Кнопка конструктор открывает структуру объекта

Обновлено: 01.12.2022

В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.

В этой статье

Общие сведения

В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:

Лента — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.

Представление Backstage — это набор команд, которые вы видите на вкладке "Файл" на ленте.

Область навигации — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных.

Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.

На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.

Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.

Представление Backstage

Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню "Файл", например "Печать".

Область навигации

С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.

В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория "Тип объекта", которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория "Тип объекта" организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.

Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.

Представление Backstage

Представление Backstage занимает вкладку "Файл" на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню "Пуск" Windows), откроется представление Backstage.

В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.

Создание пустой базы данных

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Выполните одно из следующих действий:

Создание веб-базы данных

В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая веб-база данных".

В правой области в поле "Пустая веб-база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте то, которое вам нужно.

Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

Создание базы данных рабочего стола

В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая база данных".

В области "Пустая база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте нужное имя.

Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.

Создание базы данных на базе образца шаблона

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Щелкните "Образцы шаблонов"и просмотрите доступные шаблоны.

Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.

В поле "Имя файла" справа введите имя файла или используйте его.

Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.

Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.

Появится представление Backstage.

Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.

В поле "Имя файла" введите имя файла или используйте его.

Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке "Документы" (например, в папке "Мои документы") и открывает базу данных.

Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке "Последние" представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.

Открытие недавно использованной базы данных

В представлении Backstage щелкните "Последние"и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.

Access откроет базу данных.

Открытие базы данных в представлении Backstage

Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне "Открыть" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".

Откроется база данных.

Лента

Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.

Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.

Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются "Файл", "Главная","Создание","Внешниеданные" и "Средства управления базами данных". Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.

Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки "Форма" на вкладке "Создание" в группе "Формы" будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка "Конструктор" появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.

Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.

Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.

Выбор вкладки команды

Откройте нужную вкладку.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся подсказки клавиатуры.

Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.

Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.

Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.

Выполнение команды

Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.

Вкладка "Команды"

Часто вещей, которые можно сделать

Выберите другое представление.

Копирование и копирование из буфера обмена.

Установите текущие характеристики шрифта.

Настройка текущего выравнивания шрифта.

Применение форматирования текста к полю МЕМО.

Работа с записями ("Обновить", "Новое", "Сохранить", "Удалить", "Итоги", "Орфография", "Другое").

Сортировка и фильтрация записей.

Создайте пустую таблицу.

Создайте таблицу на ее шаблоне.

Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.

Создайте пустую таблицу в конструкторе.

Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новую таблицу или диаграмму.

Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.

Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.

Импорт внешних данных или связывать их с данными.

Сбор и обновление данных по электронной почте.

Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.

Запустите диспетчер связанных таблиц.

Инструменты для работы с базами данных

Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.

Запустите Visual Basic или запустите макрос.

Создание и просмотр связей между таблицами.

Показать или скрыть зависимости объектов.

Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.

Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).

Управление надстройами Access.

Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).

Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся клавиши доступа.

Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.

Контекстные вкладки команд

Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.

Активация контекстной вкладки команды

Щелкните контекстную вкладку команды.

Нажмите и отпустите клавишу ALT.

Появятся клавиши доступа.

Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.

Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками "Дополнительные средства" появляется контекстная вкладка "Конструктор". Если щелкнуть вкладку "Конструктор", на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.

На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.

Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.

Скрытие ленты

Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.

Скрытие и восстановление ленты

Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).

Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды "Сохранить", "Отменить" и "Отменить", а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.

Настройка панели быстрого доступа

Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.

В области "Настройка панели быстрого доступа"выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.

Если команды нет в списке, нажмите кнопку "Другиекоманды" и перейдите к следующему шагу этой процедуры.

В диалоговом окне "Параметры Access" выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку "Добавить".

Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку "Удалить". Также можно дважды щелкнуть команду в списке.

По завершении нажмите кнопку ОК.

Область навигации

Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.

Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.

Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета

Дважды щелкните объект в области навигации.

В области навигации выберите объект и нажмите ввод.

В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Открыть".

Обратите внимание, что в диалоговом окне "Параметры переходов" можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.

В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.

По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.

Показ или скрытие области навигации

Предотвращение появления области навигации по умолчанию

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку "ОК".

Дополнительные сведения об области навигации см. в статье "Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации".

Документы с вкладками

Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью "Показать или скрыть вкладки документов" далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.

Показ и скрытие вкладок документа

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В разделе "Параметры приложений" в разделе "Параметры окна документа"выберите "Документы со вкладками".

Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.

Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.

После изменения параметра "Вкладки документов для отображения" необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.

Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.

По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.

Строка состояния

С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.

В диалоговом окне "Параметры Access" можно включить или отключить ее.

Показ или скрытие панели состояния

Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.

Откроется диалоговое окно Параметры Access.

В левой области выберите "Текущая база данных".

В окне "Параметрыприложений" выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.

Mini toolbar

Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.

Программа Microsoft Access – самостоятельный программный продукт, входящий в профессиональный пакет программ Microsoft Office. Программа Access – удобное средство для создания и эксплуатации достаточно мощных баз данных без необходимости написания программного кода, хотя в то же время она обладает встроенными средствами программирования. К достоинствам СУБД Access следует также отнести интегрированность с другими программами пакета Microsoft Office: Excel, Word и др. Данные, созданные в этих приложениях, импортируются и экспортируются из одного приложения в другое.

Запуск программы Access осуществляет команда Пуск, Программы, Microsoft Access.

Файл базы данных, созданный в программе версии 2007/2010, имеет значок в виде листа бумаги с изображением буквы А и расширение *.accdb (Access data base), а в версии 2003 – *.mdb (Microsoft data base).

Создать новый файл приложения Microsoft Access можно в любой открытой папке Windows командой Файл, Создать и выбрать соответствующее приложение.

Типовая структура интерфейса. При работе с приложением на экран выводится рабочее поле, содержащее заголовок программы с традиционными кнопками управления окном Windows. Окно программы включает следующие вкладки и команды.

Файл. Команды создания, открытия, сохранения, закрытия, печати файла базы данных, а также ее экспорта и импорта.

Главная. Копирование, удаление, вставка фрагментов базы данных, операции с буфером обмена и др.

Вид. Команды выбора объекта и вида.

Вставка. Вставка в базу данных новых таблиц, запросов, форм, отчетов и других составляющих базы данных.

Работа с любыми объектами программы начинается с окна База данных, выводимого во вспомогательной области управления. Окно включает строку заголовка с традиционными кнопками управления, строку командных кнопок и рабочее ноле. На левой панели рабочего ноля сосредоточены элементы управления для вызова объектов программы. База данных Access включает следующие типы объектов:

Три командные кнопки Открыть, Конструктор, Создать служат для выбора режима работы с базой. Кнопки Создать и Конструктор предназначены для проектирования базы данных, а кнопка Открыть – для ее эксплуатации. Проектирование базы данных с помощью кнопки Создать соответствует ее названию и служит для создания новых объектов. Кнопка Конструктор открывает структуру выбранного объекта и позволяет ее редактировать и создавать элементы управления. Кнопка Открыть открывает избранный объект и дает возможность отредактировать записи и создать новые.

Для создания новой базы данных следует выбрать команду Файл, Создать, Новая база данных. Проектирование базы данных начинается с формирования структуры ее таблиц, для этого в СУБД Access предусмотрено несколько вариантов: режим конструктора, мастер таблиц и режим ввода данных. Перед созданием структуры таблицы следует продумать и спроектировать название и содержание ее полей.

В режиме конструктора пользователь должен самостоятельно задать имена полей базы данных и тип хранящихся в них данных. Окно конструктора таблиц фактически представляет собой описательный бланк для создания и редактирования структуры таблиц (рис. 7.3). В верхней части бланка расположена таблица из трех столбцов. Первоначально бланк пуст; для создания таблицы необходимо как минимум заполнить графы "Имя поля" и "Тип данных". В первом столбце вводят имена полей, во втором столбце – их тип, который выбирают из раскрывающегося списка кнопкой выбора.

В Access предусмотрены следующие типы данных:

  • • текстовый – текст или числа, не требующие проведения расчетов (например, номера телефонов);
  • • поле MEMO – длинный текст или комбинация текста и чисел – предложения, абзацы;
  • • числовой – числовые данные, используемые для проведения расчетов;
  • • дата/время – даты и время, относящиеся к годам с 100 по 9999 включительно;
  • • денежный – денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах;
  • • счетчик – уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя;
  • • логический – логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (Да/Нет);
  • • поле объекта OLE – объект (например, электронная таблица Excel, документ Word, рисунок, звукозапись или данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access;

Окно конструктора таблиц

Рис. 7.3. Окно конструктора таблиц

  • • гиперссылка – строка, состоящая из букв и цифр и представляющая адрес гиперссылки;
  • • мастер подстановок служит для запуска Мастера, позволяющего создать связь между таблицами.

Графа "Описание" не является обязательной и предназначена для текста подсказки, выводимой в строке состояния при выборе поля в форме.

Нижняя часть окна конструктора таблиц содержит список свойств поля, выделенного в верхней части. Некоторые из свойств уже заданы по умолчанию. К основным свойствам поля, отображаемым на вкладке Общие, относятся:

  • • размер поля, определяющий максимальный размер данных, которые могут сохраняться в полях с типом данных: Текстовый, Числовой или Счетчик;
  • • формат поля, задающий формат представления данных при выводе данных на экран или печать;
  • • число десятичных знаков, устанавливающее количество десятичных знаков после запятой, которые могут меняться от 0 до 15;
  • • маска ввода, позволяющая задать для типов данных Текстовый, Числовой и Дата/Время маску, появляющуюся при вводе данных в поле;
  • • подпись – второй идентификатор поля, использующийся программой вместо имени поля при работе с данными в табличной форме для создания заголовка столбца.

Вкладка Подстановка позволяет использовать операции подстановки при вводе данных в таблицу, облегчая работу пользователя. Свойства полей не считаются обязательными.

При создании таблицы следует задать ключевое поле, для чего достаточно щелкнуть на его имени правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать пункт Ключевое поле. Первичный ключ можно составить из нескольких полей. Такая ситуация возникает, когда только комбинация значений нескольких полей может однозначно идентифицировать запись в таблице. Чтобы создать составной ключ, надо выделить несколько строк в бланке конструктора, а затем использовать инструмент Ключевое поле. О том, что поле является ключевым, свидетельствует изображение ключа в строке. У таблицы не может быть более одного ключа, поэтому, если символ ключа имеют две или более строки, таблица имеет составной ключ.

Закончив создание структуры таблицы, бланк закрывают (при этом система выдает запрос на сохранение таблицы), после чего дают таблице имя. Созданная таблица появляется и становится доступной в основном окне База данных двойным щелчком на ее значке.

В режиме Мастера таблиц структура таблицы формируется в четыре этапа с помощью встроенных в программу Access многочисленных шаблонов. Сначала следует выбрать категорию таблицы: личная или деловая, затем – последовательно образцы таблицы и ее полей (рис. 7.4). Здесь же можно переименовать поле.

Программа анализирует ключевые поля всех таблиц базы данных, и если находит среди них поля с такими же именами, то предлагает их связать.

Связь можно определить и самостоятельно, воспользовавшись кнопкой Схема связи. На последнем шаге Мастера таблиц определяется режим, который будет активирован после завершения работы Мастера. Можно задать режим изменения структуры таблицы, означающий переход в режим конструктора. Выбор режима непосредственного ввода данных в таблицу позволяет открыть таблицу для просмотра и редактирования.

Новая таблица не имеет записей – только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Для заполнения таблицы курсор устанавливается в необходимую ячейку указателем мыши, после чего вводится информация. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей Tab, а также он выполняется автоматически после заполнения последней ячейки.

Можно изменить имя таблицы, присвоенное по умолчанию, и определить ключевое поле "автоматически" или са-

Окно создания таблиц с помощью Мастера таблиц

Рис. 7.4. Окно создания таблиц с помощью Мастера таблиц

мостоятельно. При вводе и редактировании данных переход к требуемой ячейке можно осуществлять и с помощью кнопок перехода, находящихся в нижней части таблицы.

После заполнения таблицы данными все содержимое сохраняется автоматически.

Изменения структуры таблицы (состав полей или их свойства) производятся в режиме Конструктора, для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Режим ввода данных позволяет перейти к заготовке таблицы, имеющей имена полей, данные по умолчанию (Поле1, Поле2 и т.д.) и которые можно переименовать (рис. 7.5). При вводе данных в табличном режиме тип полей определяется программой автоматически в зависимости от вносимой в них информации. Внешне структура таблицы похожа на рабочий лист Excel. Можно изменить ширину столбца и высоту строки, поместив курсор на линию их разделения в области выделения поля и записи. Строки таблицы можно добавлять, удалять и копировать, используя контекстное меню. Для выделения столбцов и строк таблицы достаточно щелкнуть или провести мышью заголовки столбцов или область выделения строк. Для выделения прямоугольной области ячеек достаточно установить курсор в угловую ячейку и придать ему вид толстого белого крестика, после чего протащить мышью по области выделения.

Контекстное меню в режиме таблицы содержит много команд. Используя контекстное меню заголовка столбца, можно выполнить сортировку данных по возрастанию и убыванию, убрать столбцы с экрана командой Скрыть столбцы, применить команду Столбец подстановок и т.д. Вызвав контекстное меню заголовка таблицы, можно применить фильтрацию для строк таблицы, использовать параметры

Окно режима таблицы

Рис. 7.5. Окно режима таблицы

шрифта для ее оформления и т.д. Контекстное меню ячейки таблицы позволяет выполнить фильтрацию записей, добавить объект в поле, имеющий тип "Поле объекта OLE", установить гиперссылку на документ и т.д. Применение фильтрации позволяет скрывать часть записей при их просмотре на экране и выводить для просмотра только отфильтрованные записи. Добавить новую запись, удалить запись, установить высоту строки позволяет контекстное меню области выделения строки.

После создания таблицы и ее закрытия она отображается в окне базы данных в виде значка и своего имени. СУБД Access позволяет изменить структуру таблицы в дальнейшем на любом этапе работы с базой данных в режиме конструктора.

Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

Пользовательский интерфейс MS Access 2003

Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.

После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».

При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».

При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.

В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.

Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:

1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».

2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.

Рассмотри более подробнее окно БД.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

Панель "Объекты":

Область со списком возможных режимов создания объектов.

В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".

Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.

Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.

Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.

В этой статье

Общие сведения

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Файлы баз данных Access

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2. Извлечение данных с помощью запроса.

3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.

4. Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.

Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.

Таблицы и связи

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.

1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".

2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".

3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.

Запросы

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.

1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.

2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.

3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.

Формы

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.

Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.

1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.

2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.

Отчеты

1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.

3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.

После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.

Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных

Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.

Откройте нужную базу данных.

На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.

В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.

Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.

Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.

Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.

Просмотр таблицы в режиме конструктора

Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.

Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.

При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.

Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.

Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.

На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.

Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.

По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.

Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .

Просмотр связей между таблицами

Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.

Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.

Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.

Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система Windows и MS Office 2007 и выше.

Общие теоретические сведения

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов могут быть студенты, преподаватели, предметы.

Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество - это свойства для объекта Студент.

Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М).

При установке связи типа "один-к-одному" (1:1) каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице.

Связь типа "один-ко-многим" (1:М) означает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая – сторону "много".

Связь типа "много-ко-многим" (М:М) используется, когда множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для ее реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

Структура MS Access

MS Access – это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .accdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов, для вывода на печать, макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку «MS Access» на рабочем столе, или в подменю «Microsoft Office» меню «Пуск».

После запуска на экране появится окно Приступая к работе с Microsoft Office Access, с помощью которого можно создать новую базу данных, выбрать нужный шаблон базы данных из Интернета или открыть локально расположенную базу данных.

При нажатии на кнопку Новая база данных правая часть окна изменится. В ней необходимо указать название файла новой базы данных и её будущее местоположение. Затем нажать кнопку Создать (рис. 1).


Откроется окно новой базы данных с новой таблицей для дальнейшей работы. Верхняя строка представляет собой Ленту MS Office 2007. Она содержит вкладки и кнопки для выполнения определенных действий. Лента позволяет работать с таблицами, формами, запросами и отчетами базы данных (рис. 2).


Создание новой таблицы с помощью Конструктора

Для создания новой таблицы на вкладке Создание Ленты выбрать пиктограмму Конструктор таблиц. На экран будет выведено окно таблицы в режиме Конструктора, в котором можно задать имена, типы и свойства полей для вновь создаваемой таблицы.

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных (рис. 3).


Среди типов данных Access есть специальный тип – Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Создание запросов

Для создания запроса выбрать на ленте вкладку Создание и нажать Мастер запросов. Появится окно для выбора способа построения запроса (рис. 4).


Существуют простые запросы и перекрестные запросы.

Простой запрос создает простой запрос из определенных полей.

Перекрестный запрос создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel. С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности).

В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

  • режим конструктора – пример представлен выше. Этот режим рекомендуется для создания запросов. Запрос в этом режиме существует только в оперативной памяти;
  • режим SQL – содержит команды на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и указания, в каких таблицах и какие данные нужны пользователю.

Пример запись SQL-запроса, в котором производится выбор поля1и поля2 из таблицы с заданным именем для записей, если поле2 равно 0.

  • режим таблицы – в этом режиме отображаются данные, отобранные с помощью запроса. На экране монитора данные, отвечающие условиям запроса представлены в форме таблицы.

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Поле бланка QBE (бланк запроса) вводится формула для вычисления, причем имена полей, которые участвуют в вычислениях заключаются в квадратные скобки.

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке запроса, а затем по кнопке панели инструментов Построить, откроется окно Построитель выражений.

Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий имя поля и имя таблицы.

Выражение создается в верхней части окна. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.

Составление отчетов

Основным предназначением отчетов, является представление данных для их просмотра как в электронной, так и в печатной форме. Возможность использовать отчеты для анализа данных обусловлена тем, что в них можно не только включать необходимые данные других объектов БД (таблиц, запросов и форм), но и использовать для их обработки формулы и выражения.

Существует два режима отображения отчетов. В режиме предварительного просмотра отчет отображается так, как он будет выглядеть при печати. Режим конструктора предоставляет пользователю доступ к макету отчета. При этом можно придать отчету необходимые свойства, а также изменить состав и свойства объектов отчета. В этом режиме можно создавать отчет. Однако обычному пользователю целесообразно для этого использовать мастер создания отчетов.

Сортировка записей

Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.

Для фильтрации данных в таблицах БД можно использовать два типа фильтров: фильтр «по выделенному» или расширенный фильтр . С этой целью используется команда Записи/Фильтр. (для того чтобы эта команда стала доступной пользователю, необходимо открыть таблицу). Затем пользователь выбирает тип фильтра.

При применении фильтра «по выделенному» программа оставляет доступными для просмотра только записи, содержащие признак, совпадающий с тем, который выбрал пользователь. Такой фильтр можно установить, выделив в таблице часть поля, одну или несколько смежных ячеек, содержащих данные, которые должны быть в соответствующих полях результирующего набора. MS Access отобразит записи, совпадающие с выделенным образцом.

Особую разновидность фильтра «по выделенному» представляет собой результат выполнения команды Записи/ Фильтр/Исключить выделенное. В этом случае отбираются записи, не содержащие выделенных данных.

В верхней части макета размещается окно с перечнем полей таблицы, а в нижней – бланк для записи условий фильтрации.

Упражнение 1.

В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).

Читайте также: