Назначение зон конструктора таблиц

Обновлено: 16.05.2024

Конструктор таблиц наряду с редактором Transact-SQL предоставляет графический пользовательский интерфейс для создания и изменения структуры таблиц, включая программные объекты, связанные с таблицами, для баз данных SQL Server. Он запускается при создании таблицы для подключенной базы данных или проекта, а также при двойном щелчке таблицы для внесения в нее изменений в обозревателе объектов SQL Server или обозревателе решений.

Конструктор состоит из сетки столбцов, области скриптов и контекстной области. В сетке столбцов перечисляются все столбцы в таблице. В этой сетке можно добавлять, изменять и удалять столбцы. Контекстная панель обеспечивает логическое представление определения таблицы (ключи, индексы, ограничения, триггеры и т. д.), а также позволяет выбирать объект, выделяя его связи с отдельными столбцами. Можно также добавлять новые объекты в таблицу в этой панели и изменять свойства выбранного объекта в таблице свойств. В области скриптов отображается определение структуры таблицы и выделяется подсветкой скриптов для объекта, выбранного в контекстной области или в сетке столбцов. Предусмотрена возможность вносить изменения в скрипт, одновременно просматривая отображение сетки столбцов и контекстной области. Любые изменения на любой из этих трех областей немедленно распространяются на две другие.

В следующих процедурах используются сущности, которые созданы в рамках процедур, описанных в руководствах по разработке подключенной базы данных и автономной разработке базы данных с учетом проекта.

Создание новой таблицы

Откройте проект TradeDev, который применялся для работы в предыдущих процедурах.

В обозревателе решений разверните папку dbo, щелкните правой кнопкой мыши папку Tables и выберите Добавить, затем Таблица.

Назовите новую таблицу Shipper и нажмите кнопку Добавить.

Откроется конструктор таблиц. В сетке столбцов добавьте к таблице новый столбец с именем ShipperName и укажите тип данных int.

Обратите внимание, что свойства столбцов можно также изменить в окне Свойства. Щелкните столбец ShipperName и в окне Свойства измените значение DataType для этого столбца на nvarchar и значение length на 128. Обратите внимание, что после перемещения фокуса с этого поля произойдет автоматическое обновление области скриптов и сетки столбцов конструктора, отражающее внесенное изменение.

Создание нового ограничения внешнего ключа

Щелкните правой кнопкой мыши узел Внешние ключи в контекстной области конструктора и выберите Добавить новый внешний ключ.

Обратите внимание, что количество узлов автоматически увеличится на 1. Нажмите клавишу ВВОД, чтобы принять стандартное имя ограничения.

Замените предусмотренное по умолчанию определение ограничения в области скриптов следующим.

Заслуживает внимания то, что, с точки зрения пользователя, создание и изменение сущностей базы данных для проекта вне сети идентично выполнению тех же задач с подключенной базой данных.

Таблица - основной источник данных для других объектов БД. Создается таблица обычно в два этапа. На первом этапе создается структура таблицы: определяется состав полей, их имена, тип данных и размер каждого поля, ключи и другие свойства таблицы, а на втором - таблица загружается данными.

Тип данныхполя (определяется значениями, которые предполагается вводить в поле)

ü Текстовый -символьная строка длиной до 255 символов (предназначено для хранения текста)

ü Поле МЕМО - символьная строка длиной до 64000 символов. Может быть использован для поля типа Характеристика сотрудника

ü Числовой-используется в математических вычислениях. Числовое поле может иметь следующую длину:

· Байт -целые числа от 0 до 256

· Целое - целые числа от -32768 до 32767 (2 байта)

· Длинное целое - от -2147483648 до 2147483647 (4 байта)

· С плавающей точкой -от -3.402823E38 до 3.402823Е38 (4 байта)

· С плавающей точкой(8 байт)

ü Счетчик - тип данных поля , в которое для каждой новой записи автоматически вводятся целые последовательно возрастающие числа. Частный случай числового поля и имеет размер длинное целое (4 байта). В таблице не может быть более одного такого поля. Обычно используется в качестве первичного ключа.

ü Денежный -данные о денежных суммах, хранящиеся с 4 знаками после запятой (8 байт)

ü Дата/Время - длина поля 8 байт

ü Логический - логические данные (да/нет)

ü Объект OLE - длинные тексты, картинки , диаграммы , звуки и т. д.

ü Мастер Подстановок - для облегчения ввода данных, позволяет создавать поля со списком. Различается два типа списка фиксированный и основанный на таблице или запросе. Пример фиксированного списка - поле ОЗУ таблицы КОМПЬЮТЕРЫ. Данное поле может содержать только фиксированные значения 4, 8, 16, 32 и т.д. . Для предотвращения ошибки можно один раз ввести значения , чтобы затем выбирать их из списка. Фиксированный список позволяет вводить новые значения, не указанные в списке. Следующий пример поля со списком на основе таблицы. Все данные о клиентах фирмы содержатся в таблице КЛИЕНТЫ . При вводе клиента вручную может быть допущена ошибка, поэтому данные о клиенте лучше выбрать из связанной таблицы КЛИЕНТЫ . Поля со списком можно создавать и вручную, без помощи мастера.

Для создания новой таблицы необходимо в окне БД выбрать объект Таблицыи нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новая таблица выбрать один из режимов создания таблицы

ü Режим таблицы --создание таблицы в ходе ее заполнения

ü Конструктор - основной способ создания таблицы, позволяющий самостоятельно задавать поля и их параметры.

ü Мастер таблиц - создание таблицы с помощью мастера , при этом автоматически задаются характеристики полей, ключевые поля ,связи.

ü Импорт таблиц - из внешнего файла (например созданного в Excel) или из другой БД.

ü Связь с таблицами - присоединение внешнего файла или таблицы другой БД.


Первые три режима вынесены прямо в рабочее поле, где отображаются готовые таблицы, что позволяет сократить число выполняемых пользователем операций.

СтрокаРежим таблицы позволяет пользователю создать таблицу, не определяя предварительно ее структуры. При выборе этого режима открывается пустая таблица, содержащая 10 столбцов и 21 строк, в которую можно сразу вводить данные. Полям таблицы по умолчанию присваиваются имена Поле1, Поле2 и так далее. При сохранении этой таблицы ACCESS проанализирует данные и автоматически присвоит соответствующий тип данных каждому полю, т.е. создаст структуру таблицы. Однако размер данных может оказаться значительно больше необходимого, что не рекомендуется.

Данный режим имеет следующие недостатки:

ü Требуется переименование полей:

ü Может потребоваться изменение количества столбцов или строк:

ü Требуется коррекция типа данных и размера в режиме Конструктора.

Любое поле этой таблицы можно переименовать одним из следующих способов

ü Дважды щелкнуть мышью на области выделения столбца (серый фон наверху столбца) или

ü Выполнить команду меню Формат- Переименовать столбец или

ü Выбрать команду Переименовать столбец из контекстного. меню;

Изменение количества столбцов или строк

1. удаление столбца или строки:

ü выделить столбец (Один раз щелкнуть мышью на сером фоне наверху столбца, когда указатель мыши будет представлен в виде вертикальной стрелки); выделение строки производится аналогично, но на серой вертикальной полосе слева от нужной строки, когда указатель мыши примет изображение горизонтальной стрелки. Выделение нескольких соседних столбцов или строк осуществляется протаскиванием мышью

ü Выполнить команду меню Правка - Удалить столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню

2. вставка столбца :

ü выделить столбец, слева от которого требуется вставить новый столбец

ü Выполнить команду меню Вставка - Столбец или воспользоваться соответствующей командой контекстного меню

Строка Конструкторопределяет основной способ создания таблиц, при котором создание таблицы начинается с определения ее структуры. Режим Конструктора позволяет пользователю самому указывать параметры всех элементов таблицы (имя поля, тип данных , характеристики поля , ключи)

При выборе режима Конструктора появляется окно Таблица1:Таблица, в которой необходимо определить структуру таблицы

ü В столбец Имя поля вводятся имена полей таблицы. Максимальная длина имени 64 символа.

ü В столбце Тип данных выбирать из списка нужный тип данных для каждого поля. Тип данных определяется значениям, которые предполагается вводить в поле

ü На вкладке Общие задать свойства полей;

ü Задать первичный ключ таблицы:

· выделить поле или несколько полей (если ключ составной). Выделение нескольких смежных полей можно производить щелчком мыши в полосе маркировки первого поля и щелчком мыши в полосе маркировки последнего поля , удерживая клавишу . Выделение не смежных полей можно производить щелчком мыши на каждом следующем поле, удерживая клавишу .

· Щелчок мыши по кнопке Ключевое поле (с изображением ключа) на панели Инструментов или выполнить команду меню Правка - Ключевое поле

ü сохранить созданную структуру таблицы с присвоением ей имени при помощи кнопки закрытия окна структуры или выполнить команду меню Файл - Сохранить.

Режим конструктора применяется для создания и изменения структуры таблицы. Для выбора этого режима нужно нажать кнопку Вид на панели Представление вкладки Режим таблицы и выбрать пункт Конструктор (рис. 10).


Рис. 10.Выбор режима работы с таблицей

В режиме конструктора вкладка Режим таблицы заменяется вкладкой Конструктор, панели которой показаны на рис. 11.

Сама таблица теперь отображается не как набор записей с данными, а как список полей (рис. 11). Здесь следует определить структуру таблицы, т.е. набор полей и их формат.


Рис. 11.Панели вкладки Конструктор для работы с таблицей


Рис. 12.Режим конструктора таблицы

Чтобы описать очередное поле в структуре таблицы, необходимо вначале указать название поля (Имя поля) и после этого определить в раскрывающемся списке тип данных, которые будут в нем храниться (Тип данных). Кроме того, можно также описать назначение информации, которая будет вводиться в поле Описание.

Для любой таблицы в Access следует задавать так называемый первичный ключ, или ключевое поле, которое позволяет однозначно определить ту или иную запись в таблице. Иначе говоря, ключ необходим для соблюдения уникальности имеющихся в таблице записей.

Чтобы создать в таблице первичный ключ, вначале необходимо в режиме конструктора выделить поле таблицы, которое требуется назначить ключевым (щелкнув левой кнопкой мыши на области выделения соответствующей строки).


После этого следует нажать кнопку Ключевое поле на панели Сервис вкладки Конструктор, что приведет к появлению соответствующего изображения в области выделения строки (поле Код на рис. 12). Чтобы отменить назначение первичного ключа для поля, необходимо еще раз выполнить эти действия.


Для сохранения изменений, внесенных в структуру таблицы, нужно нажать кнопку Office и выбрать кнопку Сохранить (или нажать сочетание клавиш Ctrl+S).


Работа с полями. Типы данных

При создании структуры таблицы необходимо определить тип полей, которые будут в ней использоваться. Чтобы задать тип данных, которые будут храниться в определенном поле, следует щелкнуть в режиме конструктора таблиц левой кнопкой мыши в столбце Тип данных соответствующей строки, после чего в списке выбрать требуемый тип. Например, чтобы определить тип данных для поля Код таблицы, нужно выполнить щелчок в столбце Тип данных (рис. 13), после чего воспользоваться кнопкой со стрелкой, появившейся в данной строке. Затем следует выбрать в списке требуемый тип данных и в разделе Свойства поля окна конструктора задать параметры выбранного типа. В табл. 2

Таблица 2

Типы данных СУБД ACCESS

Тип Объем памяти Описание
Текстовый До 255 байт Текстовая строка
Поле МЕМО До 65 535 байт Многострочный текст
Числовой 1, 2, 4 или 8 байт Число
Дата/время 8 байт Дата и/или время
Денежный 8 байт Денежные суммы
Счетчик 4 байта Уникальное целое число, обозначающее порядковый номер записи в таблице
Логический 1 бит Логическое значение
Поле объекта OLE До 1 Гбайта Объекты других приложений Windows
Гиперссылка До 2048 символов Ссылка на файл (в данном компьютере, в сети, в Интернете)

Рассмотрим основные типы данных, используемые в таблицах СУБД Access.

Текстовый. Используется для хранения строковых данных длиной до 255 символов. Свойство Размер позволяет задать максимальное количество символов (до 255), которые будут содержаться в строке (по умолчанию устанавливается Размер = 50).

Поле MEMO. Применяется для хранения текста, состоящего из нескольких строк (т.е. текста, в котором встречается символ возврат каретки).

Для этих типов данных основными свойствами, которые уста­навливаются в нижней части окна конструктора (рис. 12), являются:

■ Формат поля - задается специальный формат, в котором данные выводятся на экран, например: синий цвет шрифта и выравнивание по левому краю;

■ Пустые строки -устанавливается режим, при котором можно вводить в поле пустую строку (т.е. значение "").

Числовой. Используется для обработки чисел различного размера и формата. Размер определяется с помощью свойства Размер поля (табл. 3), а формат числа задается свойством Формат поля (табл. 4), используемого также для типов данных Денежный и Счетчик.

Примечание.Для форматов Числовой и Денежный по умолчанию устанавливается значение 0.

Таблица 3

Основные значения свойств Размер поля типа данных Числовой

Значение Содержимое Диапазон Объем
Байт Целые числа [0; 2 8 -1] 1 байт
Целое Целые числа [-2 15 ;2 15 -1] 2 байта
Длинное целое Целые числа [-2 3l ;2 3l -l] 4 байта
Одинарное с плавающей точкой Вещественные числа с точностью до 7 знаков после запятой [-2 128 ; -2 - 149 ] и [2 -149 ; 2 128 -1] 4 байта
Двойное с плавающей точкой Вещественные числа с точностью до 15 знаков после запятой [-2 1024 ; -2 1074 ] и [2 1074 ; 2 1024 -1] 8 байт
Действительное Вещественные числа с заданной точностью (по умолчанию точность = 18 знаков) [-10 2 8 ; 10 28 ] 12 байт

Таблица 4

Значения свойства Формат поля типов данных Числовой, и Денежный

Формат Пример
Основной 123,456
Денежный 123,45р.
Евро 1234,5б€
Фиксированный 1234,56
С разделителями разрядов 1234,56
Процентный 12,34%
Экспоненциальный 12,ЗЕ+02

Для определения количества знаков после запятой необходимо воспользоваться свойством Число десятичных знаков, которое также используется в типах Денежный и Числовой. Доступ к свойствам полей можно получить, находясь в режиме конструктора таблицы.

Денежный. Используется для хранения денежных значений. Формат представления задается свойством Формат поля, аналогично числовому формату (табл. 2).

Счетчик. Применяется для описания поля, используемого в качестве первичного ключа, и генерирует для каждой новой записи в таблице уникальное значение формата Длинное целое.

Дата/время. Применяется при обработке значений календарных дат и времени. Этот тип данных позволяет хранить значения в нескольких форматах (табл. 5). По умолчанию устанавливается Полный формат даты.

Таблица 5

Значения свойства Формат поля типа данных Дата/время

Логический. Предназначен для хранения и обработки логических значений, т.е. Ложь или Истина. Этот тип данных предусматривает использование одного из следующих форматов в качестве свойства Формат поля: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл/Выкл (по умолчанию устанавливается формат Да/Нет).

Для логического поля можно выбрать элемент управления, который будет отображаться в режиме таблицы, а также при создании формы на основании этой таблицы. Для этого нужно в режиме конструктора выделить логическое поле, раскрыть вкладку Подстановка и выбрать в раскрывающемся списке Тип элемента управления один из вариантов: Флажок, Поле или Поле со списком.

Связи между таблицами

Для созданных таблиц нужно установить связи, которые впоследствии будут использоваться при формировании запросов, создании отчетов или разработке форм. Как было отмечено выше, в БД Аттестация следует создать такие связи:


Рис. 14.Диалоговое окно Добавление таблицы


Для установки связей необходимо воспользоваться режимом Схема данных, который активируется кнопкой Схема данных на панели Связи вкладки Режим таблицы. При этом появится пустое окно Схема данных. Если ни одной связи еще не определено, автоматически откроется диалоговое окно Добавление таблицы (рис. 14), в котором на вкладке Таблицы нужно добавить поочередно все имеющиеся таблицы в схему данных (кнопкой Добавить). Затем следует закрыть окно Добавление таблицы.

Если это окно автоматические не было открыто, следует активизировать вкладку Структура, после чего на панели Связи нажать кнопку Отобразить таблицу (рис. 15) и добавить в схему требуемые таблицы описанным выше способом.


Рис. 15.Панель инструментов Связи

После выполнения указанных действий на схеме данных будут расположены все таблицы БД Аттестация, расстановку которых можно изменить по своему усмотрению (рис. 16).


Рис. 16.Таблицы БД Аттестация

Следующий этап в разработке схемы данных - установка связей между таблицами. В частности, необходимо связать таблицы TECHER и LECTURE по полю ID таким образом, чтобы каждой записи из таблицы TECHER соответствовало несколько записей таблицы LECTURE (т.к. у каждого преподавателя будет несколько дисциплин). Аналогичным образом нужно установить следующие связи:

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами KAFEDRA и TECHER (т.к. на одной кафедре работает много преподавателей):

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и LECTURE;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами MARK и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами PREDMET и ATTEST;

■ «один ко многим» по полю ID между таблицами ATTEST и VID_ATT.

Чтобы установить связь между таблицами TECHER и LECTURE необходимо выделить в окне Схема данных поле ID в таблице TECHER и с помощью мыши, нажав ее левую кнопку, перетащить захваченное изображение на поле T_ID таблицы LECTURE, после чего кнопку отпустить. В результате появится диалоговое окно Изменение связей (рис. 17).


Рис. 17.Диалоговое окно Изменение связей

Для того чтобы в таблице LECTURE не хранились имена несу­ществующих преподавателей, в окне Изменение связей следует установить флажок Обеспечение целостности данных.

Если установлен флажок Обеспечение целостности данных, то в окне Изменение связей автоматически становятся доступны еще два флажка:

Каскадное обновление связанных полей - при изменении значения ключевого поля в «главной» таблице (TECHER) будут автоматически изменяться значения связанного поля для соответствующих записей в «подчиненной» таблице (LECTURE). В рассматриваемом случае ключевое поле ID является счетчиком, следовательно, значения этого поля не могут быть изменены пользователем, а значит устанавливать данный флажок не нужно;

Каскадное удаление связанных записей - при удалении записи из «главной» таблицы (TECHER) будут автоматически удалены те записи из «подчиненной» таблицы (LECTURE), для которых значение поля ID совпадает со значением в удаленной записи из таблицы TECHER. Эта возможность будет полезна в тех случаях, когда сведения о преподавателе удаляются из базы.

После того как выбраны поля для установления связи между таблицами, в окне Изменение связей необходимо нажать кнопку ОК, и на схеме данных созданная связь будет отображена в виде линии.

Примечание.Тип отношений между связываемыми таблицами Access распознает автоматически. В данном случае после установки флажка Обеспечение целостности данных (рис. 17) в окне схемы данных рядом с полем ID таблицы TECHER над линией связи отобразится символ «1», а рядом с таблицей LECTURE - символ бесконечности «¥» (т.е. установлена связь «один ко многим»).

Чтобы изменить установленную связь, необходимо выделить соответствующую линию, щелкнув по ней мышью. После этого связь можно удалить командой Правка \ Удалить или с помощью клавиши Delete, а также изменить, вызвав окно Изменение связи командой Связи \ Изменить связь или двойным щелчком мыши по линии связи.

Если требуется скрыть какую-либо таблицу на схеме данных, нужно щелкнуть по таблице и нажать на панели Связи кнопку Скрыть таблицу.

После того как все связи между таблицами установлены, схема данных для БД Аттестация примет вид, показанный на рис. 18.

Конструктор таблиц предназначен для задания и изменения структуры таблицы Access. С помощью конструктора можно формировать сколь угодно сложные таблицы с полями любого типа.

С помощью конструктора добавим в базу данных еще одну таблицу, предназначенную для записи всех случаев контакта с людьми из первой таблицы.

1. Щелчком на кнопке Окно базы данных переключитесь на список таблиц базы данных.

2. Дважды щелкните на значке Создание таблицы в режиме конструктора. Окно конструктора, показанное на рис. 16.5, состоит из двух частей. В верхней отображается список полей таблицы, а в нижней — свойства выделенного поля.

3. Введите слово Дата, которое будет играть роль названия нового поля.

4. Щелкните на ячейке Тип данных первой строки списка полей. Здесь необходимо выбрать тип поля, который определяет структуру и размер данных.

Рис. 16.5. Конструктор таблиц Access

5. Щелкните на появившейся стрелке раскрывающегося списка ячейки Тип данных и выберите пункт Дата/время.

6. Нажмите клавишу Tab и введите расшифровку назначения поля: Дата контакта. Такие описания вводить не обязательно, но их наличие помогает разобраться в структуре таблицы.

7. Щелкните на второй ячейке столбца Имя поля и введите имя Описание.

8. Задайте для второго поля тип Текстовый.

9. Укажите назначение поля в соответствии с рис. 16.5.

Кроме даты и описания контакта таблица данных должна содержать информацию о том, с кем вы контактировали. Но список людей хранится в таблице Контакты, поэтому в новой таблице не нужно заново вводить имя и фамилию. Достаточно лишь добавить ссылку на одну из записей таблицы Контакты. Эта ссылка будет иметь числовой тип и содержать число, равное значению поля Код_Контакты соответствующей записи таблицы Контакты.

10. Добавьте еще одно поле с именем Код_Контакты и типом Числовой,

Теперь нужно добавить индексированное поле и назначить его ключом, однозначно идентифицирующим записи таблицы. Индексированные поля, или индексы, отличаются от обычных тем, что для них Access создает специальные списки, позволяющие выполнять быструю сортировку и поиск по содержимому индексированного поля. Таблица может содержать несколько индексов. Ключ — это специальный индекс, идентифицирующий записи. Значения такого поля должны быть уникальными. Его наличие не обязательно, но оно так часто используется, что при отсутствии ключа Access напоминает об этом и предлагает автоматически добавить ключевое поле.

11. Добавьте поле Ключ и назначьте ему тип Счетчик. Такой тип данных избавляет пользователя от необходимости ввода значений ключевого поля и инициирует автоматическую генерацию уникальных значений.

12. Сохраняя активной строку Ключ, щелкните на кнопке Ключевое поле. На кнопке этой строки появится значок ключа, показывающий особый статус поля.

13. Щелкните на кнопке закрытия окна конструктора.

14. Access спросит о необходимости сохранения структуры таблицы. В ответ щелкните на кнопке Да.

15. В открывшемся окне диалога (рис. 16.6) введите имя Список.

16. Щелкните на кнопке ОК.

48. Свойства полей в программе Microsoft Access. Ключевое поле. Виды связей между таблицами в программе Microsoft Access. Установление связей таблиц через столбец подстановок и схему данных. Импорт готовых таблиц в существующую базу данных

Свойства полей базы данных Access

Ключевое поле — это одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице. Если для таблицы определены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Ключевые поля используются для быстрого поиска и связи данных из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов.

В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: счетчик, простой ключ и составной ключ. Рассмотрим каждый из этих типов.

Для создания ключевого поля типа Счетчик необходимо в режиме Конструктора таблиц:

  1. Включить в таблицу поле счетчика.
  2. Задать для него автоматическое увеличение на 1.
  3. Указать это поле в качестве ключевого путем нажатия на кнопку Ключевое поле(Primary Key) на панели инструментовКонструктор таблиц(Table Design).

Связь таблиц Access

Связь между двумя таблицами Access позволяет установить правила взаимодействия между таблицами. Список подстановок можно было организовать и без связи. Но представьте, что вы удалите из таблицы Контакты запись, на которую ссылаются некоторые записи таблицы Список. В такой ситуации останутся описания контактов, фамилии людей в которых потеряны. Наличие правильно организованной связи позволяет избежать подобных неприятностей.

1. Выберите команду Сервис > Схема данных. Откроется окно, схематически изображающее связи базы данных. На рис. 16.11 видно, что линия связи соединяет поля Код_Контакты таблицы Контакты и Контакт таблицы Список.

Примечание Данная связь соединяет ключевое и обычное поля. Это связь типа «один ко многим», когда одной записи таблицы Контакты может соответствовать несколько записей таблицы Список, но не наоборот.


Рис. 16.11. Схема данных Access

Для тренировки давайте удалим связь, а затем создадим ее заново.

2. Щелчком выделите линию связи.

3. Нажмите клавишу Delete. В ответ на появившийся запрос щелкните на кнопке Да. Связь исчезнет.

4. Поместите указатель мыши на пункт Код_Контакты таблицы Контакты.

6. В открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Создать. Связь появится вновь. Чтобы настроить параметры связи, выполните следующие шаги.

7. Дважды щелкните на линии связи. Откроется окно диалога, показанное на рис. 16.12.


Рис. 16.12. Параметры связи

Примечание Если таблицы, между которыми нужно организовать связь, отсутствуют, щелкните в окне Схема данных правой кнопкой мыши и выберите команду Добавить таблицу. В открывшемся окне диалога выделяйте таблицы, которые нужно разместить в окне Схема данных и щелкайте на кнопке Добавить. Получив все необходимые таблицы, закройте окно диалога кнопкой Закрыть.

8. Установите флажок Обеспечение целостности данных. Этот режим не позволит Access оставлять в таблице Список записи, для которых нельзя подобрать запись таблицы Контакты с подходящим значением поля Код_Контакты.

9. Установите флажок Каскадное удаление связанных записей. Теперь при удалении записи таблицы Контакты (то есть удалении информации о конкретном человеке) будут удалены все соответствующие записи таблицы Список (то есть все описания контактов с этим человеком). Если указанный флажок сброшен, удаление тех записей таблицы Контакты, на которые ссылается хотя бы одна запись таблицы Список, запрещено.

Примечание Установка флажка Каскадное обновление связанных полейприведет к тому, что при обновлении поля Код_Контакты таблицы Контакты будут автоматически обновляться одноименные поля в соответствующих записях таблицы Список.

10. Щелкните на кнопке ОК.

11. Закройте окно Схема данных.

12. В окне базы данных дважды щелкните на значке таблицы Контакты. В открывшемся окне таблицы видны небольшие знаки «плюс», расположенные в левой части записей. Их присутствие говорит о наличии связи ключевого поля таблицы с другой таблицей.

13. Щелкните на знаке «плюс» записи для Петра Петрова. Откроется вложенная таблица, содержащая те записи таблицы Список, значение поля Код_Контакты которых равно величине одноименного поля записи для Петра Петрова (рис. 16.13).


Рис. 16.13. Выборка данных из связанной таблицы Access

Примечание При раскрытии фрагмента связанной таблицы знак «плюс» превращается в знак «минус». Чтобы скрыть дополнительную таблицу, щелкните на нем еще раз.

14. Щелкните еще на каком-нибудь знаке «плюс», и вы увидите описание всех контактов с еще одним человеком. Таким образом, с помощью созданной связи вы можете быстро просматривать в окне таблицы Список описания всех контактов с определенным человеком или группой лиц.

Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.

Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.

В этой статье

Общие сведения

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Файлы баз данных Access

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2. Извлечение данных с помощью запроса.

3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.

4. Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.

Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.

Таблицы и связи

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.

1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".

2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".

3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.

Запросы

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.

1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.

2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.

3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.

Формы

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.

Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.

1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.

2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.

Отчеты

1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.

3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.

После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.

Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных

Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.

Откройте нужную базу данных.

На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.

В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.

Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.

Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.

Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.

Просмотр таблицы в режиме конструктора

Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.

Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.

При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.

Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.

Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.

На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.

Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.

По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.

Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .

Просмотр связей между таблицами

Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.

Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.

Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.

Читайте также: