Какая информация не указывается в разделе информация об услуге в конструкторе цифровых регламентов

Обновлено: 29.04.2024

1. Утвердить прилагаемые изменения, которые вносятся в требования к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 26 марта 2016 г. N 236 "О требованиях к предоставлению в электронной форме государственных и муниципальных услуг" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 15, ст. 2084; 2019, N 6, ст. 533; 2020, N 35, ст. 5569).

2. Признать утратившими силу:

пункт 9 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 2 февраля 2019 г. N 77 "О внесении изменений в отдельные акты Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2019, N 6, ст. 533);

пункт 8 изменений, которые вносятся в акты Правительства Российской Федерации, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 21 августа 2020 г. N 1266 "Об упразднении подкомиссии по цифровой экономике Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности, а также об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2020, N 35, ст. 5569).

3. Настоящее постановление вступает в силу по истечении 6 месяцев со дня его официального опубликования, за исключением пункта 1 и абзацев четвертого - шестого пункта 2 изменений, утвержденных настоящим постановлением, которые вступают в силу с 1 декабря 2021 г.

от 18 сентября 2021 г. N 1574

КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В ТРЕБОВАНИЯ К ПРЕДОСТАВЛЕНИЮ В ЭЛЕКТРОННОЙ

ФОРМЕ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ УСЛУГ

1. Дополнить пунктом 1(1) следующего содержания:

"1(1). Предоставление услуг посредством федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал) осуществляется на основе сведений, содержащихся в федеральной государственной информационной системе "Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)".".

в абзаце первом слова "федеральной государственной информационной системы "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)" (далее - единый портал)" заменить словами "единого портала";

подпункт "б" дополнить словами ", а также в случаях, предусмотренных административным регламентом предоставления услуги, возможность подачи такого запроса с одновременной записью на указанный прием";

дополнить подпунктами "к" и "л" следующего содержания:

л) предъявление заявителю варианта предоставления государственной услуги, предусмотренного административным регламентом предоставления государственной услуги.".

3. Дополнить пунктом 2(1) следующего содержания:

"2(1). Предоставление услуг в электронной форме может осуществляться с использованием информационных систем, интегрированных в установленном порядке с единым порталом и обеспечивающих санкционированный доступ заявителей к функциональности единого портала.".

4. Пункт 3 изложить в следующей редакции:

"3. Требования к электронным формам запроса и форматам иных документов, предоставляемых заявителем в электронной форме и необходимых для предоставления услуги, а также к форме результата предоставления услуги определяются в административном регламенте предоставления услуги, разрабатываемом и утверждаемом в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 20 июля 2021 г. N 1228 "Об утверждении Правил разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг, о внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых актов и отдельных положений актов Правительства Российской Федерации".".

5. Пункты 4 и 5 признать утратившими силу.

7. Пункты 10 и 11 изложить в следующей редакции:

"10. При осуществлении записи на прием орган (организация) или многофункциональный центр не вправе требовать от заявителя совершения иных действий, кроме прохождения идентификации и аутентификации в соответствии с нормативными правовыми актами, регулирующими порядок предоставления услуги, указания цели приема, а также предоставления сведений, необходимых для расчета длительности временного интервала, который необходимо забронировать для приема.

11. Запись на прием может осуществляться посредством информационной системы органа (организации), многофункционального центра, иной информационной системы, которая интегрирована в установленном порядке с единым порталом, порталами услуг или официальными сайтами.".

8. Пункт 19 изложить в следующей редакции:

"19. Заявителю в качестве результата предоставления услуги обеспечивается по его выбору возможность:

а) получения электронного документа, подписанного с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи;

б) получения информации из государственных (муниципальных) информационных систем, кроме случаев, когда в соответствии с нормативными правовыми актами такая информация требует обязательного ее подписания со стороны органа (организации) усиленной квалифицированной электронной подписью;

в) внесения изменений в сведения, содержащиеся в государственных (муниципальных) информационных системах на основании информации, содержащейся в запросе и (или) прилагаемых к запросу документах, в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами, регулирующими порядок предоставления услуги.".

9. Дополнить пунктами 19(1) и 19(2) следующего содержания:

"19(1). При получении результата предоставления услуги на едином портале в форме электронного документа дополнительно обеспечивается возможность получения по желанию заявителя документа на бумажном носителе, подтверждающего содержание электронного документа, являющегося результатом предоставления услуги в других организациях, обладающих правом создания (замены) и выдачи ключа простой электронной подписи в целях предоставления услуг, информационная система которых интегрирована с единым порталом в установленном порядке (при наличии у них технической возможности).

Информация об электронных документах - результатах предоставления услуг, в отношении которых предоставляется возможность, предусмотренная абзацем первым настоящего пункта, размещается оператором единого портала в едином личном кабинете или в электронной форме запроса.

Экземпляр электронного документа на бумажном носителе составляется в соответствии с требованиями к содержанию и форме такого документа в случаях, если нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к содержанию и форме документа, являющегося результатом оказания государственных и муниципальных услуг.

19(2). При подготовке экземпляра электронного документа на бумажном носителе организации, указанные в абзаце первом пункта 19(1) настоящих требований, обеспечивают соблюдение следующих требований:

а) проверка действительности электронной подписи лица, подписавшего электронный документ;

б) заверение экземпляра электронного документа на бумажном носителе с использованием печати организации;

в) учет выдачи экземпляров электронных документов на бумажном носителе, осуществляемый в соответствии с правилами делопроизводства;

г) возможность брошюрования листов многостраничных экземпляров электронного документа на бумажном носителе.".

10. Пункт 20 дополнить абзацем следующего содержания:

"Органом (организацией), предоставляющим (предоставляющей) услугу, может быть обеспечена возможность автоматизированного принятия решения в отношении результата предоставления услуги в порядке, предусмотренном административным регламентом предоставления услуги.".

"Об утверждении Правил предоставления из федерального бюджета субсидии на возмещение затрат на осуществление организационно-технических мер, необходимых для реализации мониторинга соблюдения операторами связи обязанности по проверке достоверности сведений об абоненте и сведений о пользователях услугами связи абонента - юридического лица или индивидуального предпринимателя, в том числе представленных лицом, действующим от имени оператора связи"

"Об утверждении Правил вывоза наркотических средств и психотропных веществ, предназначенных для оказания гуманитарной помощи (содействия) или помощи при чрезвычайных ситуациях, и признании утратившими силу отдельных актов Правительства Российской Федерации"

(ред. от 30.04.2022) "Об изменении и о признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации"

Административные регламенты подлежат приведению в соответствие с требованиями (в ред. ФЗ от 30.12.2020 N 509-ФЗ) в сроки: до 01.01.2024 - федеральными органами, до 01.01.2025 - органами субъектов РФ, местного самоуправления.

Статья 13. Общие требования к разработке проектов административных регламентов

1. Разработку проекта административного регламента осуществляет орган, предоставляющий государственную услугу, или орган, предоставляющий муниципальную услугу.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

1.1. Разработка, согласование и экспертиза проектов административных регламентов федеральных органов исполнительной власти, государственных внебюджетных фондов осуществляются в федеральной государственной информационной системе, обеспечивающей ведение федерального реестра государственных услуг в электронной форме.

(часть 1.1 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

1.2. Разработка и согласование проектов административных регламентов исполнительных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления осуществляются в государственной информационной системе и (или) муниципальной информационной системе, обеспечивающих соответственно ведение реестра государственных услуг субъекта Российской Федерации, реестра муниципальных услуг в электронной форме.

(часть 1.2 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

1.3. В случае наличия региональной государственной информационной системы, обеспечивающей разработку и согласование административных регламентов исполнительных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, органов местного самоуправления, и решения высшего исполнительного органа государственной власти субъекта Российской Федерации об использовании указанной системы разработка и согласование указанных в настоящей части проектов административных регламентов осуществляются в такой информационной системе. При использовании для разработки и согласования указанных проектов административных регламентов региональной государственной информационной системы обеспечивается в установленном Правительством Российской Федерации порядке передача принятых административных регламентов в федеральную государственную информационную систему, обеспечивающую ведение федерального реестра государственных услуг в электронной форме, в том числе с учетом требований части 3 статьи 12 настоящего Федерального закона.

(часть 1.3 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

2 - 5. Утратили силу. - Федеральный закон от 30.12.2020 N 509-ФЗ.

(см. текст в предыдущей редакции)

6. Проекты административных регламентов подлежат независимой экспертизе и экспертизе, проводимой уполномоченным органом государственной власти или уполномоченным органом местного самоуправления.

6.1. Особенности проведения правовой и антикоррупционной экспертиз, независимой экспертизы проектов административных регламентов, разработка которых осуществляется в соответствии с частью 1.1 настоящей статьи, утверждаются Правительством Российской Федерации.

(часть 6.1 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

6.2. Особенности проведения экспертизы, независимой экспертизы проектов административных регламентов, разработка которых осуществляется в соответствии с частью 1.2 настоящей статьи, утверждаются соответственно высшими исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации и органами местного самоуправления.

(часть 6.2 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

6.3. Органы государственной власти субъектов Российской Федерации и органы местного самоуправления в целях проведения экспертиз, предусмотренных частью 6.2 настоящей статьи, вправе использовать свои региональные информационные системы и муниципальные информационные системы, созданные в целях ведения соответственно реестров государственных услуг субъектов Российской Федерации и реестров муниципальных услуг.

(часть 6.3 введена Федеральным законом от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

7 - 11. Утратили силу. - Федеральный закон от 30.12.2020 N 509-ФЗ.

(см. текст в предыдущей редакции)

12. Предметом экспертизы проектов административных регламентов, проводимой уполномоченными органами государственной власти или уполномоченными органами местного самоуправления, является оценка соответствия проектов административных регламентов требованиям, предъявляемым к ним настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним иными нормативными правовыми актами.

(в ред. Федерального закона от 30.12.2020 N 509-ФЗ)

(см. текст в предыдущей редакции)

13. Экспертиза проектов административных регламентов, разработанных федеральными органами исполнительной власти, а также органами государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, проводится уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти в порядке, установленном Правительством Российской Федерации. Экспертиза проектов административных регламентов, разработанных органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, и проектов административных регламентов, разработанных органами местного самоуправления, проводится в случаях и порядке, установленных соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

13.1. Порядок разработки и утверждения административных регламентов федеральными органами исполнительной власти устанавливается Правительством Российской Федерации.

(часть 13.1 введена Федеральным законом от 01.07.2011 N 169-ФЗ)

14. Порядок разработки и утверждения административных регламентов исполнительными органами государственной власти субъекта Российской Федерации устанавливается высшим исполнительным органом государственной власти субъекта Российской Федерации.

15. Порядок разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг устанавливается местной администрацией.

Вы узнаете, как составить внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с локальными нормативными документами организации, а также получите пример инструкции по работе с локальными нормативными актами.

Зрелый период жизни организации характеризуется стремлением регламентировать все, что только возможно. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) создаются один за другим, в крупных компаниях их количество измеряется десятками в год. Создаваемые ЛНА нуждаются в стандартизации. А ведь еще каждый ЛНА нужно своевременно актуализировать, ненужные – отменять или заменять новыми. Так организация приходит к тому, что необходимо создать «ЛНА об ЛНА», то есть внутренний нормативный документ, регламентирующий правила обращения с внутренними нормативными документами организации.

Ответственность за разработку «регламента о регламентах» обычно ложится на отдел делопроизводства.

Нормативно-методическая основа

Помочь секретарю в составлении «ЛНА об ЛНА» могут следующие документы:

ГОСТ Р 7.0.97-2016[1] и Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016[2]. Из них вы узнаете об общих правилах оформления текста и других значимых реквизитов ЛНА, а также об общих правилах оформления документов – шрифтах, межстрочных интервалах, титульном листе;
Примерная инструкция по делопроизводству[3], в специальном разделе которой рассказывается об ЛНА как об отдельном документе, с особенностями организации разработки, согласования, утверждения;
Словарь видов документации[4]. Он поможет отличить одну разновидность ЛНА от другой, ведь каждый вид документа создается со своими собственными целями;
Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов[5], которые помогут составить раздел об оформлении ЛНА: правильно пронумеровать пункты (пресловутые точки после номеров), поместить в ЛНА ссылки на другие регламенты и на другие разделы его самого и т.д.

Разновидности ЛНА в организации

В «ЛНА об ЛНА» описываются правила разработки и оформления только тех разновидностей ЛНА, которыми пользуется организация. Как правило, из всего многообразия видов регламентирующих документов компания обычно активно использует три-четыре. Автор документа должен установить эти разновидности и сосредоточиться на них. Не нужно помещать в будущий ЛНА разновидности регламентирующих документов «навырост». Если в какой-то момент окажется, что компании необходимы, например, политики, то в ЛНА в общем порядке будут внесены изменения – особенности разработки политик.

Самые распространенные ЛНА

Положение – документ, закрепляющий статус структурной единицы компании или процесса, устанавливающий права и обязанности (например, Положение о канцелярии, Положение о документообороте, Положение о хранении документов).

Инструкция – документ, в котором выполнение одного процесса рассматривается со всех возможных сторон, с объяснениями, как выполнять операции этого процесса (например, Инструкция по делопроизводству, Инструкция по хранению документов, Инструкция по приему и отправке корреспонденции).

Правила – свод нормативов, которые нужно выполнять и которые приводятся без объяснений, как достичь нужного результата (например, Правила конвертирования и отправки почтовой корреспонденции, Правила размещения архивных документов в архивохранилищах, Правила корпоративного этикета при ведении электронной переписки).

Методические рекомендации – очень подробное, буквально пошаговое изложение правил выполнения того или иного процесса (например, Методические рекомендации по архивному хранению документов, Методические рекомендации по подготовке проектов распорядительных документов, Методические рекомендации по осуществлению контроля исполнения задач, поставленных в системе электронного документооборота).

Регламент – документы, в которых описывается взаимодействие участников процесса (как правило, из разных структурных подразделений), с указанием сроков выполнения каждой операции и результата каждой операции (например, Регламент рассмотрения обращений граждан, Регламент осуществления внутренних коммуникаций между филиалами, Регламент приема-передачи документов на хранение в архив).

Каждую из выбранных разновидностей ЛНА нужно четко определить в будущем документе.

Основные разделы ЛНА

Общие положения

Любой ЛНА должен начинаться с раздела «Общие положения». В нем:

озвучивается полное наименование ЛНА и тут же приводится сокращенное;
озвучивается полное наименование организации и указывается ее общепринятое сокращенное название («Общество», «Компания», «Организация» и т.д.);
если ЛНА создается во исполнение федерального закона или другого нормативного правового акта (далее – НПА), то приводится его наименование;
описывается цель создания ЛНА.

Настоящая Инструкция по обеспечению сохранности, учета, систематизации, использования, уничтожения документов (далее – Инструкция) в обществе с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество) утверждается во исполнение положений Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» с целью регламентирования процессов учета, систематизации, хранения, использования, проведения экспертизы ценности и уничтожения документов Общества.

Если ЛНА создается для того, чтобы повысить эффективность производственного или бизнес-процесса и не «привязывается» ни к какому закону или федеральному НПА, то начало раздела «Общие положения» может выглядеть так:

Настоящая инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) утверждается с целью установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов общества с ограниченной ответственностью «АБВ» (далее – Общество).

Информационный блок «Область применения» повествует о том, когда и при каких обстоятельствах пригодится этот ЛНА. Он может состоять из одного-двух предложений или даже сливаться с предыдущей информацией о целях разработки ЛНА.

Положения Инструкции распространяются на работу с документами, содержащими общедоступную информацию, на бумажном и электронном носителе, включая их подготовку, регистрацию, учет, использование и контроль исполнения, осуществляемые при помощи системы электронного документооборота. Требования Инструкции применяются к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией в части общих принципов работы с документами, а также подготовки документов к передаче на архивное хранение.

Затем в разделе «Общие положения» приводится список нормативно-методических документов и внутренних регламентов компании, на основе которых составлен текст этого ЛНА. Впрочем, некоторые компании предпочитают выводить его в отдельный раздел «Нормативно-методическая документация». Источники располагаются в порядке значимости: сначала нормативные документы (кодексы, законы, постановления, инструкции и т.д.), затем стандарты, методические рекомендации. Завершают список внутренние регламенты.

Следующим блоком описывается порядок применения ЛНА: кто отвечает за его исполнение, кто контролирует исполнение, что последует за неисполнение требований документа.

Завершают раздел сведения о порядке утверждения ЛНА, введения его в действие, изменения и отмены.

Термины, определения, сокращения

Это традиционный раздел, в котором собраны все термины, используемые в тексте документа, их толкование, а также расшифровка аббревиатур. Рекомендуем составлять раздел постепенно, по мере создания текста ЛНА. Каждый встретившийся термин выносится в раздел, для него подбирается или формулируется определение. То же и с сокращениями.

Раздел обычно состоит из двух частей (1 – термины, 2 – сокращения) и представлен в табличной форме словаря, когда в алфавитном порядке перечисляются термины (аббревиатуры) и тут же дается их толкование.

Основной текст

Предугадать содержание каждого документа, конечно, невозможно. Поэтому и мы в статье, и автор «ЛНА об ЛНА» дают только универсальные рекомендации, подходящие для каждого регламентирующего документа, независимо от его вида.

Объем ЛНА

Конечно, нельзя ограничивать авторов регламентирующих документов строго установленным количеством страниц. Однако не лишним будет напомнить, что слишком объемный текст воспринимается тяжело. Оптимальный объем любого ЛНА – до 30 страниц основного текста (исключая приложенные таблицы, блок-схемы, формы, образцы документов и пр.).

Структура текста

Нужно ввести стандартные правила структурирования текста, например:

делить текст сначала на разделы, а потом на подразделы (а не структурировать его как набор подразделов); при необходимости (но необязательно) разделы могут объединяться в главы;
создавать в тексте не более четырех уровней рубрикации. Это означает следующую иерархию пунктов в тексте:

1. Заголовок главы;

1.1. Заголовок раздела;

1.1.1. Заголовок подраздела;

1.1.1.1. Содержание пункта подраздела.

Нельзя путать «уровень рубрикации» с количеством пунктов. Пятого уровня рубрикации – 1.1.1.1.1. – уже быть не может, а на четвертом уровне может быть сколько угодно пунктов, например, 12.4.14.57.

Приложения

Все, что прикладывается к тексту ЛНА, помещается после основного текста в разделе «Приложения». Приложения обязательно нумеруются и помещаются в своем разделе строго в порядке первого упоминания в тексте.

Каждое приложение сопровождается перечислением тех пунктов (всех!), в которых упоминается, но первым среди них указывается тот пункт, в котором оно упоминается впервые. После приложения по центру строки выводится его наименование.

Мы привели минимальный набор разделов ЛНА. Некоторые организации могут расширить его. Например, существует практика создания раздела «Документация», в который вносятся все документы, образующиеся в процессе выполнения регламентированных работ, с указанием ответственного подразделения и даже срока хранения. Безусловно, такая практика очень помогает в составлении номенклатуры дел и в целом в процессе хранения документов.

Оформление ЛНА

Титульный лист

При желании организация может оформлять свои ЛНА с титульным листом (Пример 1). Главное, чтобы было принято окончательное решение относительно его использования: или на всех ЛНА без исключения, или вовсе без него. Без титульного листа вполне можно обойтись, оформляя ЛНА на общих фирменных бланках для документов.

Форма титульного листа приведена в ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Пункты и списки

Если неукоснительно следовать правилам оформления нормативных документов, то маркированные списки придется исключить из своих ЛНА и тоже пронумеровать. Государственным организациям приходится так и делать. Что касается коммерческих организаций, то они могут позволить себе немного отступить от строгих правил в пользу комфортного восприятия текста: списки воспринимаются намного проще (Таблица).

Впрочем, злоупотреблять списками в тексте документа тоже не стоит. Их использование можно разрешить со словом «допускается».

Заголовки, гиперссылки, формат

Большинство ЛНА сегодня используются в электронном виде. Это нужно учитывать при их разработке и оформлении. Цель разработчика нормативного документа – сделать свое детище максимально удобным в использовании. Его должно быть не просто комфортно читать, но и находить в нем информацию, перемещаться между разделами, прямо из текста пункта переходить в упомянутое в нем приложение и обратно.

Это достигается, в первую очередь, структурированием текста. Заголовки разделов и подразделов не просто выделяются жирным шрифтом, а отмечаются как заголовки разного уровня через функционал текстового редактора. Это отправная точка структурирования. Во-первых, заголовки позволят создать оглавление (тоже не вручную, а с помощью программы), во-вторых, помогут перейти на нужную структурную единицу из любой точки текста.

Быстрое перемещение между структурными единицами документа достигается путем системы гиперссылок. Это очень полезно, например, если к пункту ЛНА имеется приложение. Из текста пункта ставится гиперссылка на приложение, а из приложения – обратно на пункт (Пример 2). Также ставятся быстрые переходы в любые точки текста.

Но все эти полезные элементы структуры текста легко потеряются, если неправильно сохранить готовый ЛНА. Однозначно это должен быть неизменяемый формат (лучше всего PDF). Но достичь этого формата можно по-разному:

Работа над ЛНА

Стандартизации подлежат также процессы работы над ЛНА – от разработки проекта до передачи на хранение.

Подготовка проекта

Исполнитель приступает к работе над ЛНА в двух случаях: по собственной инициативе или исполняя задание руководства. Задание может быть изложено в распорядительном документе, поручении, резолюции на письме или записке. Его лучше задокументировать, чтобы рассчитать срок подготовки проекта ЛНА. Что касается инициативы, то ее можно и ограничить. Например, некоторые компании устанавливают в своих регламентах, что инициировать ЛНА может только структурное подразделение статусом не ниже управления.

Согласование

Проекты ЛНА подлежат обязательному согласованию. Рекомендуется установить не только «универсальный» состав согласующих лиц, но и сроки согласования. Важно, чтобы сроки не противоречили тем, что установлены в уже действующих делопроизводственных регламентах (например, инструкции по делопроизводству).

И состав согласующих лиц, и сроки согласования для ЛНА можно взять из Примерной инструкции по делопроизводству (пп. 4.4 и 4.6 соответственно).

Утверждение

Главное, что необходимо установить относительно утверждения ЛНА в компании, – то, что утверждение возможно двумя способами: лично должностным лицом и распорядительным документом.

Личное утверждение используется, когда ЛНА может быть введен в действие немедленно. Утверждение приказом – когда между утверждением и введением ЛНА в действие нужно еще что-то сделать, например, ознакомить сотрудников, которые будут работать с новым документом, обучить их и т.д.

Рекомендуется применять в организации оба способа утверждения документов.

Если организация регистрирует свои ЛНА, то правила регистрации тоже устанавливаются регламентом. Необходимо написать, где именно происходит регистрация (обычно это система электронного документооборота), и описать структуру регистрационных индексов.

Ознакомление

Ознакомление с ЛНА компании организуют по-разному. Существуют книги ознакомления, листы ознакомления, об ознакомлении с иным ЛНА работник расписывается прямо в трудовом договоре. Все нужно привести к единообразию. Пожалуй, оптимальный вариант – это лист ознакомления, который является неотъемлемой частью каждого ЛНА.

Внесение изменений

За время действия многих «долгоиграющих» ЛНА в них не раз могут вноситься изменения. Порядок внесения описывается в регламенте. Указываются виды изменений ЛНА, обязанность вносить их распорядительным документом, а главное – как внедрить изменения в уже действующий документ.

Отмена

Каждый ЛНА действует или до своей отмены, или до ликвидации организации. Но большинство все-таки проходят через процедуру отмены. Обычно ЛНА отменяют путем издания распорядительного документа. Об этом нужно упомянуть в регламенте.

Хранение

Как правило, ЛНА – документы постоянного хранения. После отмены они передаются в архив организации и там проходят полную архивную обработку. Не нужно расписывать подробности – для этого есть специальные ЛНА по хранению. Достаточно сослаться на них.

Предлагаем вам пример инструкции по работе с локальными нормативными актами (Пример 3).

Резюме

1. «ЛНА об ЛНА» необходим на зрелом этапе жизненного цикла организации, когда все установившиеся процессы регламентируются.

2. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются виды ЛНА, используемые в организации, правила их структурирования и оформления.

3. В «ЛНА об ЛНА» устанавливаются общие правила (независимо от вида ЛНА) подготовки проектов, согласования, утверждения, учета, изменения, отмены, хранения регламентирующих документов организации.

[1] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

[2] Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ВНИИДАД, 2019).

[3] Здесь и далее – Примерная инструкция по делопроизводству в государственных организациях (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 № 44).

[4] Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации (ВНИИДАД, 2014).

[5] Методические рекомендации по юридико-техническому оформлению законопроектов (редакция 2021 года) (утв. ГД ФС РФ).

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003*. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

Общие положения.
Термины, определения, сокращения.
Описание процесса.
Ответственность.
Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

Раздел

Содержание раздела

Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения

Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

наименование организации;
дату и номер документа, место его составления;
гриф утверждения;
наименование документа;
текст документа;
приложение (если есть);
визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

Приказом генерального директора

от 23.07.2014 № 456-Пр

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя.

Задача – см. задание.

Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

– срок исполнения задачи;

– при необходимости – содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

– общее количество поставленных задач за отчетный период;

– количество выполненных задач;

– количество задач с продленным сроком исполнения;

– количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

5. Контроль

Контроль исполнения Регламента осуществляет административный директор Организации.

*Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом).

В ходе реализации положений Федерального закона от 30 декабря 2020 г. № 509 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» Минэкономразвития России совместно с Минцифры ведёт работу по созданию механизма разработки административных регламентов предоставления государственных услуг в электронном машиночитаемом виде.

Цифровой административный регламент. Из презентации Минэкономразвития.

Принято постановление правительства Российской Федерации от 20 июля 2021 г. № 1228, предусматривающее разработку, согласование, экспертизу, утверждение и государственную регистрацию административных регламентов в электронном виде при помощи конструктора цифровых регламентов ФГИС «Федеральный реестр государственных и муниципальных услуг (функций)» (ФГИС «ФРГУ»).

Также в работе регионам рекомендовано использовать постановление правительства № 1822 о новых правилах ведения ФРГУ.

Конструктор цифровых регламентов, как сообщил представитель Минэкономразвития, должен заработать с 1 декабря 2021 года, вход в систему будет осуществляться с помощью ЕСИА. Технической реализацией конструктора занимается Минцифры и «РТ-Лабс».

Регионам при разработке своих административным регламентов рекомендовано использовать федеральные правила, но и свои решения допустимы.

Конструктор цифровых регламентов.

Разработка цифровых административных регламентов для региональных и муниципальных услуг ожидается до конца 2023 года, для федеральных услуг – до конца декабря 2022 года.

Пилотный проект по построению цифровых административных регламентов прошёл в апреле в Республике Марий Эл, Ульяновской области и Ненецком автономном округе.

Ранее Минэкономразвития поясняло, что на этапе разработки текста административного регламента предполагается использовать машиночитаемое описание процедур предоставления соответствующей услуги, обеспечивающее автоматизацию процедур предоставления такой услуги с использованием информационных технологий.

При разработке административного регламента орган, предоставляющий государственную услугу, должен будет указать все варианты предоставления государственной услуги, включающие порядок предоставления услуг отдельным категориям заявителей, объединённых общими признаками, в том числе в отношении результата государственной услуги, за получением которого они обратились.

Согласование проектов административных регламентов предполагается осуществлять в ФГИС «ФРГУ», обеспечивающей ведение федерального реестра государственных услуг в электронной форме.

Процесс согласования.

Читайте также: