Конструктор и мастер в access
Обновлено: 28.04.2024
Цель работы: Изучение информационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных (СУБДнформационной технологии создания базы данных в системе управления базами данных ()) MS Access:
· познакомиться с основными понятиями базы данных
· научиться создавать таблицу БД в различных режимах
· освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц БД
В результате выполнения лабораторной работы студент должен:
· основные понятия БД
· принцип создания файла БД
· принципы заполнения БД информацией
· создавать таблицу БД в различных режимах
· заполнять и редактировать таблицу БД
· производить сортировку и поиск записей
Постановка задачи: используя теоретические сведения, выполнить задания лабораторной работы и подготовить отчет.
Начало работы с Microsoft Access
1. Запустите Microsoft Access. Самый надежный способ - через меню кнопки "Пуск" (см. рис. 1). Однако, если ваш компьютер настроен соответствующим образом, сделать это можно и через ярлык, расположенный на рабочем столе.
Рис. 1. Запуск MS Access через главное меню
2. Укажите в открывшемся диалоговом окне, что вы хотите создать новую базу данных (см. рис. 2). Если подобное диалоговое окно вам предложено не было, то вызовите его, дав команду меню "Файл > Создать"
Рис. 2. Создание новой базы данных
Вам будет предложено задать имя файла создаваемой базы данных (выберите свой каталог и укажите имя файла, например, telephone).
| Обратите внимание, что в MS Access, имя файла задается ДО создания новой базы, а не ПОСЛЕ того, как вся работа проделана и остается только сохранить результат (как, например, в MS Word или Excel). Сделано это из соображений обеспечения сохранности данных. Все изменения, вносимые в базу данных, сразу же отображаются и в ее файлах (а поэтому программе с самого начала надо знать их имена). Таким образом, сводится к минимуму риск потери важных данных даже при непредвиденных сбоях (например таких, как отключение электропитания). |
3. Перед вами откроется окно "База данных" (см. рис. 3). Это окно является исходным элементом управления Microsoft Access.
Рис. 3. Окно "База данных"
На левой панели окна "База данных" сосредоточены элементы управления для вызова всех типов объектов Access (таблицы, запросы, формы и т.д.). На правой - элементы управления для создания новых объектов. Сюда же добавляются и создаваемые объекты. Окно имеет панель инструментов для осуществления основных операций с объектами (открытие, редактирование, удаление и т.п.).
Создание таблиц баз данных в MS Access может быть проведено тремя способами (Рисунок 3):
1. В режиме Мастера, когда на выбор предоставляется несколько таблиц со стандартным набором полей. Из образцов полей необходимо выбрать поля в указанной последовательности, используя кнопки со стрелками (Рисунок 2). Переименование поля выполняется с помощью кнопки Переименовать поле.
Рисунок 4 – Выбор полей из образца таблицы «Сотрудники»
2. В режиме Конструктора, когда пользователь сам указывает название полей, их тип и описание (Рисунок 3).
Рисунок 5 – Окно создания таблицы в режиме Конструктор
3. В режиме Таблицы подразумевает простой ввод имени поля и его значения. Переименование поля производится с помощью двойного щелчка по его названию и ввода нового имени.
Задание 1. С помощью мастера создания таблиц создать таблицу Сотрудники фирмы со следующими полями: Фамилия, Имя, Отчество, Должность, Адрес, Почтовый индекс, Домашний телефон, Табельный номер, Дата рождения, Дата найма, номер паспорта, Заметки.
1. Создать новую базу данных, в качестве имени указать свою фамилию.
2. Войти в меню справка, изучить раздел «Создание базы данных». Основные моменты занести в отчет.
3. Создать с помощью мастера таблицу «Сотрудники фирмы» с указанными полями. Поле Заметки переименовать в Примечание.
4. Ввести в таблицу 10 записей (строк). В качестве данных для первой записи использовать свою фамилию и личные данные, далее ввести произвольные данные. Введите несколько фамилий на букву «О»; несколько сотрудников с должностью Бухгалтер и Менеджер, одного сотрудника с должностью Главный бухгалтер, несколько сотрудников с датой найма до 10 октября 2000 года.
5. Просмотреть таблицу в режиме предварительного просмотра.
Задание 2.С помощью конструктора создания таблиц в той же базе данных создать таблицу Мои расходы (Таблица 1). Ввести в нее данные (Таблица 2), в том числе создать ключевое поле. Сохранить таблицу.
| № | Название поля | Тип данных | Свойства полей |
| Тип расходов | Текстовый | Размер поля – 30 | |
| Цель расходов | Текстовый | Размер поля – 40 | |
| Дата покупки | Дата/Время | Краткий формат даты | |
| Сумма затрат | Денежный | Денежный/Авто | |
| Замечания | Текстовый | Размер поля – 50 |
| Код | Тип расходов | Цель расходов | Дата покупки | Сумма затрат | Замечания |
| Питание | Жизненная необходимость | ||||
| Дискотека | Развлечение | 15.05.04 | |||
| Роликовые коньки | Спорт | 27.05.04 | Накоплено 1000 руб | ||
| Диски | Хобби | 02.05.04 | |||
| Одежда | Жизненная необходимость | Отложено 1300 руб |
1.В этой же базе данных создать таблицу «Культурная программа» в Режиме таблицы. Поля таблицы: Дата мероприятия, Вид мероприятия, Место проведения, Время проведения, Приглашенные, Телефон, Впечатления, Замечания.
2.В этой же базе данных создать таблицу «Друзья и хобби» в режиме Мастера таблиц со следующими полями (поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей): Фамилия, Прозвище, Интересы, Хобби, Дата знакомства, Дата мероприятия, Результаты встречи, Замечания, Адрес, Телефон.
a. в режиме Конструктор проверить тип созданных полей;
b. В режиме Таблицы ввести пять записей в созданную таблицу;
c. Просмотреть таблицу в Предварительном просмотре.
Содержание отчета:
Пошаговое описание процесса выполнения задания на лабораторную работу с использованием скриншотов.
Задание 3.Составить простой телефонный справочник в виде обычного списка телефонов с указанием для каждого телефона номера, имени абонента, его адреса и его категории (друзья, родственники, мастерские, магазины и т.д.).
Как построить свою речь (словесное оформление): При подготовке публичного выступления перед оратором возникает вопрос, как лучше словесно оформить свою.
Почему двоичная система счисления так распространена?: Каждая цифра должна быть как-то представлена на физическом носителе.
С помощью макроса или процедуры обработки событий можно определить практически любое свойство формы или отчета в процессе выполнения в ответ на возникновение события в форме или отчете.
Модель событий, похожая на используемую в языке Microsoft Visual Basic, позволяет приложениям реагировать на возникновение различных событий, например, нажатие клавиши на клавиатуре, перемещение мыши или истечение определенного интервала времени.
С помощью языка VBA можно определять и обрабатывать различные объекты, в том числе, таблицы, запросы, поля, индексы, связи, формы, отчеты и элементы управления.
Построитель меню предназначен для помощи при создании специальных меню в приложениях. Кроме того, специальные меню могут содержать подменю.
Помимо установки точек прерывания и пошагового выполнения программ на языке VBA, можно вывести на экран список всех активных процедур. Для этого следует выбрать Вызовы в меню Вид или нажать кнопку «Вызовы» на панели инструментов.
Помимо традиционных способов обработки ошибок, можно использовать процедуры обработки события «Error» для перехвата ошибок при выполнении программ и макросов.
Команды и окна диалога зашиты упрощают процедуру защиты и смены владельца объекта.
С помощью механизма OLE можно обрабатывать объекты из других приложений, вызывая методы и определяя свойства, точно так же, как и объекты Microsoft Access.
С помощью VBA можно создавать программы-надстройки, например, нестандартные мастера и построители. Мастер — средство Microsoft Access, которое сначала задает пользователю вопросы, а затем создает объект (таблицу, запрос, форму, отчет и т. д.) в соответствии с указаниями пользователя. Диспетчер надстроек существенно упрощает процедуру установки программ-надстроек в Microsoft Access.
Access позволяет даже мало подготовленному пользователю создать свою БД и обрабатывать данные с помощью форм, запросов и отчетов, проводить анализ таблиц БД и выполнять ряд других работ. Практически для любых работ с БД в Access имеется свой Мастер,который помогает их выполнять.
Мастер по анализу таблицпозволяет повысить эффективность базы данных за счет нормализации данных. Мастер разделяет ненормализованную таблицу на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторения.
Мастера по созданию форм и отчетовупрощают и ускоряют процесс создания многотабличных форм и отчетов. Новая форма или отчет могут наследовать примененный к таблице-источнику записей фильтр. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, определяющую источник записей для формы или отчета, поэтому отпадает необходимость в создании запроса.
Для изменения вида формы, отчета или отдельных элементов может быть использован мастер, вызываемый кнопкой Автоформат.
Мастер подстановоксоздает в поле таблицы раскрывающийся список значений из другой таблицы для выбора и ввода нужного значения. Для создания такого поля со списком достаточно в режиме конструктора таблицы выбрать тип данных этого поля — Мастер подстановок.
Мастер подстановок можно вызвать в режиме таблицы командой меню Вставка|Столбец подстановок.Созданный в поле таблицы список наследуется при включении этого поля в форму.
Мастера по импорту/экспортупозволяют просматривать данные при импорте/экспорте текста или электронных таблиц, а также при экспорте данных Microsoft Access в текстовые файлы.
Мастер защитыпри необходимости эвакуирует данные, для чего создает новую базу данных, копирует в нее все объекты из исходной базы данных, снимает все права, присвоенные членам группы пользователей, и шифрует новую базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам пользователей.
Мастер по разделению базы данныхпозволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы, а во второй — запросы, формы, отчеты, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, будут иметь общий источник данных, но смогут устраивать формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки данных по своему усмотрению.
Обращаем Ваше внимание, что в соответствии с Федеральным законом N 273-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации» в организациях, осуществляющих образовательную деятельность, организовывается обучение и воспитание обучающихся с ОВЗ как совместно с другими обучающимися, так и в отдельных классах или группах.
Обращаем Ваше внимание, что c 1 сентября 2022 года вступают в силу новые федеральные государственные стандарты (ФГОС) начального общего образования (НОО) №286 и основного общего образования (ООО) №287. Теперь требования к преподаванию каждого предмета сформулированы предельно четко: прописано, каких конкретных результатов должны достичь ученики. Упор делается на практические навыки и их применение в жизни.
Мы подготовили 2 курса по обновлённым ФГОС, которые помогут Вам разобраться во всех тонкостях и успешно применять их в работе. Только до 30 июня Вы можете пройти дистанционное обучение со скидкой 40% и получить удостоверение.
Столичный центр образовательных технологий г. Москва
Получите квалификацию учитель математики за 2 месяца
от 3 170 руб. 1900 руб.
Количество часов 300 ч. / 600 ч.
Успеть записаться со скидкой
Форма обучения дистанционная
Тема 3. Создание базы данных в Microsoft Access
Создание базы данных
Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных. База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным образом.
База данных – это информационная система, которая хранится в электронном виде.
Базы данных, которые организованы в виде нескольких таблиц, называются реляционными.
Большинство баз данных имеют табличную структуру. В базах данных столбцы называются полями, а строки – записями. Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.
Создадим комплекс программ по ведению базы данных, используя приложение Microsoft Access. Данная программа входит в стандартный пакет приложений Microsoft Office, поэтому является достаточно доступной для широкого круга пользователей.
Microsoft Access – это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации баз данных.
Основные возможности, которые предоставляет Access:
• Проектирование базовых объектов БД – двумерных таблиц, с разными типами данных.
• Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
• Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата логической алгебры (для фильтрации данных).
• Создание, модификация и использование форм, запросов и отчетов, с помощью которых в свою очередь выполняются следующие операции: o Оптимизация пользовательского ввода и просмотра данных (формы); o Соединение данных из различных таблиц; проведение групповых операций (т.е. операций над группами записей, объединенных каким-то признаком), с расчетами и формированием вычисляемых полей; отбор данных с применением аппарата логической алгебры (запросы);
o Составление печатных отчетов по данным, которые содержатся в таблицах и запросах БД.
Создание таблиц.
Таблицы – это основные объекты любой базы данных. Они хранят все данные, имеющиеся в базе, а также саму структуру базы.
Работа с базой данных начинается с составления таблиц. Для создания таблиц в Access существует три основных способа:
- с помощью Мастера, который предлагает выбрать из уже имеющегося стандартного набора полей нужные пользователю имена полей;
- путем ввода данных, который позволяет задавать имена полей и сразу вносить данные в таблицу;
- в режиме конструктора, который позволяет пользователю задавать имена полей и самостоятельно определять тип данных этих полей. Ввод данных при этом осуществляется только после задания всех полей и типов в отдельно открывающемся окне таблицы.
Ключевым элементом данных (ключевым полем или просто ключом) называется такой элемент, по которому можно определить значения других полей. Ключи строятся по одному или нескольким полям. Ключевые поля используются для создания межтабличных связей (отношений). Различают первичный и альтернативный ключи.
Первичный ключ – это поле или группа полей, которые единственным образом идентифицируют каждую строку в таблице. Таблица может иметь только один первичный ключ.
Альтернативный ключ – это поле или группа полей, не совпадающих с первичным ключом и уникально идентифицирующий каждую строку в таблице. Таблица может содержать несколько альтернативных ключей.
Желательно, чтобы поле первичного ключа не было большим. Например, в качестве личного ключа можно использовать код или табельный номер сотрудника, а серию и номер паспорта выбрать альтернативным ключом.
Типы данных.
Тип данных определяет, какого вида данные допускается вводить в поле. Например, недопустим ввод текста в поле денежного типа. Выбор соответствующего типа данных обеспечивает ввод данных в правильной форме для сортировки, вычислений и других операций. Microsoft Access поддерживает следующие типы данных:
Текстовый – Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например, номера телефонов.
Поле МЕМО – Длинный текст или комбинация текста и чисел.
Числовой - Числовые данные, используемые для проведения расчетов.
Дата/время - Даты и время, относящиеся к годам с 1000 по 9999, включительно.
Денежный - Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах.
Счетчик - Уникальные последовательно возрастающие (на 1) или случайные числа, автоматически вводящиеся при добавлении каждой новой записи в таблицу.
Логический - Логические значения, а также поля, которые могут содержать одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет).
Поле объекта OLE - Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Microsoft Access.
Гиперссылка - Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки.
Мастер подстановок - Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка, или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Выбор этого параметра в списке в ячейке запускает мастера подстановок, который определяет тип поля.
Рассмотрим создание и работу с базой данных на примерах.
Пример 1. Создание базы данных.
Создадим базу данных «Аптека льготных лекарств». Сделаем таблицы и организуем связи между ними. Создание таблиц произведем в режиме Конструктора. В таблице «Льготники» определим ключевое поле – им будет являться поле Код льготника. В таблице «Выдача» ключевым возьмем поле Код выдачи В таблице «Льготный препарат» ключевым полем будет Код льготного препарата. Ключевое поле необходимо для построения межтабличных связей.
Таблицы в режиме конструктора:
Рис. 1 Рис. 2
Далее создадим межтабличные связи.
Основное назначение связи заключается в следующих двух задачах:
1) обеспечение целостности данных;
2) автоматизация задач обслуживания базы.
Виды связей:
1) один к одному – каждая запись одной таблицы соответствует одной записи в другой таблице. Соотношение целесообразно использовать, если часть данных используется нечасто. Отношение же при этом позволяет увеличивать скорость обработки данных.
2) один ко многим – каждой записи одной таблицы соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется очень часто.
3) Многие к одному – нескольким записям в одной таблице соответствует одна запись в другой таблице. Отношение аналогично предыдущему и зависит от точки зрения пользователя или разработчика.
4) Многие ко многим – нескольким записям в одной таблице соответствует несколько записей в другой таблице. Отношение используется сравнительно редко и поддерживается не всеми системами разработки баз данных.
В специальном окне Схема данных (Сервис/Схема данных, или кнопка «Схема данных» на
панели инструментов ) поместим все три таблицы и укажем, как они будут связаны между собой. Чтобы создать межтабличную связь, выделим в одной таблице нужное поле и перетащим это поле в поле другой таблицы. При отпускании кнопки мыши автоматически откроется диалоговое окно «Изменение связей», связь создается при нажатии кнопки «Создать». Как правило, связь осуществляется через поля с одинаковыми данными. Одно из полей ключевое, другое (в другой таблице) может быть ключевым, но может и не являться ключевым полем. В нашей схеме получается две связи вида «один ко многим», то есть ключевое поле одной таблицы связано с не ключевым полем другой. Другими словами, одной записи первой таблицы соответствуем несколько записей из второй таблицы.
Далее можно перейти к заполнению таблиц данными. Заполнение таблиц легче производить с уже созданными связями, так как в таблицах можно просматривать все связанные данные. Это также облегчает процесс заполнения таблиц. Пример вложенности таблиц показан на рис. 5.
Создание запросов.
Запросы – эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.
Запросы в Access существуют нескольких типов:
- Запрос на выборку – с помощью этого типа запроса можно выбрать данные из одной или нескольких таблиц и отобразить их в виде отдельной таблицы. Выборка данных может быть как простой, по одному условию, так и более сложной, с применением нескольких условий и логических функций. Также возможно составление условий во временном режиме, когда необходимо выбрать данные за какой-то период времени, в радиусе конкретных дат.
- Запрос с параметром – наиболее гибкий вид запроса, позволяющий получать разные результирующие таблицы, в зависимости от введенного в специальном диалоговом окне параметра;
- Запрос на изменение, обновление, удаление данных – запрос позволяет изменять и обновлять данные в автоматическом режиме, без открытия самих таблиц, что существенно упрощает работу.
- Запрос на создание таблиц – позволяет создавать новые таблицы на основе уже существующих, а также систематизировать данные из нескольких таблиц.
- Итоговый запрос – группирует и систематизирует данные. Позволяет производить групповые операции с данными таблиц (нахождение максимального значения, минимального значения, среднего значения, суммы, количество и т.д.).
Иногда запросы могут быть комплексными, то есть представлять собой одновременно два и более видов запросов (например, запрос с параметром может содержать групповые операции, запрос на создание таблицы может содержать параметр для ее создания и т.д.).
Пример 2. Простой запрос на выборку данных
Постановка задачи: С помощью запроса создать таблицу, показывающую в хронологическом порядке список всех льготников и те препараты, которые им выданы.
Командой главного меню Создание / Конструктор запросов переходим в режим построения структуры запроса. В поле таблиц размещаем все три таблицы базы. Ниже, в строке Поле, указываем последовательно те поля, которые будет содержать наша будущая таблица запроса: Дата выдачи, Фамилия, Имя, Отчество, Название препарата. Имена таблиц будут выбираться автоматически при выборе поля. Для удобства просмотра данных можно указать для каждой колонки тип сортировки, по возрастанию или убыванию.
Далее окно запроса закрывается и сохраняется, ему присваивается имя.
Просмотр результата работы запроса происходит в левой колонке объектов, подраздел Запросы. Двойной щелчок мыши по названию запроса откроет его в виде сформированной таблицы с данными.
Пример 3. Запрос с параметром.
Постановка задачи: Создать запрос с параметром, который формирует список льготников, получающих указанный препарат.
Запрос в режиме конструктора:
При запуске запроса сначала появляется диалоговое окно, в которое необходимо ввести фамилию исполнителя работ.
Далее при нажатии кнопки ОК получаем результат работы запроса.
Пример 4. Запрос на выборку с заданным условием (для логического типа данных).
Постановка задачи: Сформировать с помощью запроса список всех льготников, которые имеют инвалидность.
Рис. 9. Конструктор запроса с условием.
Пример 5. Запрос на выборку с заданным условием (для текстового типа данных)
Постановка задачи: Создать запрос, который формирует список льготников, получающих препарат Инсулин.
Пример 6. Запрос на выборку в заданном диапазоне календарных дат
Постановка задачи: Сформировать список льготников, получивших препараты в заданном
диапазоне дат (с 14.12.2016 по 21.01.2017)
Пример 7. Итоговый запрос.
Итоговые запросы – это запросы, выполняющие вычисления в группах записей. Для создания итогового запроса в окне конструктора запросов надо выполнить команду «Групповые операции» из меню «Вид» или нажать на кнопку «Итоги» на панели инструментов. После этого в бланке запроса появляется новая строка «Групповая операция:». Любое поле этой строки это поле списка, который содержит все доступные групповые операции.
Постановка задачи: С помощью запроса определить, сколько препаратов выдано льготникам по каждой фармакалогической группе и на какую общую сумму.
Рис. 12. Конструктор итогового запроса с групповыми операциями.
Создание отчетов.
Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Особенность отчетов и отличие их от форм заключается в основном в том, что они позволяют легко выполнить группировку данных и подвести итоги.
Отчеты можно создавать автоматически (Автоотчет), автоматизированно (Мастер отчетов) и ручным проектированием (Конструктор отчетов).
Создание отчета с использованием мастера.
Для создания отчета нужен готовый запрос или таблица, которая содержит данные и с которой можно работать.
На вкладке Создание в главном меню выбираем кнопку Мастер отчетов. В открывшемся окне выбираем ту таблицу или запрос, на основе которого отчет создается. Далее, следуя указаниям Мастера, выбираем необходимые поля, их расположение. В итоге получаем сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице (запросе).
Отчет будет открыт в режиме просмотра. Обратите внимание на содержание панели инструментов режима просмотра (она называется «Предварительный просмотр»).
· с помощью Мастера создания таблиц (by using wizard).
5 .1 Создание таблицы путем ввода данных
Если для пользователя сложно сразу определить структуру таблицы, Microsoft Access позволяет создать таблицу путем ввода данных в окно с традиционной табличной формой (рис. 5.1).
Рисунок 5.1 - Создание таблицы путем ввода данных
Для этого необходимо:
1) Открыть окно новой или существующей базы данных и в нем открыть список таблиц.
2) Выделить в списке таблиц ярлык Создание таблицы путем ввода данных (Create table by entering data) и дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Появится пустая таблица со стандартными названиями столбцов: Поле1 (Field 1), Поле2 (Field2) и т. д. По умолчанию для создания таблицы предоставляется десять полей.
3) В поля этой таблицы нужно ввести требуемые данные. Тип данных в одном поле (столбце) во всех записях должен быть одинаковым.
4) Можно ввести свои собственные заголовки столбцов, для чего щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку столбца и выбрать из контекстного меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца подсвечивается, и можно вводить свое название.
5) По окончании ввода данных нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
6) В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?) нажать кнопку Да (Yes).
7) В окне Сохранение (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы и нажать кнопку ОК (рис. 5.2).
Рисунок 5.2 - Диалоговое окно Сохранение
5 .2 Создание таблиц с помощью Мастера таблиц
Для этого необходимо:
1) Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create table by using wizard).
2) В диалоговом окне Создание таблиц (Table Wizard) (рис. 5.3) выбрать назначение таблицы: Деловые (Business) (для иных целей можно выбрать и Личные (Personal)).
3) В поле Образцы таблиц (Sample Tables) выбрать подходящую таблицу — Список рассылки (MailingList).
4) Переместить нужные поля из списка Образцы полей (Sample Fields) в список Поля новой таблицы (Fields in my new table). Для этого следует воспользоваться кнопками со стрелками: > — переместить одно поле, » — переместить все поля.
Рисунок 5.3 - Диалоговое окно Мастера таблиц
5. Повторять описанные в пп. 3—4 действия до тех пор, пока не будет создан подходящий перечень полей для новой таблицы.
6. При необходимости переименовать какое-либо поле, нужно выделить его в списке Поля новой таблицы (Fields in my new table) и нажать кнопку Переименовать поле (Rename Field), затем ввести в диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) новое имя поля и нажать кнопку ОК (рис. 5.4). Нажать кнопку Далее (Next).
Рисунок 5.4 - Диалоговое окно Переименование поля
7. В следующем диалоговом окне в поле Необходимо задать имя для новой таблицы (What do you want to name your table?) ввести имя новой таблицы "Список рассылки оповещений" (рис. 5.5).
Рисунок 5.5 - Второе диалоговое окно Мастера таблиц
8. Выбрать способ определения ключа Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, set a primary key for me) (имеется альтернатива Пользователь определяет ключ самостоятельно (No, I'll set the primary key)). Тогда в таблицу будет добавлено поле автоматической нумерации. Нажать кнопку Далее (Next).
Если было выбрано самостоятельное определение ключа, в поле со списком Необходимо выбрать поле с уникальными для каждой записи данными (What field will hold data that is unique for each record?) необходимо выбрать имя поля, которое станет ключевым. Затем нужно определить тип данных, которые будут содержаться в ключевом поле.
Рисунок 5.6 - Третье диалоговое окно Мастера таблиц
Рисунок 5.7 - Диалоговое окно Связи
Рисунок 5.8 - Четвертое окно Мастера таблиц
10. В окне Связи (Relationships) нужно выбрать тип связи с данной таблицей (рис. 5.7).
11. В диалоговом окне Мастера таблиц (см. рис.5.6) нажать кнопку Далее (Next).
12. В последнем диалоговом окне, пользователю необходимо выбрать, что он будет делать с таблицей дальше(Изменить структуру таблицы) и нажать кнопку Готово( Finish ) (рис.5.8).
5 .3 Создание таблицы с помощью Конструктора таблиц
В режиме Конструктора таблицы создаются путем задания имен полей, их типов и свойств. Чтобы создать таблицу в режиме Конструктора, необходимо:
1. Дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create table in Design View) или нажать на кнопку Создать (New) в верхней части окна базы данных, выбрать из списка в окне Новая таблица (New Table) элемент Конструктор (Design View) (рис. 5.9).
Рисунок 5.9 - Окно новой таблицы в режиме Конструктора
2. В окне Конструктора таблиц в столбец Имя поля (Field Name) ввести имена полей создаваемой таблицы.
3. В столбце Тип данных (Data Type) для каждого поля таблицы выбрать из раскрывающегося списка тип данных, которые будут содержаться в этом поле.
4. В столбце Описание (Description) можно ввести описание данного поля (не обязательно).
5. В нижней части окна Конструктора таблиц на вкладках Общие (General) и Подстановка (Lookup) ввести свойства каждого поля или оставить значения свойств, установленные по умолчанию.
6. После описания всех полей будущей таблицы нажать кнопку Закрыть (в верхнем правом углу окна таблицы).
7. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы ? (Do you want to save changes to the design of table < имя таблицы >?), нажать кнопку Да (Yes).
8. В окне Сохранить как (Save As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя создаваемой таблицы и нажать кнопку ОК.
Печать таблицы
Самым простым способом вывода таблицы на печать является использование кнопки Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database). Чтобы вывести таблицу на печать таким способом, необходимо:
1. Выделить таблицу в окне базы данных.
2. Нажать кнопку Печать (Print) на панели инструментов База данных (Database).
При этом производится печать всей таблицы. Для вывода всей таблицы можно также щелкнуть правой кнопкой мыши на значке таблицы в окне базы данных и из контекстного меню выбрать команду Печать (Print).
В Access-базу данных могут входить разнородные объекты. Как правило, БД состоит из достаточно большого числа таких объектов. Различают следующие типы объектов:
Таблица — набор данных по конкретной теме. Данные таблицы хранятся в записях (строках), состоящих из отдельных полей (столбцов). В БД Microsoft Access все данные хранятся в виде таблиц. Запрос позволяет выбрать из БД только необходимую информацию, т.е. ту, которая соответствует определенному условию и нужна для решения определенной задачи.
Форма представляет собой бланк, подлежащий заполнению, или маску-формуляр, позволяющую ограничить объем информации, доступной пользователю. Отчет предназначен для печати любого набора данных, оформленного соответствующим образом. Макрос автоматизирует выполнение конкретной операции БД без программирования. Модуль содержит программы на языке Visual Basic, применяемые для настройки, оформления и расширения БД. Конструктор таблиц является графическим средством представления и изменения структуры таблицы в базе данных, к которой имеется подключение. Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. Для каждого столбца отображаются его основные характеристики: имя столбца, тип данных, длина и параметр допустимости пустых значений. В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области. Из окна конструктора таблиц можно также получить доступ к окнам свойств, с помощью которых создаются и изменяются межтабличные связи, ограничения, индексы и ключи таблицы. Форма — это объект базы данных, который можно использовать для ввода, изменения или отображения данных из таблицы или запроса. Формы могут применяться для управления доступом к данным: с их помощью можно определять, какие поля или строки данных будут отображаться. Например, некоторым пользователям достаточно видеть лишь несколько полей большой таблицы. Если предоставить им форму, содержащую только нужные им поля, это облегчит для них использование базы данных. Для автоматизации часто выполняемых действий в форму можно добавить кнопки и другие функциональные элементы. Формы можно рассматривать как окна, через которые пользователи могут просматривать и изменять базу данных. Рационально построенная форма ускоряет работу с базой данных, поскольку пользователям не требуется искать то, что им нужно. Внешне привлекательная форма делает работу с базой данных более приятной и эффективной, кроме того, она может помочь в предотвращении неверного ввода данных. В Microsoft Office Access 2007 предусмотрены новые средства, помогающие быстро создавать формы, а также новые типы форм и функциональные возможности, благодаря которым база данных становится более практичной. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.
При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов. Мастер позволяет создавать отчеты с группировкой записей и представляет собой простейший способ создания отчетов. Он помещает выбранные поля в отчет и предлагает шесть стилей его оформления. После завершения работы Мастера полученный отчет можно доработать в режиме Конструктора. Воспользовавшись функцией Автоотчет, можно быстро создавать отчеты, а затем вносить в них некоторые изменения. Для создания Автоотчета необходимо выполнить следующие действия: В окне базы данных щелкнуть на вкладке Отчеты и затем щелкнуть на кнопке Создать. Появится диалоговое окно Новый отчет. Выделить в списке пункт Автоотчет: в столбец или Автоотчет: ленточный. В поле источника данных щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу или запрос. Щелкнуть на кнопке ОК. Мастер автоотчета создает автоотчет в столбец или ленточный (по выбору пользователя), и открывает его в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть отчет в распечатанном виде. В меню Файл щелкнуть на команде Сохранить. В окне Сохранение в поле Имя отчета указать название отчета и щелкнуть на кнопке ОК.
1. Информационное общество - основные признаки. Особенности информационного общества.
2. Информационные технологии в образовании и науке.
3. Количество информации, виды и свойства информации.
4. Законы логического вывода.
5. Информационный ресурс. Каковы же основные особенности ИР?
6. Использование информационных технологий в Вашей профессиональной деятельности.
7. Понятие безопасности компьютерной информации. Объекты и элементы защиты данных в компьютерных системах.
8. Информационная безопасность. Компьютерные вирусы. Антивирусные программы.
9. Элементы интернет - технологий. (Работа в Интернет. Поиск информации. E-mail. Создание сайтов).
10. Электронное правительство. Примерный набор услуг электронного правительства.
11. Локальные и глобальные сети.
12. Элементы информационных технологий.(Базы данных на ЭВМ; элементы мат логики; базы знаний на ЭВМ; законы логического вывода).
13. Основы электронного обучения «E-Learning». Методы электронного обучения.
14. Представление информации в компьютере. Количество информации.
15. Обобщенная структурная схема ПЭВМ.
1. Этапы решения задачи с помощью компьютера.
2. Термины программирования. Свойства алгоритмов. Типы алгоритмов программирования (примеры).
3. Элементы математической логики. Конъюнкция, дизъюнкция, отрицание. Законы матлогики.
4. Мультимедийные ресурсы. PowerPoint. Создание презентации.
5. Дистанционное образование. Основные модули: (Главный модуль, Пользователи).
6. Технология дистанционное образование. Мультимедийные ресурсы.
7. Программирование. Определение алгоритма. Способы представления алгоритмов. Последовательный алгоритм и разветвляющийся алгоритм.
8. Программирование. Циклический алгоритм. Виды операторов цикла.
9. Этапы развития информационных технологий.
10. Базы данных. Способ создания БД в электронной таблице.
11. Сводная и консолидирующая таблицы в MS Excel. Этапы создания этих таблиц.
12. MS Excel. Формулы и встроенные функции, категории функций (привести примеры).
13. MS Access. Терминология, импортирование и встраивание БД.
14. MS Access. Схема связи, виды связей базы данных.
15. MS Access. Основные объекты БД. Конструкторы и Мастера Форм, Отчетов и др.
Как выбрать специалиста по управлению гостиницей: Понятно, что управление гостиницей невозможно без специальных знаний. Соответственно, важна квалификация.
Читайте также: