Для чего предназначен режим конструктора в access

Обновлено: 27.04.2024

В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.

В этой статье

Общие сведения

В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:

Лента — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.

Представление Backstage — это набор команд, которые вы видите на вкладке "Файл" на ленте.

Область навигации — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных.

Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.

На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.

Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.

Представление Backstage

Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню "Файл", например "Печать".

Область навигации

С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.

В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория "Тип объекта", которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория "Тип объекта" организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.

Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.

Представление Backstage

Представление Backstage занимает вкладку "Файл" на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню "Пуск" Windows), откроется представление Backstage.

В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.

Создание пустой базы данных

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Выполните одно из следующих действий:

Создание веб-базы данных

В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая веб-база данных".

В правой области в поле "Пустая веб-база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте то, которое вам нужно.

Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

Создание базы данных рабочего стола

В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая база данных".

В области "Пустая база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте нужное имя.

Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

Создание базы данных на базе образца шаблона

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Щелкните "Образцы шаблонов"и просмотрите доступные шаблоны.

Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.

В поле "Имя файла" справа введите имя файла или используйте его.

Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.

В поле "Имя файла" введите имя файла или используйте его.

Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке "Документы" (например, в папке "Мои документы") и открывает базу данных.

Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке "Последние" представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.

Открытие недавно использованной базы данных

В представлении Backstage щелкните "Последние"и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.

Access откроет базу данных.

Открытие базы данных в представлении Backstage

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне "Открыть" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".

Откроется база данных.

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.

Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.

Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются "Файл", "Главная","Создание","Внешниеданные" и "Средства управления базами данных". Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.

Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки "Форма" на вкладке "Создание" в группе "Формы" будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка "Конструктор" появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.

Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.

Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.

Выбор вкладки команды

Откройте нужную вкладку.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся подсказки клавиатуры.

Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.

Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.

Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.

Выполнение команды

Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.

Вкладка "Команды"

Часто вещей, которые можно сделать

Выберите другое представление.

Копирование и копирование из буфера обмена.

Установите текущие характеристики шрифта.

Настройка текущего выравнивания шрифта.

Применение форматирования текста к полю МЕМО.

Работа с записями ("Обновить", "Новое", "Сохранить", "Удалить", "Итоги", "Орфография", "Другое").

Сортировка и фильтрация записей.

Создайте пустую таблицу.

Создайте таблицу на ее шаблоне.

Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.

Создайте пустую таблицу в конструкторе.

Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новую таблицу или диаграмму.

Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.

Импорт внешних данных или связывать их с данными.

Сбор и обновление данных по электронной почте.

Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.

Запустите диспетчер связанных таблиц.

Инструменты для работы с базами данных

Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.

Запустите Visual Basic или запустите макрос.

Создание и просмотр связей между таблицами.

Показать или скрыть зависимости объектов.

Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.

Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).

Управление надстройами Access.

Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).

Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся клавиши доступа.

Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.

Контекстные вкладки команд

Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.

Активация контекстной вкладки команды

Щелкните контекстную вкладку команды.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся клавиши доступа.

Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.

Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками "Дополнительные средства" появляется контекстная вкладка "Конструктор". Если щелкнуть вкладку "Конструктор", на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.

На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.

Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.

Скрытие ленты

Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.

Скрытие и восстановление ленты

Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).

Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды "Сохранить", "Отменить" и "Отменить", а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.

Настройка панели быстрого доступа

Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.

В области "Настройка панели быстрого доступа"выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.

Если команды нет в списке, нажмите кнопку "Другиекоманды" и перейдите к следующему шагу этой процедуры.

В диалоговом окне "Параметры Access" выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку "Добавить".

Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку "Удалить". Также можно дважды щелкнуть команду в списке.

По завершении нажмите кнопку ОК.

Область навигации

Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.

Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.

Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета

Дважды щелкните объект в области навигации.

В области навигации выберите объект и нажмите ввод.

В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Открыть".

Обратите внимание, что в диалоговом окне "Параметры переходов" можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.

В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.

По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.

Показ или скрытие области навигации

Предотвращение появления области навигации по умолчанию

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку "ОК".

Дополнительные сведения об области навигации см. в статье "Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации".

Документы с вкладками

Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью "Показать или скрыть вкладки документов" далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.

Показ и скрытие вкладок документа

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В разделе "Параметры приложений" в разделе "Параметры окна документа"выберите "Документы со вкладками".

Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.

Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.

После изменения параметра "Вкладки документов для отображения" необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.

По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.

Строка состояния

С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.

В диалоговом окне "Параметры Access" можно включить или отключить ее.

Показ или скрытие панели состояния

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В окне "Параметрыприложений" выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.

Mini toolbar

Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.

Вносить изменения в формы можно в двух режимах — макета и конструктора. В любом из режимов можно выполнять одни и те же задачи конструирования и разметки, но есть задачи, которые проще выполнять в каждом из них. В этой статье описано сходство и различие режимов макета и конструктора, а также показано, как выполнять распространенные задачи конструирования форм в каждом из режимов.

Примечание: Эта статья написана для форм, но многие описанные здесь подходы применимы и к изменению отчетов.

В этой статье

Общие сведения о режимах макета и конструктора

Режим макета. Режим макета в большей степени ориентирован на визуальное восприятие, чем режим конструктора. При просмотре формы в режиме макета в каждом элементе управления отображаются реальные данные. Этот режим очень удобен для настройки размера элементов управления и выполнения многих других задач, которые влияют на визуальное представление и удобство использования формы.

Режим конструктора. В режиме конструктора более детально представлена структура формы. Здесь вы видите заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. При внесении изменений в структуру вы не можете просматривать базовые данные, тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Вы можете:

добавлять в форму больше разнообразных элементов управления, таких как надписи, изображения, линии и прямоугольники;

изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;

изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;

изменять некоторые свойства формы, которые невозможно изменить в режиме макета (такие как Режим по умолчанию или Режим формы).

Изменение формы в режиме макета

После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета .

Access выведет форму в режиме макета.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

С помощью области Список полей можно добавлять поля из базовой таблицы или запроса в структуру формы. Отобразить область Список полей можно одним из следующих способов:

На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля .

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Изменение формы в режиме конструктора

Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в форму новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать множество свойств для настройки формы.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор .

Access выведет форму в конструкторе.

На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле.

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.

В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.

Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.

В этой статье

Общие сведения об отчетах в Access

Возможности использования отчета

Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:

отображение или распространение сводки данных;

архивирование моментальных снимков данных;

предоставление сведений об отдельных записях;

Составные части отчета

Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:

Отображение раздела при печати

В начале отчета.

В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.

Вверху каждой страницы.

Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.

В начале каждой новой группы записей.

Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».

Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.

В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.

В конце каждой группы записей.

Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.

Внизу каждой страницы.

Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.

Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.

Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.

Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.

Создание отчета в Access

Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.

Действие 1. Выбор источника записей

Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.

Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.

Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.

Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;

Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.

Действие 2. Выбор инструмента отчета

Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:

Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.

Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.

Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

Действие 3. Создание отчета

Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.

Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.

Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.

Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.

Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.

Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.

Добавление группировки, сортировки и итогов

Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.

Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".

Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.

Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.

Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.

Выделение данных с помощью условного форматирования

В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.

Добавление условного форматирования для элементов управления:

Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.

Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.

В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.

В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.

Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.

Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.

В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.

Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.

Настройка цвета и шрифтов

Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.

Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.

В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.

С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.

Добавление логотипа или фонового рисунка

В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.

Добавление или удаление рисунка

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.

Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.

Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».

Добавление фонового изображения

В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.

На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.

Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.

Предварительный просмотр и печать отчета

Предварительный просмотр отчета

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:

изменить размер или макет страницы;

изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;

обновить данные в отчете;

экспортировать отчет в другой формат файла.

Печать отчета

Печать отчета без предварительного просмотра

Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.

Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.

Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Кнопка	Команда меню	Описание
Вид (View)	Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)	Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Сохранить (Save)	Файл, Сохранить (File, Save)	Сохранение активной таблицы
Найти (Search)	Файл, Найти (File, Search)	Поиск документов по содержанию
Печать (Print)	Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview)	Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)	Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Орфография (Spelling)	Сервис, Орфография (Tools, Spelling)	Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Вырезать (Cut)	Правка, Вырезать (Edit, Cut)	Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору)	Правка, Копировать (Edit, Copy)	Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Вставить (Paste)	Правка, Вставить (Edit, Paste)	Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter)	Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo)	Правка, Отменить (Edit, Undo)	Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)	Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)	Вставка поля типа "гиперссылка"
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)	Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending	Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending)	Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)	Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection)	Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)	Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form)	Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)	Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter)	Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)	Отображение отфильтрованных записей
Найти (Find)	Правка, Найти (Edit, Find)	Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record)	Вставка, Новая запись (Insert, New Record)	Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record)	Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)	Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window)	Окно, 1 (Window, 1)	Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)	Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)	Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)	Вызов помощника и получение справки по Access 2002

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.

Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).

Рис. 10.Выбор режима работы с таблицей

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.

Рис. 11.Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей

Рис. 12.Режим конструктора таблицы

Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.

Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).

После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.

Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).

Работа с полями. Типы данных

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2

Таблица 2

Типы данных СУБД ACCESS

Тип	Объем памяти	Описание
Текстовый	До 255 байт	Текстовая строка
Поле МЕМО	До 65 535 байт	Многострочный текст
Числовой	1, 2, 4 или 8 байт	Число
Дата/время	8 байт	Дата и/или время
Денежный	8 байт	Денежные суммы
Счетчик	4 байта	Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице
Логический	1 бит	Логическое значение
Поле объекта OLE	До 1 Гбайта	Объекты других приложений Windows
Гиперссылка	До 2048 символов	Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете)

Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.

Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).

Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).

Для этих типов данных основными свойствами, которые устанавливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:

■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;

■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").

Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.

Примечание.Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.

Таблица 3

Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой

Значение	Содержимое	Диапазон	Объем
Байт	Целые числа	[0; 2 8 -1]	1 байт
Целое	Целые числа	[-2 15 ;2 15 -1]	2 байта
Длинное целое	Целые числа	[-2 3l ;2 3l -l]	4 байта
Одинарное с плавающей точкой	Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой	[-2 128 ; -2 - 149 ] и [2 -149 ; 2 128 -1]	4 байта
Двойное с плавающей точкой	Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой	[-2 1024 ; -2 1074 ] и [2 1074 ; 2 1024 -1]	8 байт
Действительное	Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков)	[-10 2 8 ; 10 28 ]	12 байт

Таблица 4

Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный

Формат	Пример
Основной	123,456
Денежный	123,45р.
Евро	1234,5б€
Фиксированный	1234,56
С разделителями разрядов	1234,56
Процентный	12,34%
Экспоненциальный	12,ЗЕ+02

Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.

Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).

Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.

Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.

Таблица 5

Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время

Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).

Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.

Связи между таблицами

Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:

Рис. 14.Диалоговое окно Добавление таблицы

Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.

Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.

Рис. 15.Панель инструментов Связи

После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).

Рис. 16.Таблицы БД Аттестация

Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.

Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).

Рис. 17.Диалоговое окно Изменение связей

Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несуществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:

Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;

Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.

После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.

Примечание.Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).

Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.

Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.

После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.

Читайте также: