Назначение кнопок открыть конструктор создать в access
Обновлено: 01.05.2024
Приложение Microsoft Access – это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows (Windows 2000, Windows XP и Windows Server 2003).
СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.
Пользовательский интерфейс MS Access 2003
Интерфейс пользователя MS Access – это комплекс программ, который реализует диалог в процессе работы пользователя с приложением Access.
После загрузки MS Access на экране появится главное окно, в котором размещается окно базы данных. При первом запуске Access в главном окне выводится область задач в режиме «Приступая к работе», с помощью которой можно открыть существующие БД и «Создать файл».
При выборе команды «Создать файл» в области задач изменится режим на «Создание файла».
При выборе команды «Новая база данных» откроется окно диалога «Файл новой базы данных», в котором необходимо выбрать имя диска и директории для хранения БД, а также имя БД (тип файла устанавливается по умолчанию «Базы данных Microsoft Office Access») и щелкнуть на кнопке «Создать», будет сохранен файл с расширением .mdb.
В главном окне появится окно БД с назначенным именем, например «Деканат: база данных (формат Access 2000). В Access2003 для новых баз данных по умолчанию используется формат файла Access 2000, необходимый для обеспечения совместимости с базами данных предыдущих версий. Для того чтобы изменить формат файлов Access 2000, необходимо в меню главного окна выбрать команду «Сервис / Служебные программы / Преобразовать базу данных» и указать нужный формат.
Для изменения используемого по умолчанию формата файлов при создании новой базы данных необходимо выбрать команду Сервис / Параметры, активизировать вкладку «Другие» и в списке «Формат файла по умолчанию» выбрать из списка Access 2002—2003.
Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей:
1) В строке заголовка находится системное меню в виде пиктограммы, расположенной слева от названия главного окна: «Microsoft Access».
2) Строка меню содержит группы команд объединенные по функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка. Команды, содержащие в меню аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.
3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены наиболее часто используемые команды. Перед созданием БД необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.
5) Строка состояния находится внизу главного окна и предназначена для вывода краткой информации о текущем режиме работы.
Рассмотри более подробнее окно БД.
В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.
Команды панели инструментов окна БД:
Панель "Объекты":
Область со списком возможных режимов создания объектов.
В этой области кроме списка режимов создания объектов отображаются созданные объекты (например, таблицы, формы и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть" или "Конструктор".
Нажатие кнопки “Открыть” активизирует режим таблицы, в котором можно просматривать и редактировать данные в выбранной таблице. Нажатие кнопки “Конструктор” открывает таблицу в режиме конструктора, предназначенном для просмотра и изменения структуры таблицы.
Кнопки в формах Access используются для запуска действий или наборов действий . Например, кнопка может открывать другую форму. Чтобы кнопка запускала действие, нужно связать макрос или процедуру обработки событий со свойством Нажатие кнопки. Можно также внедрить макрос прямо в свойство Нажатие кнопки. Это позволит копировать кнопку в другие формы без потери ее функциональности.
В этой статье
Добавление кнопки в форму с помощью мастера
С помощью мастера создания кнопок можно быстро создавать кнопки для разных задач, таких как закрытие формы, открытие отчета, поиск записи или запуск макроса.
В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Конструктор.
На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите параметр Использовать мастера .
На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните элемент Кнопка.
Щелкните форму в том месте, где должна находиться кнопка.
Запустится мастер создания кнопок.
Следуйте указаниям мастера. На его последней странице нажмите кнопку Готово.
Мастер создаст кнопку и внедрит макрос в ее свойство Нажатие кнопки. Макрос будет содержать действия, выполняющие выбранную в мастере задачу.
Просмотр или изменение макроса, внедренного в кнопку
Щелкните в области навигации правой кнопкой мыши форму с нужной кнопкой и выберите в контекстном меню пункт Конструктор или Режим макета .
Щелкните кнопку, чтобы выделить ее, и нажмите F4, чтобы открыть окно ее свойств.
В окне свойств на вкладке События в поле свойства Нажатие кнопки должен отображаться текст [Внедренный макрос]. Щелкните в этом поле и нажмите справа от него кнопку .
Откроется конструктор макросов, в котором будут показаны действия во внедренном макросе.
Создание кнопки перетаскиванием макроса в форму
Кнопку запуска макроса можно создать, перетащив готовый макрос в форму в режиме конструктора.
Чтобы открыть форму в режиме конструктора, щелкните ее правой кнопкой мыши в области навигации и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
Найдите в области навигации макрос, который должна запускать новая кнопка, и перетащите его в форму.
Access автоматически создаст кнопку и сделает ее подписью название макроса. Кроме того, Access вставит в свойство Нажатие кнопки имя макроса, чтобы он запускался при нажатии кнопки. Кнопка будет создана со стандартным именем, но лучше назначить ее свойству Имя какой-нибудь подходящий по смыслу текст. Чтобы отобразить окно свойств кнопки, когда форма открыта в режиме конструктора, щелкните кнопку и нажмите клавишу F4.
Дополнительные сведения о создании макросов см. в статье Создание макроса пользовательского интерфейса.
Создание кнопки без использования мастера
Кнопку можно создать и без мастера. Для этого нужно расположить кнопку на форме и настроить несколько свойств.
Щелкните форму в области навигации правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Конструктор .
Убедитесь, что на вкладке Конструктор в группе Элементы управления параметр Использовать мастера не установлен или отмените его выбор.
На вкладке Конструктор в группе Элементы управления щелкните элемент Кнопка.
Щелкните форму в том месте, где должна находиться кнопка.
Access добавит кнопку в форму.
Поскольку параметр Использовать мастера не установлен, больше ничего сделано не будет. Если при добавлении кнопки в форму запустится мастер создания кнопок, можете нажать в нем кнопку Отмена.
Выделите кнопку и нажмите F4, чтобы отобразить окно ее свойств.
Откройте вкладку Все, чтобы отобразить все свойства кнопки.
Задайте нужные свойства, руководствуясь указаниями в таблице ниже.
По умолчанию Access назначает новой кнопке имя Кнопка и добавляет к нему число, например Кнопка34. Рекомендуется изменить такое имя на что-либо более выразительное (например, Отчет о продажах или Закрыть форму). Это поможет, когда кнопку нужно будет использовать в макросе или процедуре обработки событий.
Введите метку, которая будет отображаться на кнопке. Например, "Отчет о продажах" или "Закрыть форму".
Примечание: Если свойству Рисунок кнопки назначено изображение, подпись не отображается.
Нажатие кнопки
В этом свойстве можно указать, что должно происходить при нажатии кнопки. Чтобы установить его, щелкните в поле свойства и выполните одно из указанных ниже действий.
Чтобы кнопка запускала сохраненный макрос, щелкните стрелку вниз и выберите имя нужного макроса.
Чтобы кнопка запускала встроенную функцию или функцию VBA, введите знак равенства (=) и имя функции, например =MsgBox("Привет, мир") или =MyFunction(аргументы).
Чтобы создать выражение, нажмите и выберите пункт Выражения.
Чтобы начать создание процедуры обработки событий на Visual Basic для приложений (VBA), нажмите и выберите пункт Программы. Чтобы создать внедренный макрос с действиями, которые будет запускать кнопка, нажмите и выберите пункт Макросы.
Примечание: Базам данных Access, содержащим код VBA, для выполнения кода необходимо предоставить статус надежных.
Чтобы получить справку по свойствам, которые здесь не описаны, поместите курсор в поле свойства и нажмите клавишу F1.
Настройка кнопки
С помощью разнообразных средств настройки кнопок в Access можно изменять вид и функции кнопок. Например, можно расположить кнопки в строку или в столбик либо сделать их похожими на гиперссылки.
Щелкните форму в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Конструктор .
Выполните одну из описанных ниже процедур.
Создание горизонтального (табличного) или вертикального (в столбик) макета кнопок
Добавив кнопки в табличный макет или макет в столбик, можно создать строку или столбец точно выровненных кнопок. Затем их можно перемещать как группу, что упрощает изменение форм. Кроме того, вы можете применить форматирование сразу ко всей строке или столбцу кнопок либо отделить кнопки с помощью линий сетки.
Щелкните правой кнопкой мыши одну из кнопок, которые нужно добавить в макет, и наведите указатель на пункт Макет в контекстном меню.
Выберите пункт В виде таблицы или В столбик , чтобы создать соответственно строку или столбец кнопок.
Access отобразит границы кнопки, чтобы показать ее макет. У каждой кнопки есть метка, которую нельзя удалить, но можно ужать до очень маленького размера, если она не нужна.
На рисунке ниже показаны кнопка и связанная с ней метка в табличном макете. Как видите, метка находится в соседнем разделе выше — это позволяет не повторять метки для каждой записи.
На рисунке ниже показаны кнопка и связанная с ней метка в макете в столбик. В таком макете метка и кнопка всегда расположены в одном разделе.
Добавьте в макет другие кнопки, перетащив их в область макета. При перетаскивании кнопки по области макета в Access отображается горизонтальная (для табличного макета) или вертикальная (для макета в столбик) полоса вставки, которая показывает, где окажется кнопка, когда вы отпустите кнопку мыши.
Когда вы отпустите кнопку мыши, элемент управления будет добавлен в макет.
Перемещение кнопок в раздел выше или ниже в табличном макете. Если вы хотите оставить кнопку в табличном макете, но переместить ее в другой раздел формы (например, из раздела сведений в раздел заголовка формы), выполните указанные ниже действия.
На вкладке Упорядочить выберите команду Вверх или Вниз.
Кнопка переместится в соседний раздел выше или ниже, но останется в табличном макете. Если в том месте, куда вы перемещаете кнопку, уже есть элемент управления, они поменяются местами.
Примечание: В макете в столбик команды Вверх и Вниз отключены.
Перемещение всего макета кнопок
Щелкните любую из кнопок в макете.
В левом верхнем углу макета появится значок селектора.
Чтобы переместить макет в другое место, перетащите селектор.
Добавление линий сетки в макет кнопок
Выделите любую из кнопок в макете.
На вкладке Упорядочить нажмите кнопку Сетка и выберите стиль линий сетки.
Создание прозрачной кнопки
Прозрачную кнопку можно поместить поверх любого объекта в форме, чтобы придать ему функциональные свойства кнопки. Допустим, вы хотите разделить изображение на области, при нажатии которых будут запускаться разные макросы. Для этого можно поместить поверх изображения несколько прозрачных кнопок.
Щелкните кнопку, которую нужно сделать прозрачной, и нажмите F4, чтобы отобразить окно ее свойств.
Щелкните в окне свойств на вкладке Макет поле свойства Прозрачный.
Выберите в раскрывающемся списке значение Да.
Вы по-прежнему будете видеть контур кнопки в режиме конструктора, но в режиме формы она будет невидима.
Примечание: Выбор для свойства "Прозрачность" для кнопки "Да" — не то же самое, что для свойства "Видимый" — "Нет". Обе операции скрывают кнопку, но если для свойства "Прозрачность" установить "Да", кнопка остается включенной. Если для свойства "Видимый" установить "Нет", кнопка будет отключена.
Отображение кнопки в виде гиперссылки
При желании можно скрыть кнопку, но оставить ее подпись. В результате получится элемент управления, который выглядит как надпись, но работает как кнопка. Можно также подчеркнуть текст подписи и изменить его цвет, чтобы он выглядел как гиперссылка.
Щелкните кнопку, чтобы выделить ее, и нажмите F4, чтобы открыть окно ее свойств.
В окне свойств на вкладке Макет щелкните поле Тип фона.
В раскрывающемся списке выберите вариант Прозрачный.
Кнопка будет скрыта, но ее подпись останется видимой.
Чтобы подчеркнуть текст подписи или изменить его цвет, воспользуйтесь инструментами из группы Шрифт на вкладке Формат.
Создание кнопки "Отмена"
Щелкните кнопку и нажмите F4, чтобы открыть окно ее свойств.
В поле свойства Отмена выберите значение Да.
Если свойство "Отмена" для кнопки имеет значение "Да" и форма является активной, пользователь может выбрать ее, щелкнув ее, нажав клавишу ESC или клавишу ВВОД, когда кнопка фокус. Если для свойства "Отмена" одной кнопки установлено "Да", для всех остальных кнопок формы оно автоматически получает ответ "Нет".
Чтобы кнопка "Отмена" отменяла все действия, выполненные в форме или диалоговом окне, нужно создать соответствующий макрос или процедуру обработки событий и связать их со свойством Нажатие кнопки.
Примечание: Если в форме разрешены необратимые операции (например, удаление), рекомендуется сделать кнопку "Отмена" используемой по умолчанию. Чтобы сделать это, установите значение Да для свойств По умолчанию и Отмена.
Отображение рисунка на кнопке. Введите в поле свойства Рисунок имя файла изображения (например, в формате BMP, ICO или DIB) и путь к нему. Если вы не помните точно имя файла или путь, нажмите кнопку , чтобы открыть построитель рисунков.
Отображение на кнопке и рисунка, и подписи
На кнопке можно отобразить и рисунок, и подпись. Чтобы сделать это, выполните указанные ниже действия.
Добавьте рисунок на кнопку по приведенным ранее инструкциям
Выделите кнопку. Если окно ее свойств не отобразится, нажмите клавишу F4.
В окне свойств кнопки на вкладке Макет введите нужную подпись в поле свойства Подпись.
Щелкните стрелку вниз в поле свойства "Расположение подписей рисунков" и выберите нужный уклад. Например, чтобы подпись отображалась под рисунком, выберите "Снизу". Чтобы отобразить подпись справа от рисунка, выберите "Справа". Чтобы расположение было зависеть от системного региональных порядоков, выберите "Общие". При использовании этого параметра подпись будет отображаться справа на языках с текстом слева направо, а слева на языках, которые читают текст справа налево.
В этой статье описаны элементы пользовательского интерфейса Access и ссылки на дополнительные сведения об этих элементах и о том, как настроить интерфейс.
В этой статье
Общие сведения
В пользовательском интерфейсе Access есть три основных компонента:
Лента — полоса вкладок в верхней части окна программы, которая содержит группы команд.
Представление Backstage — это набор команд, которые вы видите на вкладке "Файл" на ленте.
Область навигации — это левая часть окна программы Access, которая позволяет работать с объектами базы данных.
Эти три элемента обеспечивают среду, в которой создаются и используются базы данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов. В основном она состоит из вкладок с группами кнопок.
На ленте есть основные вкладки, которые группировать часто используемые команды, контекстные вкладки, которые отображаются только при их использовании, и небольшая панель инструментов, которую можно настроить с помощью избранных команд.
Некоторые кнопки на вкладке ленты предоставляют вам коллекции вариантов, а другие запускают команды.
Представление Backstage
Представление Backstage содержит команды и сведения, которые применяются во всей базе данных, например для сжатия и восстановления,а также команды, которые в более ранних версиях были в меню "Файл", например "Печать".
Область навигации
С помощью области навигации можно систематизировать объекты базы данных, что является основным средством открытия или изменения ее оформления.
В области навигации есть категории и группы. Вы можете выбрать один из множества вариантов организации, а также создать собственную организационную схему в области навигации. По умолчанию в новой базе данных используется категория "Тип объекта", которая содержит группы, соответствующие различным типам объектов базы данных. Категория "Тип объекта" организована для объектов базы данных так же, как окно базы данных, отображаемое по умолчанию в более ранних версиях.
Вы можете свернуть или скрыть ее, но не скрыть ее, открыв объекты базы данных перед ней.
Представление Backstage
Представление Backstage занимает вкладку "Файл" на ленте и содержит множество команд. Представление Backstage также содержит другие команды, которые применяются к всему файлу базы данных. Если открыть Access, но не базу данных (например, открыть Access из меню "Пуск" Windows), откроется представление Backstage.
В представлении Backstage можно создать новую базу данных, открыть существующую и выполнить много задач обслуживания файлов и баз данных.
Создание пустой базы данных
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Выполните одно из следующих действий:
Создание веб-базы данных
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая веб-база данных".
В правой области в поле "Пустая веб-база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте то, которое вам нужно.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных рабочего стола
В области "Доступные шаблоны"выберите "Пустая база данных".
В области "Пустая база данных" введите имя файла базы данных в поле "Имя файла" или используйте нужное имя.
Будет создана новая база данных, и в представлении таблицы откроется новая таблица.
Создание базы данных на базе образца шаблона
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Щелкните "Образцы шаблонов"и просмотрите доступные шаблоны.
Когда вы найдете нужный шаблон, щелкните его.
В поле "Имя файла" справа введите имя файла или используйте его.
Access создаст базу данных на базе шаблона и откроет ее.
Запустите Access из меню "Пуск" или сочетания клавиш.
Появится представление Backstage.
Примечание: Вы также можете найти шаблон с помощью предоставленного поле поиска.
В поле "Имя файла" введите имя файла или используйте его.
Access автоматически скачивает шаблон, создает базу данных на его основе, сохраняет его в папке "Документы" (например, в папке "Мои документы") и открывает базу данных.
Когда вы открываете (или создаете и открываете) базу данных, Access добавляет имя файла и ее расположение во внутренний список последних использованных документов. Этот список отображается на вкладке "Последние" представления Backstage, так что вы можете легко открыть последние использованные базы данных.
Открытие недавно использованной базы данных
В представлении Backstage щелкните "Последние"и выберите базу данных, которую вы хотите открыть.
Access откроет базу данных.
Открытие базы данных в представлении Backstage
Откройте вкладку Файл и нажмите кнопку Открыть. В диалоговом окне "Открыть" найдите и выберите файл, а затем нажмите кнопку "Открыть".
Откроется база данных.
Лента
Лента является основной заменой меню и панели инструментов и предоставляет основной интерфейс команд в Access. Одно из главных преимуществ ленты состоит в том, что она объединяет в одном месте те задачи или точки входа, которые использовались для отображения меню, панели инструментов, области задач и других компонентов пользовательского интерфейса. Таким образом, вы сможете искать команды в одном месте, а не в разных местах.
Когда вы открываете базу данных, лента отображается в верхней части главного окна Access, где команды отображаются на активной вкладке.
Лента содержит набор вкладок с командами. В Access основными вкладками команд являются "Файл", "Главная","Создание","Внешниеданные" и "Средства управления базами данных". Каждая вкладка содержит группы связанных команд, и в этих группах находятся новые элементы пользовательского интерфейса, такие как коллекции — новый тип элемента управления, который визуально представляет варианты выбора.
Команды, доступные на ленте, также отражают текущий активный объект. Например, если в таблице, открытой в представлении таблицы, при нажатии кнопки "Форма" на вкладке "Создание" в группе "Формы" будет создаваться форма на основе активной таблицы. Таким образом, имя активной таблицы ввели в свойстве RecordSource новой формы. Кроме того, некоторые вкладки ленты отображаются только в определенных контекстах. Например, вкладка "Конструктор" появляется только в том случае, если объект открыт в конструкторе.
Для этого можно использовать сочетания клавиш. Все сочетания клавиш, которые были доступны в предыдущих версиях Access, по-прежнему работают. Система клавиатурного доступа заменяет ускорители меню в более ранних версиях Access. В этой системе используются небольшие индикаторы с одной буквой или сочетанием букв, которые появляются на ленте при нажатии клавиши ALT. Эти индикаторы показывают, какие сочетания клавиш активют нижеуголнее.
Выбрав вкладку команды, можно просмотреть доступные на нее команды.
Выбор вкладки команды
Откройте нужную вкладку.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся подсказки клавиатуры.
Нажмите клавиши, показанные на подсказке клавиатуры, или ближе всего к нужной вкладке команд.
Выполнить команду можно различными способами. Самый быстрый и прямой маршрут — использование сочетания клавиш, связанного с командой.
Дополнительные сведения о сочетаниях клавиш см. в сочетаниях клавиш в Access.
Выполнение команды
Щелкните соответствующую вкладку для команды. В следующей таблице показаны выборки с выборками вкладок и командами, доступными на каждой вкладке. Доступные вкладки и команды зависят от того, что вы делаете.
Вкладка "Команды"
Часто вещей, которые можно сделать
Выберите другое представление.
Копирование и копирование из буфера обмена.
Установите текущие характеристики шрифта.
Настройка текущего выравнивания шрифта.
Применение форматирования текста к полю МЕМО.
Работа с записями ("Обновить", "Новое", "Сохранить", "Удалить", "Итоги", "Орфография", "Другое").
Сортировка и фильтрация записей.
Создайте пустую таблицу.
Создайте таблицу на ее шаблоне.
Создайте список на сайте SharePoint и таблицу в текущей базе данных, связанную с созданным списком.
Создайте пустую таблицу в конструкторе.
Создайте форму на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новую таблицу или диаграмму.
Создайте новый отчет на основе активной таблицы или запроса.
Создайте новый запрос, макрос, модуль или модуль класса.
Импорт внешних данных или связывать их с данными.
Сбор и обновление данных по электронной почте.
Создавать сохраненные импорты и сохраненные экспорты.
Запустите диспетчер связанных таблиц.
Инструменты для работы с базами данных
Перемещение некоторых или всех частей базы данных на новый или существующий сайт SharePoint.
Запустите Visual Basic или запустите макрос.
Создание и просмотр связей между таблицами.
Показать или скрыть зависимости объектов.
Запустите документер базы данных или проанализируйте производительность.
Перемещение данных в Microsoft SQL Server или в базу данных Access (только таблицы).
Управление надстройами Access.
Создание или изменение модуля Visual Basic для приложений (VBA).
Щелкните один из хим. Кроме того, если вы знаете сочетания клавиш для команды из более ранней версии Access, введите его с помощью клавиатуры.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в подсказке клавиатуры, связанной с нужной командой.
Контекстные вкладки команд
Кроме стандартных вкладок команд, в Access также доступны контекстные вкладки команд. В зависимости от контекста (то есть объекта, с которым вы работаете и что вы делаете) рядом со стандартными вкладками команд могут появиться одна или несколько контекстных вкладок команд.
Активация контекстной вкладки команды
Щелкните контекстную вкладку команды.
Нажмите и отпустите клавишу ALT.
Появятся клавиши доступа.
Нажмите клавиши, показанные в клавише доступа, которая отображается в контекстной вкладке или ближе всего к ней.
Контекстные вкладки команд содержат команды и функции, необходимые для работы в определенном контексте. Например, если таблица открыта в конструкторе, контекстные вкладки содержат команды, которые применяются только при работе с таблицей в этом представлении. В качестве еще одного примера при открытие таблицы в конструкторе рядом с вкладками "Дополнительные средства" появляется контекстная вкладка "Конструктор". Если щелкнуть вкладку "Конструктор", на ленте будут показаны команды, доступные только в том случае, если объект находится в конструкторе.
На ленте также используется тип управления, называемый галереей. Эта система предназначена для того, чтобы привлечь ваше внимание к нужному результату. Вместо того чтобы просто показывать команды, в коллекции показан результат их применения. Вы можете визуально просматривать и просматривать возможности Access 2010, сосредоточившись на результатах, а не только на командах.
Они могут быть разных фигур и размеров. На ленте есть макет сетки, представление в меню, которое пропадет, и даже макет на ленте, в который помещается содержимое коллекции.
Скрытие ленты
Иногда может потребоваться немного больше места для выделять место для работы. Поэтому ленту можно свернуть, чтобы оставалась только полоса с вкладками команд. Чтобы скрыть ленту, дважды щелкните активную вкладку команды. Чтобы снова от показать его, еще раз дважды щелкните активную вкладку команды.
Скрытие и восстановление ленты
Дважды щелкните активную вкладку команды (активная вкладка является выделенной).
Дважды щелкните активную вкладку команды еще раз, чтобы восстановить ленту.
Панель быстрого доступа
Панель быстрого доступа — это панель инструментов, смежная с лентой, позволяющая получать доступ к командам одним щелчком мыши. По умолчанию к таким командам относятся команды "Сохранить", "Отменить" и "Отменить", а также настроить панель быстрого доступа, чтобы включить в нее другие часто частоиспользные команды. Вы также можете изменить расположение панели инструментов и от размера по умолчанию к большому. Рядом с вкладками команд на ленте появится небольшая панель инструментов. При переключении в большой размер панель инструментов появляется под лентой и расширяет ее полную ширину.
Настройка панели быстрого доступа
Щелкните правую стрелку вниз на панели инструментов.
В области "Настройка панели быстрого доступа"выберите команду, которую вы хотите добавить, и все готово.
Если команды нет в списке, нажмите кнопку "Другиекоманды" и перейдите к следующему шагу этой процедуры.
В диалоговом окне "Параметры Access" выберите команду или команды, которые вы хотите добавить, а затем нажмите кнопку "Добавить".
Чтобы удалить команду, выделите ее в списке справа и нажмите кнопку "Удалить". Также можно дважды щелкнуть команду в списке.
По завершении нажмите кнопку ОК.
Область навигации
Когда вы открываете базу данных или создаете новую, имена объектов базы данных отображаются в области навигации. К объектам базы данных относятся таблицы, формы, отчеты, страницы, макрос и модули.
Чтобы открыть объект базы данных или применить команду к объекту базы данных, щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню элемент меню. Команды в контекстном меню зависят от типа объекта.
Открытие объекта базы данных, например таблицы, формы или отчета
Дважды щелкните объект в области навигации.
В области навигации выберите объект и нажмите ввод.
В области навигации щелкните объект правой кнопкой мыши и выберите "Открыть".
Обратите внимание, что в диалоговом окне "Параметры переходов" можно настроить параметры открытия объектов одним щелчком мыши.
В области навигации объекты базы данных делятся на категории, которые содержат группы. Некоторые категории предопределяются, и вы можете создавать собственные настраиваемые группы.
По умолчанию при открытие базы данных, в том числе баз данных, созданных в более ранних версиях Access, области навигации появляются. Вы можете сделать так, чтобы по умолчанию не появлялись области навигации, установив параметр программы. Ниже объясняется, как следует предпринимать каждое действие.
Показ или скрытие области навигации
Предотвращение появления области навигации по умолчанию
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В области навигацииотобразить поле навигации, а затем нажмите кнопку "ОК".
Дополнительные сведения об области навигации см. в статье "Просмотр объектов и управление ими с помощью области навигации".
Документы с вкладками
Для ежедневного интерактивного использования, возможно, вы предпочитаете интерфейс документов с вкладками. Вы можете включить или отключить документы со вкладками, наключив параметры Access (см. статью "Показать или скрыть вкладки документов" далее в этой статье). Однако если вы измените параметры документа со вкладками, вам необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы новые параметры вступили в силу.
Показ и скрытие вкладок документа
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В разделе "Параметры приложений" в разделе "Параметры окна документа"выберите "Документы со вкладками".
Чтобы отобразить вкладки документов, выберите или отобразить их. Если снять его, вкладки документа будут отключены.
Вкладки документов отображаются для каждого параметра базы данных. Этот набор следует настроить для каждой базы данных по отдельности.
После изменения параметра "Вкладки документов для отображения" необходимо закрыть и снова открыть базу данных, чтобы изменения вступили в силу.
Новые базы данных, созданные с помощью вкладок документов Access, по умолчанию отображаются.
По умолчанию в базах данных, созданных в более ранней версии Access, используются перекрывающиеся окна.
Строка состояния
С помощью элементов управления, доступных в панели состояния, можно быстро переключаться между доступными представлениями. Если вы просматриваете объект, который поддерживает переменную степень масштабирования, вы можете настроить масштаб с помощью ползуна в панели состояния.
В диалоговом окне "Параметры Access" можно включить или отключить ее.
Показ или скрытие панели состояния
Откройте вкладку Файл и выберите пункт Параметры.
Откроется диалоговое окно Параметры Access.
В левой области выберите "Текущая база данных".
В окне "Параметрыприложений" выберите или сберегуйте параметры отображения панели состояния. При этом отключается отображение панели состояния.
Mini toolbar
Вам будет проще форматирование текста с помощью мини-панели инструментов. При выборе текста для форматирования над его текстом автоматически появляется мини-панель инструментов. Если вы переместите указатель мыши ближе к мини-панели инструментов, мини-панель инструментов затухнет и вы можете применить полужирное наитие, курсив, размер шрифта, цвет и так далее. При переходе указателя от мини-панели инструментов мини-панель инструментов исчезает. Если вы не хотите использовать мини-панель инструментов для применения к выделениям форматирования текста, просто переместите указатель на несколько пикселей. Мини-панель инструментов исчезнет.
Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.
Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.
Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.
В этой статье
Общие сведения
База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.
Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.
Файлы баз данных Access
Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:
таблицы для сохранения данных;
запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;
формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;
отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.
1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.
2. Извлечение данных с помощью запроса.
3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.
4. Отображение или печать данных с помощью отчета.
Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.
Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.
Таблицы и связи
Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.
1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".
2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".
3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.
Запросы
С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.
1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.
2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.
3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.
Формы
Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.
Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.
1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.
2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.
3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.
Отчеты
1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.
2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.
3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.
После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.
Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных
Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.
Откройте нужную базу данных.
На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.
В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.
Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.
Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.
Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.
Просмотр таблицы в режиме конструктора
Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.
Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.
При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.
Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.
Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.
Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.
На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.
Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.
По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.
Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .
Просмотр связей между таблицами
Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.
Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.
Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.
На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.
Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.
Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.
База данных - определённым образом организованная совокупность данных, относящихся к определённой предметной области, предназначенная для хранения во внешней памяти компьютера и постоянного применения.
2. Структура базы данных Access.
Большинство баз данных имеют табличную структуру, состоящую из многих вязанных таблиц. Такие базы данных называются реляционными.
Основным свойством любого поля является его размер. Размер поля выражается в символах. Символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что размер поля измеряется в байтах. От размера поля зависит, сколько информации в нем может поместиться.
Уникальным свойством любого поля является его Имя. Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковыми именами.
Кроме имени у поля есть еще свойство Подпись. Подпись это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Если подпись не задана, то в заголовке столбца отображается имя поля. Разным полям можно задать одинаковые подписи.
Поле МЕМО - текст, состоящий из нескольких строк, которые затем можно будет просмотреть при помощи полос прокрутки (до 65 535 символов).
Логический - содержит одно из значений TRUE (истина) или FALSE (ложно) и применяется в логических операциях.
Поле объекта OLE - содержит рисунки, звуковые файлы, таблицы Excel, документ Word и т.д.
Таблицы служат для хранения данных, рассортированных по рядам и столбцам. Все базы данных содержат одну или несколько таблиц.
Запросы служат для извлечения и обработки данных. С их помощью можно объединять данные из разных таблиц, производить расчет и обновление данных.
Формы служат для управления записями и представлениями данных. В них представлены визуальные подсказки, упрощающие работу с данными.
Отчеты служат для подытоживания и печати данных. В отчетах данные таблиц и запросов преобразуются в документы, используемые для обмена идеями.
Кнопка Открыть - открывает избранный объект для просмотра, внесения новых записей или изменения тех, что были внесены ранее.
Кнопка Создать служит для создания новых объектов. Таблицы, запросы, формы и отчеты можно создавать несколькими разными способами: автоматически, вручную или с помощью мастера.
7. Назначение программных модулей Мастер.
Мастер - программный модуль для выполнения каких-либо операций.
3 этап. Синтез компьютерной модели и технология создания базы данных.
10. Отличие представление базы данных Таблица и Форма.
См. пункт 5
11. Создание таблицы.
1. Выделить объект Таблицы и щелкнуть Создать.
2. В появившемся окне Новая таблица выбрать пункт Конструктор и щелкнуть ОК.
3. В окне Таблица 1: таблица в графу Имя поля ввести имена полей, а в графу Тип данных - их тип.
4. Закрыть окно Таблица1:таблица, щелкнув по кнопке Закрыть.
5. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы? Щелкнуть Да.
6. Ввести в окне Сохранение имя таблицы её название, ОК.
7. На вопрос Задать ключевые поля? щелкнуть Нет.
12. Создание формы.
1. Переключить окно Название: база данных на объект Формы и щелкнуть кнопку Создать.
2. На экране появилось окно Новая форма, в котором в качестве источника данных выбрать свою таблицу.
3. Выбрать пункт Мастер форм и щелкнуть ОК.
4. Следуя подсказкам Мастера форм, выполнить следующий алгоритм:
· В окне Создание форм, нажимая кнопку >>, перенести все поля в форму. Щелкнуть Далее.
· Выбрать В один столбец. Щелкнуть Далее.
· Выбрать Международный. Щелкнуть Далее.
· Оставить имя прежним. Щелкнуть Готово.
13. Настройка формы.
1. Для вызова конструктора щелкнуть кнопку Конструктор на Панели инструментов.
2. После запуска режима Конструктор на экране появляется окно Растения форма. В этом окне три поля Заголовок формы; Область данных; Примечание формы. Область данных - это поле в котором располагается форма на экране. Два других поля необязательны, от них можно отказаться. Щелкнуть в строке меню Вид → Заголовок/Примечание формы, чтобы отключить b . Поля Заголовок и Примечание исчезнут.
3. Для увеличения размера формы развернуть окно формы во весь экран и перетащить правую и нижнюю границы формы до границ окна.
4. Настроить каждое поле формы, подобрав размеры, вид, размер шрифта, выравнивание и т.д.
5. Для настройки поля Картинка щелкнуть в поле правой кнопкой мыши и выбрать Свойства.
· В появившемся окне Присоединенная рамка объекта: Картинка на вкладке Макет установить свойства как показано стрелками на рисунке и закрыть это окно.
14. Ввод данных в таблицу и в форму.
1. Для перехода из режима Конструктор в режим Форма щелкнуть кнопку Режим формы.
2. Установить переключатель записей (слева внизу экрана) на вторую запись и заполнить все поля сведениями.
15. Сортировка данных в базе.
1. На панели инструментов или в строке меню щелкнуть Вид: Режим таблицы.
2. Выделить нужное поле.
3. Щелкнуть кнопку на панели инструментов Сортировка по возрастанию.
16. Поиск данных в базе.
1. На панели инструментов щелкнуть кнопку Найти. На экране появляется окно Поиск.
2. В текстовом поле Образец указать искомое слово или часть слова.
3. В текстовом поле Просмотр указать Все или Вверх или Вниз.
4. В текстовом поле Совпадение указать С любой частью поля.
5. Отключить все флажки опций b
6. Щелкнуть Найти.
8. Закрыть окно Поиск.
17. Отбор данных с применением фильтра.
1. На панели инструментов щелкнуть кнопку Изменить фильтр.
2. В появившемся окне указать в выбранных полях условия отбора.
3. Щелкнуть кнопку Применить фильтр.
4. После применения фильтра видны только те записи, которые удовлетворяют условию отбора.
Читайте также: