался для создания формы, то таблица данных добавляется на форму, основанную на связанной таблице или запросе. Например, если создается простая форма, основанная на таблице "Сотрудники", и между таблицами "Сотрудники" и "Заказы" определено отношение "один-ко-многим", то в таблице данных будут отображаться все записи таблицы "Заказы", относящиеся к текущей записи сотрудника. Если таблица данных на форме не нужна, ее можно удалить. Если существует несколько таблиц, связанных отношением "один-ко-многим" с таблицей, которая использовалась для создания формы, то Access не добавляет таблицы данных на форму.
Создание разделенной формы с помощью инструмента "Разделенная форма"
Разделенная форма позволяет одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме таблицы и в представлении формы.
Разделенная форма отличается от сочетания форм и подформ тем, что оба представления разделенной формы связаны с одним и тем же источником данных и всегда синхронизированы друг с другом. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части. Данные можно добавлять, изменять или удалять в каждой части формы (при условии, что источник записей допускает обновление, а параметры формы не запрещают такие действия).
Работа с разделенной формой позволяет использовать преимущества обоих представлений в одной форме. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись, а затем просмотреть или изменить ее в представлении формы.
Чтобы создать разделенную форму с помощью инструмента "Разделенная форма":
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться в форме. Кроме того, можно открыть таблицу или запрос в режиме таблицы.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Разделенная форма.
Новая форма будет отображена в режиме макета. В этом режиме можно вносить изменения в структуру формы при одновременном просмотре данных. Например, при необходимости можно настроить размер текстовых полей в соответствии с данными. Дополнительные сведения о представлениях формы см. в разделе Сведения о режиме макета и конструкторе.
Создание формы, в которой отображается несколько записей, с помощью инструмента "Несколько элементов"
Если форма была создана с помощью инструмента "Простая форма", она может одновременно отображать только одну запись. Если нужно создать форму, которая выводит несколько записей, но при этом настраивается более гибко, чем таблица, используйте инструмент "Несколько элементов".
В области навигации щелкните таблицу или запрос с данными, которые должны отображаться на форме.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы и выберите команду Несколько элементов.
Будет создана новая форма, которая отобразится в режиме макета. В этом режиме вы можете вносить изменения в структуру формы параллельно с просмотром данных.
При использовании средства "Несколько элементов" форма, создаваемая Access, похожа на таблицу. Данные расположены в строках и столбцах, и вы видите несколько записей одновременно. Однако форма "Несколько элементов" предоставляет больше вариантов настройки, чем таблица, например возможность добавления графических элементов, кнопок и других элементов управления. Дополнительные сведения о настройке формы см. в разделах Настройка формы в режиме макета и Доработка формы в режиме конструктора.
Создание формы с помощью мастера форм
Чтобы точно выбрать поля, которые должны отображаться на форме, вместо различных инструментов, описанных выше, можно использовать мастер форм. Вы также можете настроить группировку и сортировку данных и использовать поля из нескольких таблиц или запросов, если связи между такими таблицами и запросами были заранее настроены.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Мастер форм.
Следуйте инструкциям на страницах мастера форм.
Примечание: Для добавления к форме полей из нескольких таблиц или запросов не нажимайте кнопки Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса на первой странице мастера форм. Вместо этого повторите указанные действия для выбора другой таблицы или запроса и щелкните все дополнительные поля, которые требуется включить в форму. Для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово.
На последней странице мастера нажмите кнопку Готово.
Создание формы с помощью инструмента "Пустая форма"
Если мастер или инструменты создания форм вам не подходят, вы можете начать работу с пустой формы. Это может оказаться очень быстрым способом создать форму, особенно если вы планируете добавить в нее лишь несколько полей.
На вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Пустая форма.
Откроется пустая форма в режиме макета, и отобразится область Список полей.
В области Список полей щелкните знак плюс (+) рядом с одной или несколькими таблицами, содержащими поля, которые нужно включить в форму.
Чтобы добавить на форму поле, дважды щелкните по нему или перетащите его на форму.
После добавления первого поля вы можете добавить сразу несколько полей. Для этого выберите их, удерживая клавишу CTRL, а затем перетащите на форму.
Порядок таблиц в области Список полей может меняться в зависимости от выбранной части формы. Если поля, которое вы хотите добавить, не видно, выберите другую часть формы и повторите попытку.
С помощью инструментов в группе Колонтитул на вкладке Конструктор на форму можно добавить логотип компании, название или дату и время.
Чтобы добавить на форму другие виды элементов управления, выберите нужные в группе Элементы управления во вкладке Конструктор.
Чтобы расширить выбор элементов управления, перейдите в режим конструктора. Для этого щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.
Общие сведения о режимах макета и конструктора
Режим макета — это интуитивно-понятное представление, которое можно использовать для внесения в форму Access практически любых изменений.
В режиме макета форма выполняется. Поэтому вы можете просматривать свои данные так же, как при использовании формы. Однако в этом режиме вы также изменять структуру формы. Так как при изменении формы вы видите ее данные, это представление удобно использовать для настройки размера элементов управления и выполнения практически любых других задач, которые влияют на внешний вид и удобство использования формы.
Конструктор Конструктор более подробно представляет структуру формы. В нем выводятся заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. Форма не выполняется, когда она отображается в режиме конструктора. Поэтому вы не можете просматривать базовые данные при внесении изменений в структуру. Тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Ниже перечислены имеющиеся возможности.
добавлять другие виды элементов управления формы, например рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы;
изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;
изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;
изменять некоторые свойств формы, которые невозможно изменить в режиме макета.
Настройка формы в режиме макета
После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить новые элементы управления в форму, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.
Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета.
Форма будет открыта в режиме макета.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:
На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Доработка формы в режиме конструктора
Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в нее новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать свойства для настройки формы.
Чтобы переключиться в режим конструктора, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор.
Форма откроется в режиме конструктора.
Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть ее, нажмите клавишу F4.
Чтобы добавить в структуру формы поля из базовой таблицы или запроса, воспользуйтесь областью Список полей. Чтобы отобразить область Список полей:
На вкладке Конструктор в группе Инструменты щелкните Добавить поля или воспользуйтесь сочетанием клавиш ALT+F8.
Вы можете перетащить поля непосредственно из области Список полей в форму.
Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.
Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).
Рис. 10.Выбор режима работы с таблицей
В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.
Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.
Рис. 11.Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей
Рис. 12.Режим конструктора таблицы
Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.
Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.
Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).
После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.
Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).
Работа с полями. Типы данных
При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2
Таблица 2
Типы данных СУБД ACCESS
| Тип | Объем памяти | Описание |
| Текстовый | До 255 байт | Текстовая строка |
| Поле МЕМО | До 65 535 байт | Многострочный текст |
| Числовой | 1, 2, 4 или 8 байт | Число |
| Дата/время | 8 байт | Дата и/или время |
| Денежный | 8 байт | Денежные суммы |
| Счетчик | 4 байта | Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице |
| Логический | 1 бит | Логическое значение |
| Поле объекта OLE | До 1 Гбайта | Объекты других приложений Windows |
| Гиперссылка | До 2048 символов | Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете) |
Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.
Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).
Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).
Для этих типов данных основными свойствами, которые устанавливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:
■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;
■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").
Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.
Примечание.Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.
Таблица 3
Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой
| Значение | Содержимое | Диапазон | Объем |
| Байт | Целые числа | [0; 2 8 -1] | 1 байт |
| Целое | Целые числа | [-2 15 ;2 15 -1] | 2 байта |
| Длинное целое | Целые числа | [-2 3l ;2 3l -l] | 4 байта |
| Одинарное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой | [-2 128 ; -2 - 149 ] и [2 -149 ; 2 128 -1] | 4 байта |
| Двойное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой | [-2 1024 ; -2 1074 ] и [2 1074 ; 2 1024 -1] | 8 байт |
| Действительное | Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков) | [-10 2 8 ; 10 28 ] | 12 байт |
Таблица 4
Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный
| Формат | Пример |
| Основной | 123,456 |
| Денежный | 123,45р. |
| Евро | 1234,5б€ |
| Фиксированный | 1234,56 |
| С разделителями разрядов | 1234,56 |
| Процентный | 12,34% |
| Экспоненциальный | 12,ЗЕ+02 |
Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.
Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).
Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.
Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.
Таблица 5
Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время
Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).
Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.
Связи между таблицами
Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:
Рис. 14.Диалоговое окно Добавление таблицы
Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.
Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.
Рис. 15.Панель инструментов Связи
После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).
Рис. 16.Таблицы БД Аттестация
Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.
Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).
Рис. 17.Диалоговое окно Изменение связей
Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несуществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.
Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:
Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;
Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.
После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.
Примечание.Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).
Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.
Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.
После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.
Читайте также: