Створення звіту за допомогою конструктора звітів
Обновлено: 28.04.2024
1. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту.
2. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Звіт — це об'єкт бази даних,
призначений для вибирання із БД
необхідних даних і виведення їх на
екран або принтер у зручному для
користувача вигляді.
Звіт дає змогу отримати дані у вигляді документа, із
яким працює користувач певної професії. Наприклад,
для бухгалтера дані можуть бути оформлені у вигляді
одного документа, а для працівника відділу кадрів —
іншого. Фактично звіт створює можливість отримати
документ у такій формі, з якою працює користувач
певної професії на паперових бланках.
3. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Звіт дає змогу подати дані практично в будь-якому
форматі.
Дані можуть бути згруповані за певними ознаками,
відфільтровані й упорядковані.
До звіту можна додавати малюнки, діаграми, таблиці
статистичних даних.
У звіті можна обчислювати відповідні значення,
наприклад, за професією, за стажем роботи тощо.
Дані у звіті можуть подаватися в текстовому, числовому,
табличному або графічному вигляді.
4. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Access 2016 створює можливість налаштувати звіт, надати
йому гарного естетичного вигляду. Зокрема можна:
налаштовувати фон і колір
елементів звіту
уставляти у звіт
рисунки
змінювати шрифт
використовувати
діалогову графіку
вставляти об'єкти
інших застосунків
Джерелом даних для звіту є таблиці або підсумковий
набір записів, отриманих унаслідок виконання запиту.
Підсумковий набір записів на основі кількох таблиць
сприймається у звіті як одна таблиця.
5. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
У процесі створення звіту необхідно чітко визначити
структуру
й
зовнішній
вигляд
документа,
який
необхідно отримати. Доцільно на папері розробити
кілька варіантів звіту та обрати найраціональніший.
6. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Для кожної бази даних може бути створено кілька
звітів різної форми з різними даними. Наприклад, один
звіт може бути створено для директора школи, а
другий — для вчителя. Засоби Access 2016 для
створення звітів зображені на рисунку.
7. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Основними засобами створення звітів є Звіт,
Конструктор звітів і Майстер звітів, із яких
найпростішим є Звіт.
За
допомогою
засобу
Звіт
створюється звіт для однієї таблиці.
Якщо потрібно за допомогою цього
засобу створити звіт для кількох
таблиць, то необхідно створити для
цих таблиць відповідний запит. Потім
на основі нового запиту створюється
звіт.
8. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
Майстер
звітів
Конструктор
звітів
Пустий звіт
Засіб
Етикетки
10
(11)
Джерелом даних засобу може бути як
запит, так і кілька таблиць.
Найпотужнішим засіб створення звіту
Застосовується
для
створення
порожнього бланка звіту, який потім
можна в режимі Конструктор наповнити
необхідними даними.
Призначений для створення етикеток.
9. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Звіт може бути виведений в одному з чотирьох
режимів:
Подання звіту
Попередній
перегляд
Режим
розмітки
Конструктор
Назви цих режимів збігаються з назвами
команд підменю кнопки Подання.
Порядок створення звіту багато в чому
схожий з порядком створення форм.
Властивості звіту мають ті самі значення,
що й властивості форми, тому вони тут не
описуються.
10. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Розглянемо порядок створення звіту за допомогою
засобу Звіт. Згадаємо, що джерелом даних для цього
засобу може бути:
одна таблиця
або
запит
Сам звіт створюється фактично автоматично, простим
натисканням однієї кнопки. До звіту, створеного за
допомогою цього засобу, включаються:
всі поля таблиці
або
підсумковий набір
записів, отриманих
унаслідок виконання
запиту
11. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Такий звіт можна:
доповнити деякими
елементами й
налагодити в
режимі Конструктор
відправити
електронною
поштою
роздрукувати
12. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Приклад. Розглянемо порядок створення звіту на
прикладі таблиці КАДРИ.
1. Відкриваємо базу даних atb
відкриваємо) таблицю КАДРИ.
і
відмічаємо
2. Виконуємо команду Створення Звіт.
(або
13. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Продовження…
2. У результаті на
Подання звіту.
екрані
з'явиться
3. Зберігаємо звіт. Для цього
на
панелі
швидкого
доступу натискаємо кнопку
Зберегти,
у
вікні,
що
відкриється, уведемо ім'я
Звіт_1 і натискаємо кнопку
ОК. Ім'я звіту з'явиться в
області переходів.
звіт
у
режимі
14. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Зміст створеного звіту в режимі Розмітки зображено
на рисунку.
15. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Створений
звіт
можна
переглянути і в інших режимах.
Згадаємо, що для цього в розділі
Подання необхідно відкрити меню
кнопки
Подання
і
обрати
необхідний
режим.
Редагування
звіту найкраще робити в режимі
Конструктор.
Зокрема
в
цьому
режимі
можна
змінити
форматування звіту, змінити розмір полів, додати нові
елементи керування з необхідними властивостями тощо.
16. Поняття звіту. Автоматичне створення звіту
Розділ 5
§ 5.1
Поняття звіту.
Автоматичне створення звіту
10
(11)
Порядок створення звіту на основі запиту фактично
нічим не відрізняється від порядку його створення на
основі таблиці. На рисунку наведено Звіт_2 у режимі
Розмітки, створений на основі Запит_1.
17. Запитання для самоперевірки знань
Розділ 5
§ 5.1
Запитання для самоперевірки знань
10
(11)
1. Для чого призначено звіт?
2. Що є джерелом даних для звіту?
3. За
допомогою
автоматично?
якого
засобу
звіт
створюється
4. Назвіть основні засоби створення звіту.
5. У яких режимах можна відкрити звіт?
6. Як можна перейти від
перегляду звіту до іншого?
одного
7. Поясніть
порядок
створення
допомогою засобу Звіт.
режиму
звіту
за
Часто відомості легше зрозуміти, якщо їх розділено на групи. Наприклад, у звіті, де згруповано обсяги продажів за регіоном, може прослідковуватися тенденція, яку в іншому випадку важко було б зауважити. Крім того, якщо в кінці кожної групи у звіті додати рядок підсумків (такі як суми або середні значення), то можна уникнути тривалої роботи з калькулятором.
У програмі Access легко працювати зі згрупованими звітами. Можна створити основний згрупований звіт, використовуючи майстер звітів, додати групування та сортування до наявного звіту або переглянути параметри групування та сортування, які вже було визначено.
Примітка.: Ця стаття не стосується веб-програм Access – виду бази даних, яку можна створити за допомогою Access і опублікувати в Інтернеті.
У цій статті
Створення швидкого згрупованого або відсортованого звіту
Навіть якщо ви раніше не використовували згруповані звіти, можете швидко створити простий звіт такого типу, виконавши наведені нижче дії.
В області переходів виберіть таблицю або запит із записами, які потрібно відобразити у звіті.
На вкладці Створення натисніть кнопку Звіт.
Програма Access створить простий табличний звіт і відобразить його в поданні макета. Якщо звіт містить багато полів, він може зайняти кілька сторінок. Перед застосуванням функції групування або сортування може знадобитися змінити розмір стовпців (і видалити зайві), щоб звіт помістився на сторінці за шириною. Щоб видалити стовпець, клацніть його правою кнопкою миші та виберіть команду Видалити стовпець.
Клацніть правою кнопкою миші стовпець, для якого потрібно застосувати функцію групування або сортування, а потім виберіть команду Групувати за [назва поля] або виберіть один із параметрів Сортування. Наприклад, щоб згрупувати дані за стовпцем «Пріоритет», клацніть цей стовпець правою кнопкою миші, потім виберіть команду Групувати за Пріоритет.
Якщо застосувати функцію групування, програма Access перенесе поле групування у крайній лівий стовпець і згрупує стовпці, які залишилися, згідно цього стовпця. У деяких випадках в область нижнього колонтитула звіту програма Access може додати загальний підсумок.
Якщо потрібно, параметри групування та сортування можна переглянути й настроїти на власний смак. Щоб це зробити, виконайте дії, наведені в розділі Додавання або змінення групування та сортування в наявному звіті.
Побудова нового згрупованого звіту за допомогою майстра звітів
Майстер звітів містить низку запитань, та створить звіт на основі відповідей. Серед них є запитання про те, за яким полем або полями необхідно згрупувати звіт. Після створення звіту його можна відразу використовувати або ж змінити відповідно до власних потреб. Перш ніж почати роботу з майстром звітів, слід визначитися з джерелом даних.
Запуск майстер звітів
На вкладці Створення у групі Звіти натисніть кнопку Майстер звітів.
Програма Access запустить Майстер звітів.
Клацніть розкривний список Таблиці та запити й оберіть таблицю або запит із полями, які слід відобразити у звіті.
Двічі клацніть потрібні поля у списку Доступні поля, щоб їх вибрати.
Програма Access перенесе їх у список Вибрані поля. Також можна натискати кнопки, розташовані між списками Доступні поля та Вибрані поля, щоб додати або видалити виділене поле чи всі поля.
Якщо інша таблиця або запит містить поля, які також слід додати до звіту, ще раз клацніть розкривний список Таблиці та запити, виберіть іншу таблицю або запит, і продовжуйте додавати поля.
Після завершення додавання полів натисніть кнопку Далі.
Групування записів у майстер звітів
Функція групування дає змогу організовувати й упорядковувати записи за групами на кшталт «Регіон» або «Продавець». Групи можуть бути вкладеними, що спрощує процес ідентифікації зв’язків між групами і пришвидшує знаходження потрібної інформації. Крім того, функцію групування можна використовувати для обчислення зведених даних, наприклад підсумків і відсотків.
Якщо додати у звіт кілька таблиць, майстер перевірить зв’язки між ними та визначить найзручніший спосіб перегляду інформації.
На сторінці майстер звітів із запитанням Додати рівні групування? виберіть одну назву стовпця зі списку та натисніть кнопку Далі.
Щоб додати рівні групування, двічі клацніть будь-яку назву поля зі списку, щоб його додати до звіту.
Рівень групування можна також видалити, двічі клацнувши його у відображенні сторінки праворуч у діалоговому вікні. Використовуйте кнопки зі стрілками, щоб додавати або видаляти рівні групування, і настроюйте пріоритет рівня групування, виділяючи його та натискаючи кнопки пріоритету вгору або вниз. Програма Access додасть кожен рівень групування та відобразить його як вкладений у межах батьківського рівня групування.
Натисніть кнопку Параметри групування, щоб відобразити діалогове вікно Інтервали групування.
За потреби для кожного поля на рівні групи можна вибрати інтервал групування.
Інтервал групування дає змогу налаштувати спосіб групування записів. На знімку екрана вище записи згруповано за полем "Дата доставки" з типом даних "Дата й час". Майстер звітів пропонує варіанти, які підходять для типу поля в списку Інтервали групування. Таким чином, оскільки поле "Дата доставки" має тип "Дата й час", можна здійснювати групування за фактичним значенням (Стандартне), Рік, Квартал, Місяць, Тиждень, День, Година та Хвилина. Якщо поле має тип даних "Текст", дані можна згрупувати за цілим полем (Стандартне) або за першими п’ятьма символами. Для числового типу даних можна здійснювати групування за значенням (Стандартне) або за діапазоном у вибраних елементах.
Після того, як інтервал групування вибрано, натисніть кнопку OK.
Натисніть кнопку Далі, щоб перейти до наступної сторінки майстра.
Сортування та підсумовування записів
Записи можна сортувати за чотирма полями, за зростанням або спаданням.
Відкрийте перший розкривний список і виберіть поле, за яким потрібно сортувати.
Можна натиснути кнопку праворуч від списку, щоб перейти між способами сортуванням за зростанням і спаданням (порядок За зростанням установлено за промовчанням). Якщо потрібно, відкрийте другий, третій і четвертий розкривні списки, щоб вибрати поля для додаткового сортування.
Натисніть кнопку Параметри зведення, якщо потрібно підсумувати будь-яке числове поле.
Зверніть увагу, що кнопка Параметри зведення буде видимою тільки в тому випадку, якщо розділ «Відомості» вашого звіту містить одне або кілька числових полів. Майстер відображає доступні числові поля.
Установіть прапорець поруч із вашим вибором Сума, AVG, Хв або Max , щоб включити ці обчислення до нижнього колонтитула групи.
Також можна вибирати, що відображати: подробиці і зведення або тільки зведення. У другому випадку відображатимуться підсумки для кожного значення «Дата доставки» (наприклад, якщо встановити прапорець Сума), але подробиці упорядкування буде приховано. Крім того, для сум можна відобразити відсоток загального обчислення.
Натисніть кнопку ОК.
Дотримуйтеся вказівок на решті сторінок майстер звітів. На останній сторінці можна редагувати назву звіту. Цю назву буде відображено на першій сторінці звіту, а програма Access збереже звіт, використовуючи назву як ім’я документа. Згодом можна буде відредагувати назву звіту й ім’я документа.
Натисніть кнопку Готово. Програма Access автоматично збереже звіт і відобразить його в попередньому перегляді, де можна переглянути, як виглядатиме надрукований звіт.
Можна використовувати кнопки переходів, розташовані в нижній частині області попереднього перегляду, щоб послідовно переглянути усі сторінки звіту або перейти до певної його сторінки. Натисніть одну із кнопок переходів або в поле «Сторінка» введіть номер сторінки, яку потрібно переглянути, і натисніть клавішу ENTER.
У попередньому перегляді друку можна збільшити масштаб сторінки, щоб побачити подробиці, або зменшити його, щоб побачити, наскільки вдало дані розташовано на сторінці. Навівши вказівник миші на звіт, клацніть один раз. Щоб звести масштабування до протилежного, ще раз клацніть. Більше того, можна використовувати елемент керування масштабом, розташований у рядку стану.
Додавання або змінення групування та сортування в наявному звіті
Якщо у вас уже є звіт, і до нього потрібно додати нове або змінити наявне сортування або групування, цей розділ допоможе вам розпочати роботу.
Додавання групування, сортування та підсумків
Можна виконувати прості операції сортування, групування та підсумовування, клацнувши поля в поданні макета правою кнопкою миші та вибравши з контекстного меню потрібну дію. Щоб перейти до подання макета, правою кнопкою миші клацніть звіт у панелі переходів, і виберіть команду Подання макета.
Примітка.: Хоча, згідно вказівок цього документа, область Групування, сортування й підсумок напряму не використовується, її слід відкрити, щоб спостерігати за її змінами під час роботи. Ви краще зрозумієте, що робить програма Access, і чим більше працюватимете з областю Групування, сортування й підсумок, тим зручніше вам буде її використовувати для додаткового настроювання звіту. Щоб відобразити область Групування, сортування й підсумок, виконайте наведені нижче дії.
На вкладці Конструктор у групі Групування й підсумки виберіть команду Групувати й сортувати.
Сортування за одним полем
Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, за яким потрібно виконати сортування.
У контекстному меню виберіть потрібний параметр сортування. Наприклад, щоб сортувати текстове поле за зростанням, виберіть команду Сортування від А до Я. Щоб сортувати числове поле у спадаючому порядку, виберіть команду Сортування від Я до А.
Програма Access сортуватиме звіти так, як ви вказали. Якщо область Групування, сортування й підсумок відкрито, можна побачити, що для поля додано новий рядок Сортувати за.
Сортування за багатьма полями
Примітка.: Коли ви застосовуєте сортування, клацнувши правою кнопкою миші поле в поданні макета, можна відсортувати лише одне поле за раз. Застосування сортування до іншого поля видаляє сортування в першому полі. Це відрізняється від сортування поведінка в формах, де можна вибрати кілька замовлень сортування, клацнувши кожне поле правою кнопкою миші та вибравши потрібний порядок сортування. Щоб створити кілька рівнів сортування, ознайомтеся з розділом Додавання групування, сортування та підсумків за допомогою області групування, сортування й підсумок.
Групування за полем
Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, за яким потрібно виконати групування.
У контекстному меню виберіть команду Групувати за.
Програма Access додасть рівень групування і створить для нього верхній колонтитул групи. Якщо область Групування, сортування й підсумок відкрито, можна побачити, що для поля додано новий рядок Групувати за.
Додавання підсумку до поля
Цей параметр дає вам змогу обчислювати суму, середнє й інші сукупні значення для поля. Загальний підсумок додається в кінці звіту, а групові підсумки додаються до будь-яких груп, наявних у звіті.
Клацніть правою кнопкою миші будь-яке значення в полі, для якого потрібно отримати підсумок.
Виберіть команду Підсумок.
Виберіть операцію, яку потрібно виконати: Сума, Середнє, Кількість записів (щоб підрахувати всі записи), Кількість значень (щоб підрахувати тільки записи зі значеннями в цьому полі), Максимум, Мінімум, Стандартне відхилення або Дисперсія.
Програма Access до нижнього колонтитула додасть елемент керування обчислюваним текстовим полем, завдяки чому створиться загальний підсумок. Крім того, якщо звіт містить рівні групування, програма Access додасть нижні колонтитули групи (якщо їх немає), і розташує підсумок у кожному з них.
Примітка.: Також можна додати підсумки, клацнувши поле, підсумок для якого потрібно отримати, і на вкладці Конструктор у групі Групування й підсумки вибрати команду Підсумки.
Додавання групування, сортування й підсумку за допомогою області "Групування, сортування й підсумок"
Працюючи в області Групування, сортування й підсумок, ви маєте безліч можливостей для додавання або змінення груп, порядків сортування або параметрів підсумку для звіту. Поданню макета надається перевага в роботі, оскільки так простіше побачити, як внесені зміни впливають на спосіб відображення даних.
Відображення області «Групування, сортування й підсумок»
На вкладці Конструктор у групі Групування й підсумки виберіть команду Групувати й сортувати.
Програма Access відобразить область Групування, сортування й підсумок.
Щоб додати новий рівень сортування або групування, виберіть команду Додати групу або Додати сортування.
До області Групування, сортування й підсумок додано новий рядок і відображено список доступних полів.
Щоб ввести вираз, можна клацнути одне з цих імен полів або вибрати елемент вираз, розташований під списком полів. Після того, як вибрано поле або введено вираз, програма Access додасть до звіту рівень групування. У поданні макета відразу відобразяться зміни, щоб можна було переглянути порядок групування або сортування.
Докладні відомості про створення виразів див. в статті Побудова виразу.
Якщо ви вже маєте кілька рівнів сортування або групування Можливо, потрібно буде прокрутити вниз в області групування, сортування й підсумок, перш ніж можна буде побачити кнопку Додати групу та додати кнопки сортування .
У звіті можна визначити до 10 рівнів групування й сортування.
Змінення параметрів групування
Кожен рівень сортування або групування має багато параметрів, які можна настроїти, щоб отримати бажані результати.
Щоб відобразити всі параметри для рівнів групування й сортування, на рівні, який потрібно змінити, виберіть команду Додатково.
Щоб приховати параметри, виберіть Згорнути.
Порядок сортування. Щоб змінити порядок сортування, клацніть відповідний розкривний список і виберіть потрібний варіант.
Інтервал групи. Цей параметр визначає, як згруповано записи. Наприклад, записи можна згрупувати за першим символом текстового поля так, щоб було згруповано всі записи, що починаються на літеру «А», усі записи, що починаються на літеру «Б» тощо. Поле дати можна групувати за днем, тижнем, місяцем, кварталом або за введеним настроюваним інтервалом.
Підсумки Щоб додати підсумки, виберіть цей параметр. Підсумки можна додавати до кількох полів, а для одного поля можна додавати різні типи підсумків.
Клацніть стрілку розкривного списку Підсумок у та виберіть поле, яке потрібно підсумувати.
Клацніть стрілку розкривного списку Тип і виберіть тип обчислення.
Виберіть пункт Відображати загальний підсумок, щоб у кінці звіту (у нижньому колонтитулі) додати загальний підсумок.
Виберіть пункт Відображати підсумки групи як % від загального підсумку, щоб додати елемент керування до нижнього колонтитула групи, який для кожної групи обчислюватиме відсоток від загального підсумку.
Виберіть пункт Відображати у верхньому колонтитулі групи або Відображати в нижньому колонтитулі групи, щоб відобразити підсумок у потрібному розташуванні.
Якщо всі параметри для поля вибрано, можна повторити процес і підсумувати інше поле, вибравши інше поле з розкривного списку Підсумок у. Або клацніть область поза межами спливаючого вікна Підсумки, щоб закрити його.
Заголовок. Дає змогу змінювати заголовок поля, підсумок для якого обчислюється. Використовується для назв стовпців і присвоєння назви зведеним полям у верхніх і нижніх колонтитулах.
Щоб додати заголовок або змінити його, виконайте наведені нижче дії.
Клацніть блакитний текст разом із заголовком.
Відобразиться діалогове вікно Масштаб.
Введіть новий заголовок у діалогове вікно та натисніть кнопку OK.
Із верхнім колонтитулом або без нього. Використовуйте цей параметр, щоб додавати або видаляти верхній колонтитул кожної групи. Під час додавання верхнього колонтитула програма Access автоматично переносить поле групування. Якщо видалити верхній колонтитул, який містить елементи керування, відмінні від елементів керування поля групування, програма Access запропонує підтвердити це видалення.
Із нижнім колонтитулом або без нього. Використовуйте цей параметр, щоб додавати або видаляти нижній колонтитул кожної групи. Якщо видалити нижній колонтитул, який містить елементи керування, програма Access запропонує підтвердити це видалення.
Відображати групу на одній сторінці. Цей параметр визначає спосіб розташування груп на сторінці під час друку звіту. Слід максимально близько відображати групи, щоб зменшити кількість поворотів сторінки, необхідних для перегляду усієї групи. Однак якщо так зробити, для друку звіту знадобиться більше паперу, оскільки більшість сторінок матимуть пустий простір у нижній частині.
Не відображати групу на одній сторінці. Використовуйте цей параметр, якщо розриви сторінок можуть розбивати групи. Наприклад, група із 30 елементів може бути надрукована таким чином: 10 елементів у нижній частині однієї сторінки, а решта 20 елементів – у верхній частині наступної сторінки.
Відображати всю групу разом на одній сторінці. Цей параметр допомагає звести до мінімуму кількість розривів сторінки у групі. Якщо не вдається помістити групу в місце, що залишилося на сторінці, програма Access залишить це місце пустим і почне друкувати групу на наступній сторінці. Великі групи все ж можуть займати кілька сторінок, але завдяки цьому параметру кількість розривів сторінки в межах однієї групи максимально зменшується.
Відображати верхній колонтитул і перший запис на одній сторінці. Цей параметр гарантує, що верхній колонтитул групи не буде надруковано окремо в нижній частині сторінки. Якщо програма Access визначить, що місця для друку принаймні одного рядка даних після верхнього колонтитула недостатньо, друк групи почнеться на наступній сторінці.
Змінення пріоритету рівнів групування й сортування
Щоб змінити пріоритет рівня групування або сортування, клацніть рядок в області Групування, сортування й підсумок, а потім клацніть стрілку вгору або вниз, розташовану праворуч від рядка.
Видалення рівнів групування та сортування
Щоб видалити рівень групування або сортування, в області Групування, сортування й підсумок клацніть рядок, який потрібно видалити, і натисніть клавішу Delete або кнопку Видалити, розташовану праворуч від рядка. Під час видалення рівня групування, якщо поле групування було у верхньому або нижньому колонтитулі групи, програма Access перенесе його в розділ звіту «Відомості». Усі інші елементи керування, які були у верхньому або нижньому колонтитулі групи, буде видалено.
Створення зведеного звіту (без відомостей про запис)
Якщо потрібно відобразити тільки підсумки (тобто лише відомості в рядках верхнього і нижнього колонтитулів), на вкладці Конструктор у групі Групування й підсумки виберіть команду Стисло. Таким чином, записи на наступному нижчому рівні групування буде приховано, завдяки чому представлення зведених даних буде набагато компактнішим. Хоча записи приховано, елементи керування у прихованих розділах не видаляються. Ще раз виберіть команду Стисло, щоб у звіті відновити рядки «Відомості».
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Розглянемо загальний порядок створення звіту за
допомогою Конструктора звітів.
1. Вибираємо імена таблиць (або запиту), на основі яких
буде створюватися звіт. Створюємо порожній звіт і
вводимо текст його заголовка.
2. Вибираємо необхідні поля з таблиць (або запиту) і
групуємо записи за призначенням певного поля. За
необхідності вставляємо ознаки сортування записів у
групах.
3. Розміщуємо у звіті додаткові елементи керування.
Переглядаємо звіт, надаємо йому необхідного вигляду й
зберігаємо зі вказаним іменем.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Розглянемо порядок створення звіту на прикладі.
Приклад. Створити звіт на основі таблиць МАГАЗИНИ
та КАДРИ.
Із таблиці МАГАЗИНИ у звіт
включити поля:
З таблиці КАДРИ у звіт
включити поля:
Номер магазина та
Директор
Прізвище, Освіта та Стаж
Згрупувати записи за значенням поля
подати їх у порядку зменшення стажу.
Посада
й
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Порядок створення звіту може бути таким.
1. Відкриваємо базу даних atb, виділяємо таблиці
МАГАЗИНИ
та
КАДРИ
й
виконуємо
команду
Створення Конструктор звітів.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
1. На екрані з'явиться порожній бланк звіту, структура
якого за замовчуванням зображена на рисунку.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
Продовження…
1. Якщо бланк звіту на вашому
комп'ютері має іншу структуру,
відкрийте аркуш властивостей звіту
й установіть необхідні властивості.
Можна також відкрити контекстне
меню звіту й виконати в ньому
необхідні
команди.
Наприклад,
якщо
відсутній
розділ
Верхній
колонтитул звіту, то в контекстному
меню звіту слід виконати команду
Заголовок/примітка звіту.
10
(11)
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
2. Уводимо заголовок звіту. Для цього активуємо
вкладку Конструктор, відкриваємо меню кнопки
Елементи керування та натискаємо кнопку Підпис.
Установлюємо курсор в
область
верхнього
колонтитула
звіту,
натискаємо кнопку миші
й
уводимо
заголовок
звіту,
наприклад,
Працівники магазинів, і
натискаємо кнопку Enter.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
3. Відкриваємо розділ Список полів (якщо він не
відкритий у цей момент). Для цього на вкладці
Конструктор у групі Знаряддя виконуємо команду
Додавання наявних полів.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
Продовження…
3. У розділі списку полів натискаємо
кнопку Відображати таблиці (якщо
вони відсутні в списку). Відкриваємо
список полів таблиць МАГАЗИНИ й
КАДРИ, для чого перед іменем цих
таблиць установлюємо перемикач у
положення (-).
10
(11)
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
4. Перетягуємо в розділ Подробиці з таблиці МАГАЗИНИ
поля Номер магазина та Директор, а з таблиці КАДРИ —
поля Прізвище, Посада, Освіта та Стаж. Звернемо увагу,
що в процесі перенесення полів з'являється група з
двох зв'язаних полів: ліворуч — назва поля, праворуч —
поле для відображення даних.
Маркери переміщення
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
4. Ці поля в області Подробиці можна за допомогою
маркерів переміщувати як завгодно. Можна також
стандартними засобами змінювати їх розміри. Поле
відображення даних можна видалити з області
Подробиці тільки разом із полем назви (лівим), а поле
назви можна видалити окремо.
Для видалення поля слід установити на ньому
курсор миші й натиснути кнопку Delete. Але для
поставленого завдання поля назв необхідні,
тому видаляти їх не потрібно.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
Продовження…
5. Переміщуємо з розділу Подробиці в
розділ Верхній колонтитул сторінки
всі поля назв (ліві поля), окрім
поля Посада. Для цього можна
скористатися
буфером
обміну:
відкриваємо
контекстне
меню
поля,
яке
слід
перемістити,
виконуємо команду Вирізати, потім
відкриваємо
контекстне
меню
Верхнього колонтитула сторінки й
виконуємо команду Вставити.
10
(11)
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
6. Згрупуємо записи, які будуть включені до звіту,
посадою, тобто за значенням поля Посада. Для цього
вкладці Конструктор натискаємо кнопку Групування
сортування, яка міститься в розділі Групування
підсумки.
за
на
та
та
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
6. У результаті на екрані в нижній частині звіту з'явиться
розділ Групування, сортування й підсумок, у якому
виконуємо команду Додати групу. Висвітяться всі імена
полів, що перенесені в розділ Подробиці. Обираємо
поле Посада, за яким виконується групування записів.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
6. В області звіту з'явиться новий розділ Групувати за
Посада. Установлюємо сортування згрупованих записів
за значенням поля Стаж, для чого спочатку натискаємо
кнопку Додати сортування, а потім — поле Стаж.
Виконані
налаштування
відобразяться
так,
як
зображено на рисунку. Закриваємо розділ Групування,
сортування й підсумок.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
7. Переміщуємо обидва поля Посада в розділ Верхній
колонтитул Посада. У поле назви Посада вводимо текст
Посада працівників.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
Продовження…
10
(11)
8. У розділах Верхній колонтитул сторінки й Подробиці
вирівнюємо
в
одну
лінію
всі
поля.
Остаточно
вміст
звіту,
створеного
в
режимі
Конструктор, який
відповідає
завданню,
зображено
на
рисунку.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Продовження…
9. Зберігаємо Звіт_3 і відкриємо його в режимі Подання
звіту. Переконаємося, що його вміст відповідає вмісту,
зображеному на рисунку.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
До звіту можна:
додати
необхідні
елементи
керування
розмістити їх у
певному
порядку
виділити окремі
елементи кольором,
товщиною ліній,
змінити гарнітуру й
розмір шрифту тощо
Усі ці операції принципово не відрізняються від
аналогічних операцій, які виконувалися в процесі
розробки форм.
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
Розглянемо
такий
варіант
налаштування звіту. Відкриємо
звіт у режимі Розмічування.
Виділимо будь-яке поле й на
вкладці Формат відкриємо меню
кнопки Форматування елементів
керування.
Потім
відкриємо
меню кнопки Заливка фігури.
Відкриється вікно кольорів, у
якому слід вибрати необхідний.
Цим кольором буде виділено все
поле.
10
(11)
Розділ 5
§ 5.2
Створення звіту за допомогою
конструктора звітів
10
(11)
Можна також підрахувати кількість записів у кожній
групі. Для цього на вкладці Конструктор у групі
Групування та підсумки відкриємо меню кнопки
Підсумки й виконаємо команду Кількість значень.
У результаті під кожним
записом
з'являться
відповідні числа.
Розділ 5
§ 5.2
Запитання для самоперевірки знань
10
(11)
1. Що розміщується у верхньому колонтитулі звіту?
2. Як уводиться заголовок звіту?
3. Поясніть порядок відкриття списку полів.
4. Сформулюйте загальний порядок створення звіту за
допомогою Конструктора звіту.
5. Поясніть порядок групування звіту.
6. Як переміщуються поля назв із розділу
Подробиці у верхній колонтитул сторінки?
7. Як можна підрахувати кількість записів у
групах?
2. Створення звіту за допомогою команди “Отчет”
1. Вибрати таблицю для створення звіту.
2. Перейти на вкладку “Создание” і в групі
“Отчеты” активізувати піктограму “Отчет”.
3. Звіт буте автоматично створено.
4. Зберегти звіт.
Створення звіту за допомогою команди “Отчет”
22.06.2020
3. Створення звіту за допомогою команди “Отчет”
4. Створення звіту за допомогою команди “Отчет”
5. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
1. На вкладці “Создание” в групі в групі
“Отчеты” активізувати піктограму “Мастер
отчетов”.
2. В першому вікні вибрати таблицю і поля в цій
таблиці, які будуть включені в звіт + “Далее”.
3. В наступному вікні вибираються рівні
групування + “Далее”.
4. В наступному вікні вибирається порядок
сортування записів + “Далее”.
Створення звіту за допомогою Майстра звітів
22.06.2020
6. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
7. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
8. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
9. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
10. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
11. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
6. В завершальному вікні активізувати перемикач
“Просмотреть отчет” + “Готово”. Відобразиться звіт у
вигляді виводу на друк.
Створення звіту за допомогою Майстра звітів
22.06.2020
12. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
13. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
14. Створення звіту за допомогою Майстра звітів
8. Якщо потрібно додати поля з де-кількох
таблиць, пункт 6 не виконувати. Повторити
процес вибору для іншої таблиці, додаючи
потрібні поля до звіту.
Створення звіту за допомогою Майстра звітів
22.06.2020
15. Порожній звіт
1. На вкладці “Создание” в групі “Отчеты”
активізувати піктограму “Пустой отчет”.
2. Створюється “заготовка”, в правій частині
робочого екрану відображається список полів, які
можуть додаватися в майбутній звіт.
3. Для додавання полів у звіт в області “Список
полей” розкрити знаки “+” і перетягнути потрібні
поля в область звіту.
4. Використовуючи набір інструментів на вкладці
“Форматирование” можна модифіковувати звіт.
Порожній звіт
22.06.2020
Для створення звіту в режимі Конструктор необхідно в діалоговому вікні „Новый отчет” вибрати рядок „Конструктор”, а як джерело даних – запит або таблицю. У вікні „Конструктор отчета” (рис.18), що відкрилося, за допомогою панелі керування „Панель элементов” у розділах розміщуються потрібні елементи керування, а також поля запиту (таблиці), перелік яких викликається клацанням лівою клавішею миші на кнопці „Список полей” (рис.19).
Для виконання групування і сортування даних клацанням лівою клавішею миші на кнопці „Сортировка и группировка” панелі керування необхідно викликати однойменне діалогове вікно.
У вікні „Мастер отчета” із списку „Доступные поля:” вибрати необхідні поля для додання їх у звіт. Вибравши таким чином усі необхідні для звіту поля, треба клацнути лівою клавішею миші на кнопці „Далее”.
Рисунок 18 – Вікно Конструктора звітів
Рисунок 19 – Вікно вибору полів до звіту
Якщо поля вибрано з кількох таблиць, то на екрані з’явиться друге діалогове вікно „Создание отчетов”, в якому вибираємо поле таблиці, яке буде використовуватися для групування даних. Після цього слід клацнути лівою клавішею миші на кнопці „далее”, внаслідок чого з’явиться третє діалогове вікно „Создание отчетов”. В цьому вікні необхідно задати порядок сортування даних у групах звіту (рис.20).
Рисунок 20 – Вікно сортування і групування
Четверте діалогове вікно дає змогу вибрати макет звіту (ступеневий, блок, структура1 і т.д.), його орієнтацію (книжкова або альбомна) (рис.21).
Рисунок 21 – Вибір макету звіту
Зі списку у праві частині п’ятого діалогового вікна можна вибрати стиль звіту.
У шостому вікні необхідно вказати заголовок звіту і, використовуючи його елементи керування, можна перейти в режим „Конструктор отчета” для зміни в разі необхідності його структури та додання потрібних елементів керування.
Вигляд готового звіту показаний на рис.22.
Рисунок 22 – Готовий звіт
4. Завдання до лабораторних робіт
Тема: Розробка та ведення БД портфелей проектів організації.
Мета: Засвоїти теоретичні знання з управління проектами та придбати практичні навички по створенню та веденню БД портфелів проектів організації.
Читайте также: