Какие поля следует заполнить при создании новой таблицы в режиме конструктора
Обновлено: 04.05.2024
В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).
В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.
Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.
Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:
- дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).
В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).
Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы
В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).
Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.
| Кнопка | Команда меню | Описание |
| Вид (View) | Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View) | Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы. |
| Сохранить (Save) | Файл, Сохранить (File, Save) | Сохранение активной таблицы |
| Найти (Search) | Файл, Найти (File, Search) | Поиск документов по содержанию |
| Печать (Print) | Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать | |
| Предварительный просмотр (Print Preview) | Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview) | Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью |
| Орфография (Spelling) | Сервис, Орфография (Tools, Spelling) | Проверка орфографии в текстовых полях таблицы |
| Вырезать (Cut) | Правка, Вырезать (Edit, Cut) | Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows |
| Копировать (Сору) | Правка, Копировать (Edit, Copy) | Копирование выделенных объектов в буфер обмена |
| Вставить (Paste) | Правка, Вставить (Edit, Paste) | Вставка содержимого из буфера обмена |
| Формат по образцу (Format Painter) | Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа | |
| Отменить (Undo) | Правка, Отменить (Edit, Undo) | Отмена последних действий |
| Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink) | Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column) | Вставка поля типа "гиперссылка" |
| Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) | Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending | Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле |
| Сортировка по убыванию (Sort Descending) | Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending) | Сортировка записей по убыванию значений в активном поле |
| Фильтр по выделенному (Filter by selection) | Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection) | Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту |
| Изменить фильтр (Filter by form) | Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form) | Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей |
| Применение фильтра (Apply filter) | Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter) | Отображение отфильтрованных записей |
| Найти (Find) | Правка, Найти (Edit, Find) | Поиск записи по заданным критериям поиска |
| Новая запись (New Record) | Вставка, Новая запись (Insert, New Record) | Добавление новой записи в таблицу |
| Удалить запись (Delete Record) | Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record) | Удаление текущей записи из таблицы |
| Окно базы данных (Database Window) | Окно, 1 (Window, 1) | Отображение окна базы данных |
| Новый объект (New Object) | Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки | |
| Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) | Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help) | Вызов помощника и получение справки по Access 2002 |
Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы
Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:
- выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
- щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).
После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).
Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.
- Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
- На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.
Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.
В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).
- Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
- Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
- Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
- Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
- Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
- Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.
Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).
Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.
Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.
Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Обращаем Ваше внимание, что c 1 сентября 2022 года вступают в силу новые федеральные государственные стандарты (ФГОС) начального общего образования (НОО) №286 и основного общего образования (ООО) №287. Теперь требования к преподаванию каждого предмета сформулированы предельно четко: прописано, каких конкретных результатов должны достичь ученики. Упор делается на практические навыки и их применение в жизни.
Мы подготовили 2 курса по обновлённым ФГОС, которые помогут Вам разобраться во всех тонкостях и успешно применять их в работе. Только до 30 июня Вы можете пройти дистанционное обучение со скидкой 40% и получить удостоверение.
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
Создание таблицы с помощью конструктора таблиц
В режиме Конструктора таблицы создаются путём задания имён полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора необходимо:
1. Дважды щёлкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора или нажать на кнопку Создать в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица элемент Конструктор и нажать кнопку ОК. В том и в другом случае откроется пустое окно Конструктора таблиц, которое выглядит следующим образом (рис. )
2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля вводят имена полей (столбцов) создаваемой таблицы.
3. В столбце Тип данных для каждого поля таблицы можно выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4. В столбце Описание можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие и Подстановка можно ввести свойство каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ?, нажать кнопку Да.
8. В окне Сохранить как в поле Имя таблицы ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
После указанных действий в списке таблиц в окне базы данных появятся имя и значок новой таблицы. Ввести данные в таблицу можно, открыв таблицу в режиме Таблицы.
Определение полей
При создании таблиц в режиме Конструктора приходится задавать имена таблиц и полей в таблицах. При этом необходимо придерживаться ряда правил.
Имена полей таблицы не должны повторяться, т.е. должны быть уникальными.
Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
Желательно избегать употребления имён полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name - имя).
Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31)/
Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (`) и квадратных скобок ([), (]).
Эти же правила действительны для имён таблиц, а также других объектов Microsoft Access .
После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. Обычно при ручном вводе Конструктор автоматически предлагает закончить вводимое название типа. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:
(Значение по умолчанию.) Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов.
Число знаков, не превышающее минимальное из двух значений: 255 или значение свойства Размер поля . Microsoft Access не сохраняет пробелы в неиспользуемой части поля.
Очень длинный текст или комбинация текста и чисел.
До 65 535 знаков. (Если поле MEMO обрабатывается через объекты доступа к данным и содержит только текст и числа, а не двоичные данные, то его размер ограничивается размером базы данных).
Числовые данные, используемые для проведения расчетов. Подробнее об использовании конкретных числовых типов см. в разделе справки для свойства Размер поля
1, 2, 4 или 8 байт (16 байт только если для свойства Размер поля задано значение «Код репликации»).
Даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999.
Денежные значения и числовые данные (от одного до четырех знаков в дробной части), используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части.
Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Подробнее см. в разделе справки для свойства Новые значения .
4 байта (16 байт только если для свойства Размер поля задано значение «Код репликации»).
Значения «Да» и «Нет», а также поля, содержащие только одно из двух возможных значений (Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл).
Поле объекта OLE
Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
До 1 Гбайт (ограничивается объемом диска).
Текст или комбинация текста и чисел, хранимые как текст и используемые в качестве адреса гиперссылки . Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей:
текст — текст, выводимый в поле или в элементе управления;
адрес — путь к файлу;
дополнительный адрес — расположение внутри файла или страницы;
подсказка — текст, отображаемый в виде всплывающей подсказки;
Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выберите команду Гиперссылка (меню Вставка).
Длина каждой из трех частей гиперссылки не более 2048 знаков.
Создает поле, позволяющее выбрать значение из другой таблицы или из списка значений с помощью списка или поля со списком . Выбор этого параметра запускает мастер подстановок, создающий Поле подстановок . После завершения работы мастера устанавливается тип данных, основанный на значениях, выбранных в мастере.
Тот же размер, что и у первичного ключа поля, используемого в подстановке, обычно 4 байта.
Как только вы выбираете тип данных для поля, так на нижней панели окна отображается список свойств этого поля. Данный список зависит от типа поля. Для того, чтобы просмотреть или изменить свойства конкретного поля таблицы необходимо:
Режим конструктора позволяет наиболее гибко управлять всеми создаваемыми и уже имеющимися компонентами определения таблицы. Чтобы создать таблицу в режиме конструктора:
1. Перейти в окно базы данных. Переключиться из другого окна в окно базы данных можно, нажав клавишу «F 11».
2. Выбрав вкладку Таблицы, нажать кнопку Создать.
Прошу обратить внимание: Если данная таблица является связанной, то добавлять в нее новое поле в текущей базе данных невозможно. Если связанная таблица является таблицей Microsoft Access, для добавления поля необходимо открыть исходную базу данных. Если связанная таблица является таблицей другого приложения, то для добавления поля необходимо открыть исходный файл в этом приложении.
3. В окне Новая таблица выбрать элемент Конструктор.
4. Определить в таблице каждое поле (рисунок 1.44). Поля таблицы содержат данные, представляющие порции записи. Пользователь имеет возможность определять формат отображения данных, указывать значения по умолчанию и ускорять операции поиска и сортировки, задавая значения свойств полей в разделе Свойства поля в режиме конструктора таблицы. В Microsoft Access свойства полей используются при просмотре или изменении данных пользователем. Например, заданные пользователем значения свойств Формат поля, Маска ввода и Подпись определяют вид базы данных таблицы и запроса. Элементы управления в новых формах и отчетах, присоединенные к полям таблицы, наследуют эти свойства полей базовой таблицы по умолчанию. Другие свойства позволяют определить условия на значения полей или задать обязательный ввод данных в поле. Microsoft Access будет проверять выполнение этих условий при каждом добавлении или изменении данных в таблице. Для добавления поля в конец структуры таблицы нужно выбрать первую пустую строку структуры. Для вставки поля в середину структуры следует выбрать строку, над которой требуется добавить новое поле, и нажать кнопку Добавить строки на панели инструментов. В столбец Имя столбца ввести имя поля; в столбце Тип данных выбрать требуемый тип данных в раскрывающемся списке либо оставить настройку по умолчанию (Текстовый). В столбце Описание можно ввести необязательное краткое описание поля. Текст описания будет выводится в строке состояния при добавлении данных в поле, а также будет включен в описание объекта таблицы. При необходимости можно задать значения свойств поля в бланке свойств в нижней части окна.
5. Назначить ключевые поля таблицы. Наличие в таблице ключевых полей не обязательно. Однако если они не были определены, то при сохранении таблицы выдается вопрос, нужно ли их создавать.
6. Для сохранения таблицы нажать кнопку Сохранить на панели инструментов, введя допустимое имя таблицы.
Таблица СУБД как бы состоит из двух частей - табличное представление, а вторая - представленная в режиме конструктора. Разница между ними огромная. Как таблица, она показывает свое содержимое. Например, город, наименование улицы, номер дома, номер корпуса, номер подъезда, квартиру и фамилию ее владельца, если речь идет о таблице с перечнем адресов. А вот настройка таблицы возможна только в режиме конструктора.
Как видно из иллюстрации (рисунок 1.44), при конструировании любой таблицы вы будете иметь дело с мастером, состоящим из пяти основных элементов. Сверху располагаются три столбца, озаглавленные: " Имя поля", " Тип данных", " Описание". В нижней части окна мастера есть две вкладки: " Общие" и " Подстановка". В первом столбце пользователь имеет возможность задать любое имя столбца, какое посчитает необходимым. Следует помнить, что столбцы в таблице будут располагаться именно в том порядке, в котором вы их задали. Таким образом, желательно с самого начала продумать их последовательность с учетом удобства последующей эксплуатации всей таблицы в целом. Так, например, любая сортировка таблиц практически во всех СУБД производится слева направо. Иными словами, сначала выполняется условие сортировки, заданное в первом столбце, затем - во втором, и так далее. Если в таблице, по недосмотру, столбец с номерами домов окажется перед столбцом с названиями улиц, то вы не сможете, без дополнительных вспомогательных операций, отсортировать таблицу сначала по улицам, а потом по номерам домов. Придется создавать отдельный запрос, который потребует дополнительного места, дополнительной вычислительной мощности и дополнительного времени на его выполнение.
Выбор для поля таблицы типа данного
1. Тип данного поля таблицы можно выбрать в раскрывающемся списке в столбце Тип данных (рисунок 1.45).
В таблице 1.2. представлены все типы данных Microsoft Access и их применение.
| Тип данных | Применение | Размер |
| Текстовый | Текст или комбинация текста и чисел, например адрес, а также числа, не требующие вычислений, например номера телефонов, номенклатурные номера или почтовый индекс. | До 255 символов. Хранятся только введенные в поле символы; позиции, не использованные в текстовом поле, не хранятся. Для управления максимальным числом вводимых символов следует определить свойство Размер поля. |
| Поле МЕМО | Длинный текст или числа, например комментарии или описание. Поля МЕМО не могут быть индексированы или отсортированы. Для хранения форматированного текста или длинных документов, вместо поля МЕМО, следует создать поле объекта OLE. | До 64 000 символов. |
| Числовой | Числовые данные, используемые для математических вычислений, за исключением вычислений, включающих денежные операции (для которых используется денежный тип). Тип и размер значений, которые могут находиться в числовом поле, можно изменить в свойстве Размер поля. Например, в поле, занимающее на диске 1 байт, допускается ввод только целых чисел (без десятичных знаков) от 0 до 255. | 1, 2, 4 или 8 байт. 16 байт только для кодов репликации. |
| Дата /Время | Даты и время. Хранение значений дат и времени в поле типа Дата/Время обеспечивает правильную сортировку. Все изменения, внесенные в форматы дат и времени в окне Язык и стандарты Панели управления Windows, будут автоматически отражены в полях типа Дата/Время. | 8 байт. |
| Денежный | Значения валют. Денежный тип используется для предотвращения округлений во время вычислений. Предполагает до 15 символов в целой части числа и 4 – в дробной. | 8 байт. |
| Счетчик | Автоматическая вставка последовательных (отличающихся на 1) или случайных чисел при добавлении записи. Для создания возрастающего счетчика следует оставить все настройки свойства в нижней части окна прежними, по умолчанию, в свойстве Размер поля задано значение Длинное целое, а в свойстве Новые значения – Последовательные. Для создания счетчика случайных чисел для свойства Новые значения нужно установить значение Случайные. | 4 байта. Для кодов репликации – 16 байт. |
| Логический | Содержащие только одно или два значения, такие как Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл/Выкл. | 1 бит. |
| Объекты OLE | Объекты (например, документы Microsoft Word, электронные таблицы Microsoft Excel, рисунки, звуки и другие данные), созданные в других программах, использующих протокол OLE. Объекты могут быть связанными или внедренными в таблицу Microsoft Access. Для отображения объекта OLE в форме или отчете необходимо использовать элемент управления Присоединенная рамка объекта. | До 1 гигабайта |
| Гиперссылка | Поле, в котором хранятся гиперссылки. Гиперссылка может быть либо типа UNC (стандартный формат пути файла с включением сетевого сервера), либо URL (адрес объекта в 1п1егпе1 или внутренней сети с включением типа протокола доступа). | До 64 000 символов |
| Мастер подстановок | Создается поле, позволяющее выбрать значение. Из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных для их определения загружается мастер. | Размер такой же, как и размер ключевого поля |
Важно: Числовые, денежные и логические типы данных, а также Дата/Время обеспечивают стандартные форматы отображения. Для выбора форматов для каждого типа данных следует определить свойство Формат. Для всех данных, кроме объектов OLE, можно также создать пользовательский формат отображения. Подробнее см. ниже, в разделе "Свойство Формат поля".
Создание таблиц в режиме конструктора может использоваться в двух случаях: при модификации структуры имеющихся таблиц или создании новой таблицы. При этом модифицироваться может и таблица, созданная мастером. Конструктор предоставляет мощные средства по формированию структуры таблиц.
Работа с конструктором таблиц сводится к настройке свойств полей для таблицы (см. рис. 1). Обязательными атрибутами полей являются «Имя поля» и «Тип данных поля». Среди типов полей данных особо следует остановиться на типе «счетчик», который чаще всего используется для автоматического задания числового значения ключевого поля. При этом система допускает использование двух видов счетчиков – последовательного (новые значения ключевого поля следуют за имеющимися) или случайного (новые значения выбираются случайным образом). Смысл остальных типов достаточно прозрачен.
Рис. 1. Свойства полей таблицы
Дополнительно для полей можно задавать следующие свойства:
1. Подпись – используется при редактировании записей в таблице для заголовков столбцов или комментариев к полям ввода (или же спискам, флажкам и т.д.).
2. Значение по умолчанию (кроме счетчиков) – позволяет определить значение, которое примет поле при создании новой записи. Удобно в случае, если для большинства добавляемых записей значение поля одно и то же. Может определяться по функции, заданной с помощью «Построителя выражений».
3. Условие на значение – позволяет задать с помощью «Построителя выражений» логическую функцию, определяющую допустимость вводимого в поле значения. В функции допускается использование и значений других полей.
5. Обязательное поле – устанавливает, должно ли данное поле для каждой записи обязательно содержать значение или может быть пустым (пустое поле означает, что данные введены не были, значение поля – NULL; не то же самое, что, например, пустая строка – «»).
6. Для числовых, текстовых, логических полей можно указать также и тип элемента управления, автоматически создаваемый конструктором форм для редактирования значений данного поля. Тип элемента управления задается на закладке «Подстановка».
Другие свойства позволяют задавать маски и форматы ввода для полей, размер для текстовых и численных полей, параметры кодировки.
При задании свойств полей можно использовать и имеющиеся образцы таблиц. Для этого во всплывающем меню или на панели инструментов нужно выбрать «Построить…». Удаление полей из таблицы также может производиться через соответствующий пункт всплывающего меню или панели инструментов.
1.4. Установка связей между таблицами
В Microsoft Access условия связи могут быть заданы на этапе создания таблицы с помощью мастера, либо после создания всех таблиц базы данных в «Схеме данных».
При создании таблицы с помощью мастера при наличии в базе данных других таблиц система выведет диалог с предположительным указанием связей с другими таблицами (формируются на основе совпадения названий полей). Эти связи можно настроить самостоятельно. Для этого выбрать в списке нужную связь и нажать «Связи…». После этого в появившемся диалоге в соответствии с пояснениями выбрать нужный тип связи.
Такая настройка связей не позволяет настроить базу данных наиболее точно, т.к. позволяет только обозначить связи и выделить родительскую и дочернюю таблицы. При этом не активизируется обеспечение ссылочной целостности и некоторые специальные условия выполнения запросов.
Наиболее полные возможности настройки связей предоставляет следующий метод (см. рис. 2). После создания таблиц в базе данных для проверки и редактирования связей между таблицами используется «Схема данных». Для работы с ней нужно выбрать соответствующую команду во всплывающем меню или на панели инструментов. Схема данных представляет собой графическое отображение таблиц, их полей, а также связей между таблицами. Для создания связи нужно выбрать поле в родительской таблице и «перетащить» его на соответствующее поле дочерней таблицы. Для удаления связи следует выбрать ее (выделяется толстой линией) и воспользоваться всплывающим меню или панелью инструментов.
Аналогично вызывается диалог изменения связей. В ней выбираются родительская и дочерняя таблицы и связующие поля. Можно также установить и «Обеспечение целостности данных» при изменении и удалении. Каскадное обновление связанных полей означает, что при изменении значения связующего поля в родительской таблице изменяются все соответствующие значения связующего поля в связанной таблице. Рассмотрим пример (см. рис. 3).
При изменении кода группы «ЭП-01-1» с «3» на «5» код группы у студента «Сидоров» изменится на «5».
Каскадное удаление означает, что при удалении записи в родительской таблице соответствующие записи в дочерней таблице также будут удалены. Для примера, при удалении записи группы с кодом «1» записи студентов Иванов, Петров, Козлов будут удалены, а Сидоров – останется.
Рис. 2. Настройка связей
| Студенты | Группы | ||||
| Код студента | Код группы | Фамилия | Код группы | Шифр группы | Специальность |
| Иванов | АС-01-1 | АС | |||
| Петров | АС-01-2 | АС | |||
| Сидоров | ЭП-01-1 | ЭП | |||
| Козлов | МАС-01 | МАС | |||
| …….. | ……… |
Рис. 3. Пример использования связей между таблицами
Для связи можно задать и условия объединения связанных таблиц. Для этого нужно нажать «Объединение…» и в диалоге «Параметры объединения» выбрать требуемый тип в соответствии с описанием. Подробнее объединение рассмотрено в п. 1.7.
Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).
Рис. 10.Выбор режима работы с таблицей
В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.
Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.
Рис. 11.Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей
Рис. 12.Режим конструктора таблицы
Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.
Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.
Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).
После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.
Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).
Работа с полями. Типы данных
При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2
Таблица 2
Типы данных СУБД ACCESS
| Тип | Объем памяти | Описание |
| Текстовый | До 255 байт | Текстовая строка |
| Поле МЕМО | До 65 535 байт | Многострочный текст |
| Числовой | 1, 2, 4 или 8 байт | Число |
| Дата/время | 8 байт | Дата и/или время |
| Денежный | 8 байт | Денежные суммы |
| Счетчик | 4 байта | Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице |
| Логический | 1 бит | Логическое значение |
| Поле объекта OLE | До 1 Гбайта | Объекты других приложений Windows |
| Гиперссылка | До 2048 символов | Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете) |
Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.
Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).
Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).
Для этих типов данных основными свойствами, которые устанавливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:
■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;
■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").
Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.
Примечание.Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.
Таблица 3
Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой
| Значение | Содержимое | Диапазон | Объем |
| Байт | Целые числа | [0; 2 8 -1] | 1 байт |
| Целое | Целые числа | [-2 15 ;2 15 -1] | 2 байта |
| Длинное целое | Целые числа | [-2 3l ;2 3l -l] | 4 байта |
| Одинарное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой | [-2 128 ; -2 - 149 ] и [2 -149 ; 2 128 -1] | 4 байта |
| Двойное с плавающей точкой | Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой | [-2 1024 ; -2 1074 ] и [2 1074 ; 2 1024 -1] | 8 байт |
| Действительное | Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков) | [-10 2 8 ; 10 28 ] | 12 байт |
Таблица 4
Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный
| Формат | Пример |
| Основной | 123,456 |
| Денежный | 123,45р. |
| Евро | 1234,5б€ |
| Фиксированный | 1234,56 |
| С разделителями разрядов | 1234,56 |
| Процентный | 12,34% |
| Экспоненциальный | 12,ЗЕ+02 |
Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.
Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).
Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.
Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.
Таблица 5
Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время
Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).
Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.
Связи между таблицами
Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:
Рис. 14.Диалоговое окно Добавление таблицы
Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.
Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.
Рис. 15.Панель инструментов Связи
После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).
Рис. 16.Таблицы БД Аттестация
Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;
■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.
Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).
Рис. 17.Диалоговое окно Изменение связей
Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несуществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.
Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:
Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;
Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.
После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.
Примечание.Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).
Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.
Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.
После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.
Читайте также: