Конструктор документов для битрикс24

Обновлено: 25.04.2024

Курс предназначен для базовой подготовки пользователей, осуществляющих администрирование порталов, созданных на коробочной версии сервиса Битрикс24. Изучение курса позволяет освоить основные методы администрирования системы. Если вы хотите ознакомиться с тем как внедрить наш сервис в работу вашей компании, то для вас создан курс Внедрение корпоративного портала.

Курс предусматривает обучение по двум ролям администраторов: Администратор корпоративного портала и Администратор системы.

Администратор корпоративного портала - пользователь, осуществляющий текущее администрирование уже настроенного и сданного в эксплуатацию портала.

Разные роли созданы в связи с тем, что для администрирования настроенного и отлаженного корпоративного портала нет необходимости в работе профессионала высокого уровня. Вполне достаточно пользователя успешно изучившего данный курс в рамках роли Администратор КП.

При условии качественного изучения материалов курса, по его окончании специалист должен уметь:

настраивать модули системы;
использовать возможности интерфейса по управлению системой;
управлять доступом к системе, сайтами, пользователями, группами пользователей;
управлять содержимым портала;
работать с инструментами системы;

Начальные требования

Для прохождения курса необходимо:

наличие базовых навыков компьютерной грамотности и навыков работы с ОС Windows;
наличие представлений о WWW и организации доступа к веб-серверу;
базовые навыки установки и администрирования *nix-систем.

Если вам предстоит самостоятельная установка системы, то рекомендуется к изучению курс Установка и настройка.

Администратору системы будет полезно ознакомиться с курсом Разработчик Bitrix Framework, рассказывающем о принципах работы Bitrix Framework.

Примечание. Битрикс24 создан на основе платформы Bitrix Framework, на которой ранее был создан другой продукт "1С-Битрикс: Управление сайтом". В административной части системы сохранена терминология, относящаяся к этому продукту. Поэтому в текущем курсе понятие "сайт" нужно рассматривать как синоним слова "портал".

У нас часто спрашивают, сколько нужно заплатить

Курс полностью бесплатен. Изучение курса, прохождение итоговых тестов и получение сертификатов - ничего из этого оплачивать не нужно.

Ещё у нас есть Академия 1С-Битрикс, где можно обучиться на платной основе на курсах нашей компании либо наших партнёров.

Баллы опыта

В конце каждого урока есть кнопка Прочитано! . При клике на неё в Вашу итоговую таблицу опыта добавляется то количество баллов, которое указано в прочитанном После нажатия кнопки Прочитано! появится
окно подтверждения:

уроке.

Периодически мы заново оцениваем сложность уроков, увеличивая/уменьшая число баллов, поэтому итоговое количество набранных Вами баллов может отличаться от максимально возможного. Не переживайте! Отличный результат - это если общее число набранных Вами баллов отличается от максимального на 1-2%.

Тесты и сертификат

После изучения курса вам будет предложено пройти тесты на сертификацию. При успешной сдаче линейки тестов на странице Моё обучение можно просмотреть результат обучения и загрузить сертификат в формате PDF.

Для преподавания офлайн

Если данный курс берётся в качестве основы для офлайнового преподавания, то рекомендуемая продолжительность: 10 дней (70 академических часов).

Если нет интернета

iPhone:
FBReader
CoolReader
iBook
Bookmate

Windows:
Calibre
FBReader
Icecream Ebook Reader
Плагины для браузеров:
EpuBReader – для Firefox
Readium – для Google Chrome

iOS
Marvin for iOS
ShortBook
обновляются периодически, поэтому возможно некоторое отставание их от онлайновой версии курса. Версия файла - от 04.05.2022.

– А раньше сколько времени тратилось на согласование?

– Половина просто терялась и мы запускали процесс заново!

Из интервью с клиентом.

Суть статьи коротко

Битрикс24 нравится сотрудникам и руководителям компаний своим простым интерфейсом. Часто наши клиенты хотят чтобы корпоративный документооборот тоже работал в Битрикс24.

В статье мы описываем частые задачи документооборота и решения на базе Битрикс24. В зависимости от особенностей и сложности процессов мы знаем что рекомендовать каждой компании.

Если вы отвечаете за внедрение документооборота в компании – вам сюда.

ИНТЕРВОЛГА рекомендована компанией 1С-Битрикс для крупных внедрений Битрикс24. У нас есть знания, опыт, Enterprise-кейсы и собственные наработки.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Дорожная карта внедрения

Мы разработали и применяем цельный подход внедрения Битрикс24 в крупных организациях – Дорожную карту внедрения.
Документооборот это одна из задач на второй из пяти стадий внедрения.

Задачи электронного документооборота

Согласование договоров и счетов

Наиболее распространенная задача в коммерческих организациях. Отличия в сложности сценариев и числе участников.

До наведения порядка согласование сложного договора может занимать недели, после внедрения электронного документооборота на Битрикс24 – от часов до дней в сложных случаях.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы, RPA или Мини-СЭД (см далее).

Согласование маркетинговых акций и бюджетов

Типичный бизнес-процесс в компаниях с выделенными подразделениями маркетинга, HR и финансовым календарем. Обычно занимает несколько недель.

Эта задача может быть решена в Битрикс24 через Бизнес-процессы (см далее).

Согласование крупных проектов

Процесс характерен для крупных компаний со сложной структурой принятия решений. Как правило, процесс многоступенчатый и занимает несколько месяцев.

Для согласования и отслеживания типовых повторяющихся проектов у нас есть готовое решение Этапные бизнес-процессы для Битрикс24. Оставьте заявку.

Ведение входящего и исходящего документооборота по ГОСТ

Процесс характерен для крупных и государственных компаний, соблюдающих требования ГОСТ. Отличается отсутствием конкретных целей, начала и конца.

Эту задачу правильнее решать в 1С:Документооборот или Directum. Для экономии лицензий и создания дружелюбного интерфейса можно подключить Коннектор.

Учет внутренней переписки и служебных записок

Процесс также типичен для крупных компаниях, где основная коммуникация идет через письма и записки.

Главная цель внедрения Б24 – заменить такую практику на более быстрые процедуры.

Помимо этого есть возможность быстро запланировать отпуск, согласовать и синхронизировать его с 1С.

Планерки и собрания. Учет и отслеживание распоряжений

Если в собраниях участвует более 10 человек, требуется отдельный человек и процесс для отслеживания протоколов и выполнения решений. Часто эту задачу возлагают на Б24.

В коробочной версии Битрикс24 есть решение “Собрания и планерки”, который неплохо решает эту задачу.

Правильно, когда все документы по планёркам, распоряжения и протоколы, доступны электронно.

Если никак не удается победить культуру “должна быть бумажка” – рекомендуем внедрить 1С:Документооборот или Directum и связать их с Б24 через Коннектор.

Цель внедрения документооборота в Б24

Ключевая цель внедрения документооборота в Битрикс24 – порядок в согласовании договоров.

Второй приоритет – проекты и бюджеты.

Для решения задач учета поручений, писем и работы по ГОСТ подойдут 1С: Документооборот и Directum.
С Битрикс24 их можно связать коннектором.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Методы организации документооборота в Битрикс24

Бизнес-процессы

ИНТЕРВОЛГА разработала решения для универсального согласования. Некоторые можно купить как готовый бизнес-процесс.

Если ваш процесс отличается от стандартного – оставьте заявку, мы сделаем процесс “под вас”.

Стоимость решения: Готовый процесс стоит 4500 рублей, нестандартный – обычно до 50 тысяч рублей.

В видео мы рассмотрели автоматизацию процесса согласования документов с помощью RPA

Стоимость подобного решения — от 13 000 руб.

Мини-СЭД

Мини-СЭД – разработка ИНТЕРВОЛГИ для согласования договоров в организациях среднего размера. Решение подойдет вашей компании, если у вас описаны процедуры согласования.

После внедрения сотрудники видят всю работу с документами “как на ладони”, экономится время.

Сотрудник находит требуемую технику, получает от поставщика договор, передает своему руководителю.
Если руководитель одобряет, договор уходит к бухгалтеру.
Если бухгалтер одобряет, договор уходит к директору.
Если директор одобряет, договор согласован.
Если кто-то один не одобряет, маршрут останавливается.
Любой из согласующих может поставить процесс “на паузу” для выяснения обстоятельств.

Демонстрация согласования договоров в Битрикс24

Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24

На странице списка договоров отображается список документов со статусами согласований (дашборд для руководителя).

Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.

Текущая версия договора доступна на Диске.

В процессе согласования последовательно создаются задачи каждому следующему участнику. Детали и скриншоты – в отдельной статье про мини-СЭД.

Если нужно загрузить новую версию договора, нужно перейти на страницу Процесс согласования и загрузить новый файл.

Детальная страница согласования всегда содержит ссылку на лист согласования и задачи участников.

Формирование Листа согласования в PDF

Лист согласования договора

Мини-СЭД продается как готовое решение. Мы готовы помочь с внедрением мини-СЭД и адаптировать под процессы вашей компании. Оставьте заявку.

Стоимость решения: мини-СЭД стоит 150 тысяч рублей, адаптация под компанию обычно до 150 тысяч рублей дополнительно.

Коннектор для Битрикс24 к 1С-Документооборот и Directum

СЭД 1С:Документооборот и Directum часто применяются в компаниях с серьезным подходом и уровнем требований к стандартам.

Битрикс24 легче и проще, заменить “взрослый” документооборот нельзя ни бизнес-процессами, ни решениями на базе RPA.

Если у вас уже внедрены 1С-Документооборот или Directum, для экономии лицензий и создания “единого окна” для всех сотрудников мы предлагаем подключить их к Б24 через Коннектор.

Коннектор реализует три основных сценария:

Запуск процесса согласования (или любого другого) во внешней системе. Внутри СЭД 1С-Документооборот или Directum согласование пойдет так, как реализовали администраторы СЭД.

Контроль статуса. В любой момент сотрудник может посмотреть на какой стадии находится процесс, кто сейчас за него отвечает.

Получение результата. По окончании процесса его результат (согласованный документ, протокол) загружаются в Битрикс24 и доступны для работы в этой среде.

Результат: все работает, экономятся лицензии, большинство пользователей работают в “дружелюбной” среде Битрикс24. Оставьте заявку.

Стоимость решения: Коннектор стоит 50 тысяч рублей, нестандартные сценарии еще около 100 тысяч рублей.

Услуга внедрения 1С:Документооборот стоит от 500 тысяч рублей.

Бонус-трек: Электронная цифровая подпись в Б24

Применение электронной подписи для коммуникаций с внешним миром

Для простых процессов согласования счетов и договоров достаточно просто авторизации в Битрикс24, а чтобы переписка имела неоспоримую юридическую силу, нужно использовать электронную подпись.

Это бывает нужно не только для юридически значимой переписки, но и для обращения к финансовым сервисам и бюро кредитных историй (например, Equifax), которые принимают по API только подписанные запросы.

Мы неоднократно решали такую задачу и у нас есть решение для подключения электронной подписи в Битрикс24. Оставьте заявку.

Выводы

Битрикс24 не является специализированным инструментов для решения задач документооборота.
Однако у ИНТЕРВОЛГИ есть готовые решения по организации процессов согласования документов, работы с электронной подписью и внешними СЭД.

Мы готовы внедрить документооборот на базе Битрикс24 в вашей компании. Оставьте заявку.

Текст ниже — про коробочную версию приложения: МиниСЭД: Согласование договоров.
Обратите внимание, мы выпустили облачное приложение "МикроСЭД: Согласование электронных документов".

Простой пример работы модуля Мини-СЭД: согласование проекта договора закупки оргтехники.

Легенда: в ИТ-компании требуется настроить бизнес-процесс согласования договора на закупку оргтехники.

Схема согласования договора

Сотрудник находит требуемую технику, получает от поставщика договор, передает своему руководителю.

Если руководитель одобряет, договор уходит к бухгалтеру.

Если бухгалтер одобряет, договор уходит к директору.

Если директор одобряет, договор согласован.

Если кто-то один не одобряет, маршрут останавливается.

Любой из согласующих может поставить процесс “на паузу” для выяснения обстоятельств.

Демонстрация согласования договоров в Битрикс24

Процесс не фиксируется “навсегда”, если нужно добавить новый шаг или переименовать кнопку — это можно сделать через Конструктор в панели управления. Линейный процесс закупки – простой процесс, конструктор мини-СЭД позволяет настроить и более сложные. Подробнее о настройках и последовательности внедрения в следующем разделе.

Бизнес-процесс согласования документов в Битрикс24

Можно посмотреть статус согласования конкретного документа и задачи отдельным сотрудникам.

Текущая версия договора доступна на Диске. В основной задаче можно видеть историю изменений.

Выбирается маршрут, имя договора и выбираются конкретные пользователи на каждую роль.

После начала создается “основная задача” инициатору процесса. Он должен запустить процесс.

Обратите внимание что в Мини-СЭД используются нестандартные кнопки у задач. Они могут иметь любые названия, это задается в настройках процессов.

В процессе согласования последовательно создаются задачи каждому следующему участнику.

Вот так выглядит задача Руководителю

На странице договора можно скачать Лист согласования в PDF

Лист согласования договора

Это простой пример. Напомним, все маршруты согласования можно менять через Конструктор. Об этом — в следующем разделе.

Конструктор маршрутов согласования для Мини-СЭД. Инструкция и последовательность внедрения

Вы прочитали о согласовании договоров в Битрикс24 с помощью модуля Мини-СЭД. Мы показали “публичную часть” модуля – как работает для сотрудников, интерфейсы задач с новыми кнопками и формирование листа согласования.

Теперь покажем “обратную сторону” – внедрение мини-СЭД, возможности конструктора процессов и ограничения.

Настройка маршрутов требует определенной квалификации и аккуратной настройки. Вы можете настраивать новые маршруты самостоятельно или заказать настройку у нас.

Настройка процесса согласования. Как все работает

создание нового маршрута

При настройке нужно выделить статусы документов и роли участников. Также используются задачи Битрикс24 с дополнительными кнопками.

Как это работает: Пользовательские статусы задач и маршруты согласования

После установки модуля в панели управления появляются 2 служебные страницы настроек:

Пользовательские статусы задач необходимы для хранения связей между реальными статусами задач портала и новыми, участвующими в процессе согласования договоров. Статусы задач объединяются в типы.Типы используются в маршрутах. По-другому можно сказать, что “тип задач” — контейнер для статусов задач.

Маршруты согласования — основная настройка. Модуль будет работать так, как вы настроите маршруты.

Как настраивать: Общий алгоритм действий по настройке нового маршрута

Определяемся с ролями маршрута. Составляем таблицу ролей. Сразу создаем маршрут.

Настраиваем типы задач. Для простых линейных маршрутов (как в примере ниже) можно обойтись одним дополнительным типом. Мы назвали его “Участник линейного согласования”. Тип задач влияет на названия кнопок в задачах согласования. Если каждому участнику (роли) требуется особые надписи и особые кнопки, следует создавать типы задач для каждой роли в маршруте.
Важно: Типы задач для отдельного согласования (маршрута) нужно создавать в настройках самого маршрута (а не в меню “Пользовательские статусы задач”, иначе запутаетесь).

Настраиваем основные Обработчики — главный маршрут договора с постановкой задач по ролям в цепочке маршрута. Обработчик отвечает за:

Какую задачу кому поставить. Можно поставить группу задач. Можно обновить текущую задачу.

Какой статус установить у маршрута.

Параллельно настраиваем Переходы между статусами задач — это Названия кнопок в задачах и как они влияют на статус договора.

Настраиваем дополнительные обработчики (отменен, не согласован, пауза, итд).

Проверяем работу маршрута по основному пути и исключения.

Создаем маршрут и настраиваем Роли - “Закупка оргтехники”

Является инициатором? (техническое поле)

Пользователь по умолчанию

Даем название маршруту

При создании нового маршрута ему автоматически добавляется роль “Инициатор”. Добавим остальных в соответствии с таблицей:

Название роли попадает в заголовки таблицы согласования:

Типы задач маршрута

После ролей настраиваем типы задач маршрута. Тип задач — сущность, объединяющая роли участников, статусы задач и названия кнопок, которые отображаются в задачах в ходе маршрута.

При создании маршрута доступен тип задач по умолчанию — Инициатор процесса согласования. Для простого линейного маршрута, где все участники действуют друг за другом и могут либо принять, либо отклонить договор, достаточно создать еще один тип задач. Назовем его “Участник линейного согласования”.

При создании типа задач ему автоматически добавляются статусы задач.

Можно использовать их, можно отредактировать. Можно добавить новые.

Важно помнить, что при создании нового согласования на инициатора создается стартовая задача согласования. Пока инициатор в этой задаче не нажмет “В работе”, процесс не запускается.

NB: Для изменения названия этой кнопки в “Используемые типы задач” - “Переходы между статусами” укажите нужное название для строки:

Настройка статусов задач

Переключатель “Переход разрешен” фактически отвечает за видимость соответствующей кнопки. Если его поставить в “Нет”, кнопка не отображается.

Обработчики

Тело любого маршрута — Обработчики. Они нужны для того, чтобы маршрут переключался между статусами и создавал сопутствующие задачи. Для нашего линейного маршрута требуется 3 основных обработчика, которые двигают процесс вперед (число ролей минус 1), создадим их. Также создадим дополнительные обработчики для случаев, когда договор не согласован или поставлен на паузу.

На картинке показаны основные обработчики.

Важно создавать обработчики в паре с настройкой переходов между статусами задач. В обработчиках вы создаете задачи, а в переходах между статусами указываете названия кнопок для соответствующих ролей.

NB: Чтобы поставить сразу несколько задач, необходимо создать “Группу задач” в соответствующем меню, и в обработчике выбрать “Создать группу задач”.

Рассмотрим более сложный пример: согласование договора аренды офиса. В этом примере будут использованы условия, возвраты и более сложная логика.

Сложный пример: многоступенчатое согласование договора аренды офиса

Мини-СЭД позволяет настроить любой маршрут согласования. Однажды нами были реализованы возвраты любому участнику на любой стадии.

Покажем как работают “развилки” (когда в зависимости от нажатой кнопки документ идет по одной или по другой цепочке согласования), и “возвраты”, когда нажатие кнопки “вернуть” переводит документ на одну из более ранних стадий.

Регламент согласования договора с развилками и возвратами

Компания занимается арендой площадей. В компании применяются разные формы согласования для крупных и обычных договоров.

Процесс выглядит так:

Сотрудник отдела продаж инициирует согласование нового договора, передает документ своему руководителю.

Руководитель отдела решает, является ли договор крупным. Он может сделать три вещи: отклонить договор, одобрить согласование как обычный договор или выбрать процедуру согласования крупного договора.

Если выбран “обычный” процесс,

договор уходит к бухгалтеру.

Если бухгалтер одобряет, договор уходит к директору.

Если выбран процесс согласования крупного договора

договор уходит к фин.директору для формирования персональной цены

Если фин.директор одобрил, договор уходит к аудитору для антикоррупционного контроля. Аудитор может

одобрить, тогда договор уходит директору

не одобрить (процесс останавливается)

вернуть финдиректору на переработку с замечаниями и процесс повторяется

Если директор одобряет, договор согласован.

Если кто-то один не одобряет, маршрут останавливается.

Любой из согласующих может поставить процесс “на паузу” для выяснения обстоятельств.

Процесс согласования документов в Битрикс с развилками и возвратами

Выделение ролей

Процедура согласования договоров. Статусы маршрута

Статусы маршрута можно оставить стандартными:

Различие в маршрутах согласование крупного и обычного договора текущее состояние будет видно в задачах. Создадим первую задачу -- Инициатор запускает процесс и ставит задачу Руководителю-решателю на просмотр договора и определение типа согласования (развилку).

Создание развилки в схеме согласования договора

Потребуется задать новые статусы задачи “Задача руководителя-решателя”.

и три перехода (кнопки) с действиями.

Создание допустимых переходов между статусами приводит к появлению в задаче Руководителя особых кнопок.

Чтобы настроить кнопкам действия, нужно создать Обработчики. Каждое нажатие кнопки через механизм обработчиков может выполнять несколько действий.

По кнопке “обычный договор” нам нужно создать задачу бухгалтеру с типом “Задача согласующего (да-нет)”.

Забегая вперед, скажем что такая же “Задача согласующего (да-нет)” будет использована для Директора и Финдиректора.

Эта задача полностью соответствует типу “Участник процесса согласования” из простого примера, рассмотренного в первой части.

Возврат на предыдущий шаг в регламенте согласования документов

Создание шага возврата включает те же этапы — тип задач, переходы и обработчики

Потребовался новый статус задачи и кнопка “Возврат назад”

Переходы в задаче аудитора выглядят так

Наиболее интересен обработчик кнопки “возврата”

Мы создаем новую задачу Финдиректору на повторное указание скидки.

История изменений документа

История версий доступна в виде комментариев на странице согласования

Стоимость Мини-СЭД и порядок внедрения

Купить модуль согласования договоров Мини-СЭД

Стоимость модуля — 150 тысяч рублей. В поставку включается помощь ИНТЕРВОЛГИ в настройке первого процесса. Если вы приобретаете коробочную версию Битрикс24 в ИНТЕРВОЛГЕ, модуль "Мини-СЭД" мы предоставим с 50% скидкой.

Обратите внимание, мы выпустили облачное приложение “МикроСЭД: согласование электронных документов”.

Ключевые возможности МикроСЭД:

работа в облачных Битрикс24
наглядный статус согласований
согласование с внешними пользователями через email
согласование документов по ссылке

Настройка маршрутов согласования

Маршруты согласования договоров вы можете настроить самостоятельно по нашей инструкции в этой статье. По опыту это требует до 10 часов работы.

Заказать индивидуальную настройку и доработки модуля

Мы также можем настроить вам бизнес-процесс согласования договора (в рамках возможностей модуля). Доработки модуля выполняются по актуальной ставке часа специалиста.

Тестовый доступ

Если вы приобретаете коробочную версию Битрикс24 в ИНТЕРВОЛГЕ, модуль "Мини-СЭД" мы предоставим с 50% скидкой.

Текст соглашения на обработку данных:

Настоящим в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» от 27.07.2006 года Вы подтверждаете свое согласие на обработку ИП Башкатов К.Ю. персональных данных: сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, передачу исключительно в целях продажи программного обеспечения на Ваше имя, как это описано ниже, блокирование, обезличивание, уничтожение.

ИП Башкатов К.Ю. гарантирует конфиденциальность получаемой информации. Обработка персональных данных осуществляется в целях эффективного исполнения заказов, договоров и иных обязательств, принятых ИП Башкатов К.Ю. в качестве обязательных к исполнению.

В случае необходимости предоставления Ваших персональных данных правообладателю, дистрибьютору или реселлеру программного обеспечения в целях регистрации программного обеспечения на ваше имя, вы даёте согласие на передачу ваших персональных данных. ИП Башкатов К.Ю. гарантирует, что правообладатель, дистрибьютор или реселлер программного обеспечения осуществляет защиту персональных данных на условиях, аналогичных изложенным в Политике конфиденциальности персональных данных.

Настоящее согласие распространяется на следующие Ваши персональные данные: фамилия, имя и отчество, адрес электронной почты, почтовый адрес доставки заказов, контактный телефон, платёжные реквизиты.

Срок действия согласия является неограниченным. Вы можете в любой момент отозвать настоящее согласие, направив письменное уведомления на адрес: г. Санкт-Петербург, ул. Профессора Качалова, 7, офис 313 с пометкой «Отзыв согласия на обработку персональных данных».

Гарантирую, что представленная мной информация является полной, точной и достоверной, а также что при представлении информации не нарушаются действующее законодательство Российской Федерации, законные права и интересы третьих лиц. Вся представленная информация заполнена мною в отношении себя лично.

Настоящее согласие действует в течение всего периода хранения персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

Продолжая использовать наш сайт, вы даете согласие на обработку файлов cookie, пользовательских данных в целях функционирования сайта. Если вы не хотите, чтобы ваши данные обрабатывались, покиньте сайт.

Текст соглашения на обработку данных:

Читайте также: