Создание запроса в режиме конструктора обеспечивает расчет новых значений

Обновлено: 25.04.2024

А Запрос это инструмент, который извлекает данные из одной или нескольких таблиц; это самый мощный инструмент для анализа ваших данных в Microsoft Access; По сути, запрос — это просто вопрос, представленный в способе обработки Access, или запрос данных.

Создание и изменение запроса в Access

в Группа запросов, есть два инструмента, которые могут создать ваш запрос:

Мастер запросов: Помогает создать простой запрос

Мастер простых запросов: Это создает запрос из выбранных вами полей.
Мастер кросс-таблиц: Этот мастер создает запрос кросс-таблицы, который отображает данные в формате электронной таблицы.
Мастер поиска повторяющихся запросов: Этот мастер создает запрос, который находит данные с повторяющимися значениями полей в одной таблице и запросе.
Мастер поиска непревзойденных запросов: Это создает запрос, который находит записи или строки в одной таблице без связанных записей в другой таблице.

Дизайн запроса: Создать новый пустой запрос в режиме конструктора. Вы можете использовать диалоговое окно «Показать таблицу» для добавления запросов и таблиц в конструктор запросов.

Каковы преимущества использования запроса?

В Microsoft Access запрос может отвечать на простой вопрос, объединять данные из разных таблиц, выполнять вычисления, добавлять, изменять и удалять данные из базы данных. В этой статье мы расскажем, как:

Как создать запрос в мастере запросов.
Как создать запрос в дизайне запросов
Добавление данных в конструкторскую сетку в окне конструкторского запроса
Как удалить запрос

1]Как создать запрос в мастере запросов

Щелкните значок Создать вкладку. В группе запросов вы можете выбрать волшебник или же Дизайн запросов. Во-первых, мы собираемся объяснить, как создать запрос в Wizard Query.

Нажмите Wizard Query, затем выберите Мастер простых запросов, который позволяет создать простой запрос, нажмите Ok. Выберите таблицу и поля, которые вы хотите поместить в свой запрос; щелкнуть Следующий.

Вы увидите два варианта открытия вашего запроса; вы можете открыть запрос для просмотра информации, при которой запрос создается немедленно, или изменить запрос. потом Заканчивать. Выполняется запрос.

2]Как создать запрос в дизайне запросов

Использовать Дизайн запросов. Щелкните Дизайн запроса. В окне дизайна запроса есть Показать таблицу диалоговое окно с такими категориями, как Столы, Ссылки, Запросы, или же Все.

В этой статье мы придерживаемся Стол категорию и выберите таблицу, которую мы хотим использовать в запросе. Нажмите Добавить выбранную таблицу или дважды щелкните. Таблица будет добавлена в окно запроса; таблицы должны быть связаны (см. статью о взаимосвязях).

3]Добавить данные в сетку дизайна в окне запроса дизайна

В Сетка дизайна расположен в нижней части окна и определяет поля и критерии запроса. Сетка дизайна состоит из Поля, Стол, Сортировать, Критерии, и или же.

Чтобы добавить данные в Сетка дизайна, Дважды щелкните значок Поля из выбранной вами таблицы, которую вы хотите включить в запрос. Вы увидите данные в Сетка дизайна. Другой вариант — перейти на Сетка дизайнащелкните в Поле ряд; вы увидите раскрывающееся меню, выберите поля.

Под строкой поля находится Стол ряд. Выберите желаемый стол. Вы можете отсортировать свои данные в Сортировать ряд.

В Критерии Строка предназначена для поиска того, что вы ищете, в таблице или запросе. Например, вы ищете студентов, которые имеют степень в области бухгалтерского учета и делового администрирования. Счета первого типа в Критерии в строке под полем «Степень и бизнес-администрирование» в строке или под полем «Учетные записи». Нажмите Пробег.

Запрос создан. Щелкните значок Сохранять на панели быстрого доступа, назовите свой Запрос, а затем щелкните Ok.

4]Чтобы удалить запрос. Найдите запрос на Панель навигации. Выберите запрос, щелкните правой кнопкой мыши, затем Удалить. Запрос будет удален из Панель навигации.

Запросы на выборку. Цель запросов такого вида состоит в создании результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Запросы с параметром. Часто встречаются ситуации, когда перед выполнением запроса надо изменять условия отбора. Запрос с параметром позволяет ввести условие отбора в диалоговом окне Введите значение параметра.

Итоговые запросы. Они предназначены для группирования данных и представления их с компактном виде, напоминающем электронную таблицу.

Запросы на изменение. Они позволяют автоматически создавать новые таблицы или изменять уже имеющиеся:

· Запрос на создание таблицы используются для сохранения результатов запроса, например, для сохранения резервных копий таблицы.

· Запрос на обновление используется для обновления данных в полях таблицы;

· Запрос на добавление;

· Запрос на удаление.

Запросы с вычисляемыми полями - поле, содержимое которого является результатом расчета по содержимому других полей, оно существует только в результирующей таблице запроса.

В запросе над полями можно производить вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей.

Для создания запроса с вычисляемыми полямив режиме Конструктора необходимо:

· Сформировать простой запрос на выборку, включив в бланк запроса требуемые поля

· Вызвать Построитель выраженийпиктограммой Построить

В Построителе выражений встроенные функции находятся в папке Функции \ Встроенные функции. Функции делятся на категории: Математические, Статистические, Финансовые, Дата/время и т. д. Каждая функция выполняет определенное действие и требует задания одного или нескольких аргументов. В построителе все константы и операторы, а также общие выражения расположены в одноименных папках.

· Составляется выражение, используя имена таблиц и запросов, расположенных в нижней части. После фиксирования формулы перед составленным выражением добавляется имя поля, отделяемое двоеточием. Имя вычисляемого поля становится заголовком столбца с результатами выполнения запроса, его можно изменить, удалив прежнее и набрав новое. Для вычисляемых полей допускается сортировка, задание условий отбора и расчет итоговых значений.

Получаем выражение:

Выручка:[Подписные издания]![Стоимость]* [Подписчики]![Количество],где

Создать запрос на выборку можно выполнить двумя путями:

– с помощью мастера запросов,

– с помощью конструктора.

Для создания запроса с помощью мастера необходимо выполнить следующую последовательность действий:

– щелкнуть в окне База данных по объекту Запросы,

– щелкнуть по кнопке Создать инструментальной панели окна База данных,

– в окне Новые запросы выбрать строку Простой запрос.

Эти действия приводят к первому шагу мастера.

В раскрывшемся окне первого шага с помощью списков Таблицы и запросы и Доступные поля, а также кнопок >, >>,

– щелкнуть по кнопке Далее окна Таблицы и запросы.

На этом завершается первый шаг мастера и происходит переход ко второму его шагу.

Второй шаг мастера запросов.

– из раскрывшегося окна второго шага выбрать один из вариантов запроса:

Выбор варианта Подробный приводит к включению всех отобранных полей всех записей. Он устанавливается по умолчанию.

Выбор варианта Итоговыйприводит к разблокированию (отображение контрастным шрифтом) кнопки Итоги.Щелчок по этой кнопке вызывает открытие окна, содержащего флажки Sum(суммирование), Avg (среднее), Min(наименьшее), Max (наибольшее) для каждого числового поля запроса и общий флажок Подсчет числа записей. С помощью указанных флажков можно включить режим группировки по строкам таблицы с созданием в запросе дополнительных столбцов, соответствующих включенным флажкам. После установки необходимых флажков следует:

– щелкнуть по кнопке ОК, что приведет к переходу к предыдущему окну,

– щелкнуть по кнопке Далее, что приведет к переходу в окно третьего шага мастера.

В последнем окне (третьего шага) предлагается ввести название созданного запроса и открыть его для просмотра или модификации.

Чтобы завершить работу с мастером, необходимо

– щелкнуть по кнопке Готово последнего окна мастера запросов.

Этой последней операцией завершается работа мастера. При этом программа MS Access автоматически сохраняет и выполняет созданный запрос, а также отображает результат запроса в отдельном окне.

В отличие от мастера запросов конструктор предлагает более гибкие возможности. Для перехода в режим конструктора запросов необходимо выполнить следующие действия:

База данных – Запросы – Создать – Конструктор

или же вместо двух последних операций дважды щелкнуть по строке Создание запроса в режиме конструктора.

В результате этих действий откроется окно с пустым бланком запроса и окно Добавление таблицы такое же, как и при создании связей между таблицами.

В окне Добавление таблицыследует выполнить двойные щелчки по названиям всех таблиц, из которых должны отбираться данные в запрос, а затем закрыть его.

После этого появляется окно бланка запроса (рис.24.2).

Запрос1: запрос на выборку
Преподават.	Предметы
Код препод.
Код препод.
Поле: Имя таблицы Сортировка Вывод на экран Условие отбора Или:	Фамилия	Должность	Предметы	Семестр
Преподават.	Преподават.	Предметы	Предметы
По возрастанию	По убыванию
< 6

Рис. 23.2. Общий вид окна бланка запроса

В верхней части бланка отображаются подчиненные окна ранее выбранных таблиц со списками полей и с изображением связей между таблицами. В нижней части окна располагается пустая таблица с элементами управления (слева от нее), предназначенными для создания запроса (поле:, имя таблицы, сортировка, вывод на экран, условие отбора, или:). В эту таблицу следует внести имена интересующих полей, имена таблиц, которым эти поля принадлежат. Проще всего эту операцию можно выполнять путем перетаскивания нужных имен из таблиц, расположенных в верхней части окна.

Таким образом были перемещены с таблицы Преподаватели названия Преподаватели, Должность, а с таблицы Предметы – названия Предметы, Семестр.

В строке Сортировка любого выбранного столбца бланка можно установить способ сортировки (по возрастанию или убыванию). Для этого необходимо щелкнуть по ячейке, в которой необходимо указать вид сортировки, и с помощью появившейся кнопки раскрытия списка установить способ сортировки.

Если в запросе необходимо выполнить групповые операции (сумма, среднее, минимальное, максимальное и др.), то необходимо:

– вызвать контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по любой ячейке бланка,

– выбрать команду Групповые операции. Вследствие этого, в бланке запроса, выше строки Сортировка, появится строка Групповая операция,

– щелкнуть по ячейке, которая должна участвовать в групповой операции,

– щелкнуть по появившейся в ячейке кнопке раскрытия списка и выбрать из списка необходимую операцию,

– ответить на поля Вывод на экран, Условия отбора,

– сохранить созданный запрос в файле базы данных с помощью известной процедуры:

Файл – Сохранить – указать имя – ОК.

Получение навыков по созданию в Microsoft Access простых запросов, организации сортировки в запросах, использовании условий в запросах и создания вычисляемых полей.

ЗАПРОСЫ И ИХ ПРИМЕНЕНИЕ

Microsoft Access объединяет сведения из разных источников в одной реляционной базе данных.

Для поиска и отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям создается запрос. С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изменять данные из нескольких таблиц, выполнять встроенные или специальные вычисления. Запросы также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке.

ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ

Создание запросов

В Microsoft Access после создания таблиц и организации связей между ними создаются запросы.

Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно. В этом случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные и заполнить бланк запроса.

Создание запроса на выборку в режиме конструктора

В окне базы данных (рис.1) перейдите к вкладке ЗАПРОСЫ и щелкните кнопку СОЗДАТЬ.

Рис. 1. Окно БАЗА ДАННЫХ

В диалоговом окне НОВЫЙ ЗАПРОС (рис. 2) выберите команду “Конструктор” и щелкните кнопку OK.

Рис. 2. Окно НОВЫЙ ЗАПРОС

3
В диалоговом окне ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ (рис. 3) выберите нужную вкладку.

Рис. 3. Окно ДОБАВЛЕНИЕ ТАБЛИЦЫ

4 Для добавления объектов в запрос дважды щелкните кнопкой мыши на имени каждого добавляемого объекта, а затем щелкните кнопку ЗАКРЫТЬ.

5 Если запрос содержит несколько таблиц или запросов, убедитесь, что между собой их соединяет линия. Для Microsoft Access это означает, что данные связаны. Если же линий нет, создайте их (установите курсор мыши на связываемое поле первой таблицы, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите курсор на связываемое поле другой таблицы).

6 Добавьте поля в запрос перемещая их имена с помощью мыши из списка полей в бланк запроса (рис.4).

Рис. 4. Окно заполнения бланка запроса

6 Внесите в запрос необходимые усовершенствования: оп- ределите условие отбора, порядок сортировки, создайте вычисляемые поля.

7 Для сохранения запроса выберите пункт меню ФАЙЛ команду “Сохранить” (или щелкните кнопку СОХРАНИТЬ на панели инструментов). Введите имя, соответствующее соглашениям об именах объектов Microsoft Access, и щелкните кнопку OK.

9 Для просмотра результатов запроса щелкните кнопку ВИДна панели инструментов.

Если вам нужно выбрать определенные данные из одного или нескольких источников, можно воспользоваться запросом на выборку. Запрос на выборку позволяет получить только необходимые сведения, а также помогает объединять информацию из нескольких источников. В качестве источников данных для запросов на выборку можно использовать таблицы и другие такие же запросы. В этом разделе вкратце рассматриваются запросы на выборку и предлагаются пошаговые инструкции по их созданию с помощью Мастера запросов либо в Конструктор.

Если вы хотите узнать больше о принципах работы запросов на примере базы данных Northwind, ознакомьтесь со статьей Общие сведения о запросах.

В этой статье

Общие сведения

Когда возникает потребность в каких-то данных, редко бывает необходимо все содержимое одной таблицы. Например, если вам нужна информация из таблицы контактов, как правило, речь идет о конкретной записи или только о номере телефона. Иногда бывает необходимо объединить данные сразу из нескольких таблиц, например совместить информацию о клиентах со сведениями о заказчиках. Для выбора необходимых данных используются запросы на выборку.

Запрос на выборки — это объект базы данных, в который в Режим таблицы. Запрос не хранит данные, а отображает данные, хранимые в таблицах. Запрос может показывать данные из одной или нескольких таблиц, из других запросов или из их сочетания.

Преимущества запросов

Запрос позволяет выполнять перечисленные ниже задачи.

Просматривать значения только из полей, которые вас интересуют. При открытии таблицы отображаются все поля. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Примечание: Запрос только возвращает данные, но не сохраняет их. При сохранении запроса вы не сохраняете копию соответствующих данных.

Объединять данные из нескольких источников. В таблице обычно можно увидеть только те сведения, которые в ней хранятся. Запрос позволяет выбрать поля из разных источников и указать, как именно нужно объединить информацию.

Использовать выражения в качестве полей. Например, в роли поля может выступить функция, возвращающая дату, а с помощью функции форматирования можно управлять форматом значений из полей в результатах запроса.

Просматривать записи, которые отвечают указанным вами условиям. При открытии таблицы отображаются все записи. Вы можете сохранить запрос, который выдает лишь некоторые из них.

Основные этапы создания запроса на выборку

Вы можете создать запрос на выборку с помощью мастера или конструктора запросов. Некоторые элементы недоступны в мастере, однако их можно добавить позже из конструктора. Хотя это разные способы, основные этапы аналогичны.

Выберите таблицы или запросы, которые хотите использовать в качестве источников данных.

Укажите поля из источников данных, которые хотите включить в результаты.

Также можно задать условия, которые ограничивают набор возвращаемых запросов записей.

Создав запрос на выборку, запустите его, чтобы посмотреть результаты. Чтобы выполнить запрос на выборку, откройте его в режиме таблицы. Сохранив запрос, вы сможете использовать его позже (например, в качестве источника данных для формы, отчета или другого запроса).

Создание запроса на выборку с помощью мастера запросов

Мастер позволяет автоматически создать запрос на выборку. При использовании мастера вы не полностью контролируете все детали процесса, однако таким способом запрос обычно создается быстрее. Кроме того, мастер иногда обнаруживает в запросе простые ошибки и предлагает выбрать другое действие.

Подготовка

Если вы используете поля из источников данных, которые не связаны между собой, мастер запросов предлагает создать между ними отношения. Он откроет окно отношений, однако если вы внесете какие-то изменения, то вам потребуется перезапустить мастер. Таким образом, перед запуском мастера имеет смысл сразу создать все отношения, которые потребуются вашему запросу.

Дополнительную информацию о создании отношений между таблицами можно найти в статье Руководство по связям между таблицами.

Использование мастера запросов

На вкладке Создание в группе Запросы нажмите кнопку Мастер запросов.

В диалоговом окне Новый запрос выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку ОК.

Теперь добавьте поля. Вы можете добавить до 255 полей из 32 таблиц или запросов.

Для каждого поля выполните два указанных ниже действия.

В разделе Таблицы и запросы щелкните таблицу или запрос, содержащие поле.

В разделе Доступные поля дважды щелкните поле, чтобы добавить его в список Выбранные поля. Если вы хотите добавить в запрос все поля, нажмите кнопку с двумя стрелками вправо (>>).

Добавив в запрос все необходимые поля, нажмите кнопку Далее.

Если вы не добавили ни одного числового поля (поля, содержащего числовые данные), перейдите к действию 9. При добавлении числового поля вам потребуется выбрать, что именно вернет запрос: подробности или итоговые данные.

Выполните одно из указанных ниже действий.

Если вы хотите просмотреть отдельные записи, выберите пункт подробный и нажмите кнопку Далее. Перейдите к действию 9.

Если вам нужны итоговые числовые данные, например средние значения, выберите пункт итоговый и нажмите кнопку Итоги.

В диалоговом окне Итоги укажите необходимые поля и типы итоговых данных. В списке будут доступны только числовые поля.

Для каждого числового поля выберите одну из перечисленных ниже функций.

Sum — запрос вернет сумму всех значений, указанных в поле.

Avg — запрос вернет среднее значение поля.

Min — запрос вернет минимальное значение, указанное в поле.

Max — запрос вернет максимальное значение, указанное в поле.

Если вы хотите, чтобы в результатах запроса отобразилось число записей в источнике данных, установите соответствующий флажок Подсчет числа записей в (название источника данных).

Нажмите ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Итоги.

Если вы не добавили в запрос ни одного поля даты и времени, перейдите к действию 9. Если вы добавили в запрос поля даты и времени, мастер запросов предложит вам выбрать способ группировки значений даты. Предположим, вы добавили в запрос числовое поле ("Цена") и поле даты и времени ("Время_транзакции"), а затем в диалоговом окне Итоги указали, что хотите отобразить среднее значение по числовому полю "Цена". Поскольку вы добавили поле даты и времени, вы можете подсчитать итоговые величины для каждого уникального значения даты и времени, например для каждого месяца, квартала или года.

Выберите период, который хотите использовать для группировки значений даты и времени, а затем нажмите кнопку Далее.

Примечание: В режиме конструктора для группировки значений по периодам можно использовать выражения, однако в мастере доступны только указанные здесь варианты.

На последней странице мастера задайте название запроса, укажите, хотите ли вы открыть или изменить его, и нажмите кнопку Готово.

Если вы решили открыть запрос, он отобразит выбранные данные в режиме таблицы. Если вы решили изменить запрос, он откроется в режиме конструктора.

Создание запроса в режиме конструктора

В режиме конструктора можно вручную создать запрос на выборку. В этом режиме вы полнее контролируете процесс создания запроса, однако здесь легче допустить ошибку и необходимо больше времени, чем в мастере.

Создание запроса

Действие 1. Добавьте источники данных

При использовании конструктора для добавления источников данных их источники и поля добавляются в отдельных шагах. Однако вы всегда можете добавить дополнительные источники позже.

На вкладке Создание в группе Другое нажмите кнопку Конструктор запросов.

Дважды щелкните каждый источник данных, который вы хотите использовать, или выберите каждый из них, а затем нажмите кнопку "Добавить".

Автоматическое соединение

Если между добавляемыми источниками данных уже заданы отношения, они автоматически добавляются в запрос в качестве соединений. Соединения определяют, как именно следует объединять данные из связанных источников. Access также автоматически создает соединение между двумя таблицами, если они содержат поля с совместимыми типами данных и одно из них — первичный ключ.

Вы можете настроить соединения, добавленные приложением Access. Access выбирает тип создаваемого соединения на основе отношения, которое ему соответствует. Если Access создает соединение, но для него не определено отношение, Access добавляет внутреннее соединение.

Если приложение Access при добавлении источников данных автоматически создало соединения правильных типов, вы можете перейти к действию 3 (добавление выводимых полей).

Повторное использование одного источника данных

В некоторых случаях необходимо соединить две копии одной и той же таблицы или запроса, называемые запросом самосоединение, которые объединяют записи из одной таблицы при совпадении значений в соединитьые поля. Например, допустим, что у вас есть таблица "Сотрудники", в которой в поле "ОтчетЫВ" для записи каждого сотрудника вместо имени отображается его имя руководителя. Вместо этого вы можете самостоятельно отобразить имя руководителя в записях каждого сотрудника.

При добавлении источника данных во второй раз Access присвоит имени второго экземпляра окончание "_1". Например, при повторном добавлении таблицы "Сотрудники" ее второй экземпляр будет называться "Сотрудники_1".

Действие 2. Соедините связанные источники данных

Если у источников данных, которые вы добавляете в запрос, уже есть связи, Access автоматически создает внутреннее присоединение для каждой связи. Если целостность данных, access также отображает "1" над линией связи, чтобы показать, какая таблица находится на стороне "один" отношение "один-ко-многим", и символ бесконечности(∞),чтобы показать, какая таблица находится на стороне "многие".

Если вы добавили в запрос другие запросы и не создали между ними отношения, Access не создает автоматических соединений ни между ними, ни между запросами и таблицами, которые не связаны между собой. Если Access не создает соединения при добавлении источников данных, как правило, их следует создать вручную. Источники данных, которые не соединены с другими источниками, могут привести к проблемам в результатах запроса.

Кроме того, можно сменить тип соединения с внутреннего на внешнее соединение, чтобы запрос включал больше записей.

Добавление соединения

Чтобы создать соединение, перетащите поле из одного источника данных в соответствующее поле в другом источнике.

Access добавит линию между двумя полями, чтобы показать, что они соединены.

Изменение соединения

Дважды щелкните соединение, которое требуется изменить.

Откроется диалоговое окно Параметры соединения.

Ознакомьтесь с тремя вариантами в диалоговом окне Параметры соединения.

Выберите нужный вариант и нажмите кнопку ОК.

После создания соединений можно добавить выводимые поля: они будут содержать данные, которые должны отображаться в результатах.

Действие 3. Добавьте выводимые поля

Вы можете легко добавить поле из любого источника данных, добавленного в действии 1.

Для этого перетащите поле из источника в верхней области окна конструктора запросов вниз в строку Поле бланка запроса (в нижней части окна конструктора).

При добавлении поля таким образом Access автоматически заполняет строку Таблица в таблице конструктора в соответствии с источником данных поля.

Совет: Чтобы быстро добавить все поля в строку "Поле" бланка запроса, дважды щелкните имя таблицы или запроса в верхней области, чтобы выделить все поля в нем, а затем перетащите их все сразу вниз на бланк.

Использование выражения в качестве выводимого поля

Вы можете использовать выражение в качестве выводимого поля для вычислений или создания результатов запроса с помощью функции. В выражениях могут использоваться данные из любых источников запроса, а также функции, например Format или InStr, константы и арифметические операторы.

В пустом столбце таблицы запроса щелкните строку Поле правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Масштаб.

В поле Масштаб введите или вставьте необходимое выражение. Перед выражением введите имя, которое хотите использовать для результата выражения, а после него — двоеточие. Например, чтобы обозначить результат выражения как "Последнее обновление", введите перед ним фразу Последнее обновление:.

Примечание: С помощью выражений можно выполнять самые разные задачи. Их подробное рассмотрение выходит за рамки этой статьи. Дополнительные сведения о создании выражений см. в статье Создание выражений.

Действие 4. Укажите условия

Этот этап является необязательным.

С помощью условий можно ограничить количество записей, которые возвращает запрос, выбирая только те из них, значения полей в которых отвечают заданным критериям.

Определение условий для выводимого поля

В таблице конструктора запросов в строке Условие отбора поля, значения в котором вы хотите отфильтровать, введите выражение, которому должны удовлетворять значения в поле для включения в результат. Например, чтобы включить в запрос только записи, в которых в поле "Город" указано "Рязань", введите Рязань в строке Условие отбора под этим полем.

Различные примеры выражений условий для запросов можно найти в статье Примеры условий запроса.

Укажите альтернативные условия в строке или под строкой Условие отбора.

Когда указаны альтернативные условия, запись включается в результаты запроса, если значение соответствующего поля удовлетворяет любому из указанных условий.

Условия для нескольких полей

Условия можно задать для нескольких полей. В этом случае для включения записи в результаты должны выполняться все условия в соответствующей строке Условия отбора либо Или.

Настройка условий на основе поля, которое не включается в вывод

Вы можете добавить в запрос поле, но не включать его значения в выводимые результаты. Это позволяет использовать содержимое поля для ограничения результатов, но при этом не отображать его.

Добавьте поле в таблицу запроса.

Снимите для него флажок в строке Показывать.

Задайте условия, как для выводимого поля.

Действие 5. Рассчитайте итоговые значения

Этот этап является необязательным.

Вы также можете вычислить итоговые значения для числовых данных. Например, может потребоваться узнать среднюю цену или общий объем продаж.

Для расчета итоговых значений в запросе используется строка Итого. По умолчанию строка Итого не отображается в режиме конструктора.

Когда запрос открыт в конструкторе, на вкладке "Конструктор" в группе "Показать или скрыть" нажмите кнопку Итоги.

Access отобразит строку Итого на бланке запроса.

Для каждого необходимого поля в строке Итого выберите нужную функцию. Набор доступных функций зависит от типа данных в поле.

Дополнительные сведения о функциях строки "Итого" в запросах см. в статье Суммирование или подсчет значений в таблице с помощью строки "Итого".

Действие 6. Просмотрите результаты

Чтобы увидеть результаты запроса, на вкладке "Конструктор" нажмите кнопку Выполнить. Access отобразит результаты запроса в режиме таблицы.

Чтобы вернуться в режим конструктора и внести в запрос изменения, щелкните Главная > Вид > Конструктор.

Настраивайте поля, выражения или условия и повторно выполняйте запрос, пока он не будет возвращать нужные данные.

Читайте также: