В чем отличие запросов созданных с помощью мастера и с помощью конструктора

Обновлено: 26.04.2024

Запрос на создание таблицы используется, если необходимо скопировать данные, содержащиеся в таблице, или создать архив этих данных.

Запрос – это, по сути вопрос, который мы задаем базе данных с целью получения необходимой информации.

Запросы бывают двух типов: по образцу (QBE ) и структурированный язык запросов (SQL).

С помощью запроса по образцу можно найти необходимую информацию в базе данных. Он создается путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запрос составляется из последовательности SQL – инструкций. Они задают, что следует сделать с входным набором данных для генерации выходного набора.

Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существуют запросы нескольких типов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц.

Самым распространенным является запрос на выборку. Они используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах.

Как создать запрос на выборку с помощью Мастера

При создании запроса (query) необходимо определить:

поля в базе данных, по которым будет идти поиск информации, предмет поиска в базе данных, перечень полей в результате выполнения запроса

В окне База данных выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание query с помощью мастера, появится окно Создание простых запросов.

В окне Мастера выбрать необходимую таблицу (таблицу - источник) из опции Таблицы и запросы, и выбрать поля данных.

Если запрос формируется на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника.

Затем в окне Мастера надо выбрать подробный или итоговый отчет и щелкнуть на кнопке Далее. После этого необходимо задать имя запроса и выбрать один из вариантов дальнейшего действия: Открыть query для просмотра данных или Изменить макет запроса и нажать кнопку Готово. В результате чего получите готовый запрос.

С помощью Конструктора можно создать следующие виды запросов: простой, по условию, параметрические, итоговые, с вычисляемыми полями.

Чтобы вызвать Конструктор запросов, необходимо перейти в окно базы данных. В окне база данных необходимо выбрать вкладку Запросы и дважды щелкнуть на пиктограмме Создание запроса в режиме конструктора. Появится активное окно Добавление таблицы на фоне неактивного окна Запрос: запрос на выборку.

В окне Добавление таблицы следует выбрать таблицу – источник или несколько таблиц из представленного списка таблиц, на основе которых будет проводиться выбор данных, и щелкнуть по кнопке Добавить. Закрыть окно Добавление таблицы, окно Запрос: запрос на выборку станет активным.

Окно Конструктора состоит из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна находится схема данных запроса, она содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится Бланк построения запроса QBE , в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя таблицы, с которой выбрано это поле

Сортировка – указывает тип сортировки

Вывод на экран – устанавливает флажок просмотра поля на экране

Условия отбора - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

В окне Запрос: запрос на выборку формируем запрос:

Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей с источника в Бланк запроса.

Задать принцип сортировки. Курсор мыши переместить в строку Сортировка для любого поля, при этом появится кнопка открытия списка режимов сортировки: по возрастанию и по убыванию.

В строке вывод на экран автоматически устанавливается флажок просмотра найденной информации в поле.

В строке Условия отбора и строке Или необходимо ввести условия ограниченного поиска – критерии поиска.

После завершения формирования запроса закрыть окно Запрос на выборку. Откроется окно диалога Сохранить – ответить Да, щелкнуть ОК и вернуться в окно базы данных.

Чтобы открыть запрос из окна базы данных, необходимо выделить имя запроса и щелкнуть кнопку Открыть, на экране появится окно запрос на выборку с требуемым именем.

Чтобы внести изменения в запрос, его необходимо выбрать щелчком мыши в окне базы данных, выполнить щелчок на кнопку Конструктор, внести изменения. Сохранить запрос, повторить его выполнение.

Запросы, являющиеся вариантами базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрических запросах указываются критерии, которые могут изменяться пользователем.

Последовательность создания параметрического запроса:

Создать запрос в режиме конструктора или открыть существующий запрос в режиме конструктора.

В Бланк запроса в строке Условия отбора ввести условие отбора в виде приглашения в квадратных скобках.

Закрыть окно Запрос на выборку, на вопрос сохранить изменения ответить – Да. Вернуться в окно базы данных, где созданный запрос будет выделен.

Выполнить запрос, щелкнув по кнопке Открыть. В появившемся на экране окне диалога введите значение параметра, выполните щелчок по кнопке ОК.

Создание форм и отчетов.

Одной из основных задач создания и использования баз данных является предоставление пользователям необходимой информации на основе существующих данных. В Access для этих целей предназначены формы и отчеты. Отчеты позволяют выбрать из базы данных требуемую пользователем информацию и оформить ее в виде документов, которые можно просмотреть и напечатать. Источником данных для отчета может быть таблица или запрос. Кроме данных, полученных из таблиц, в отчете могут отображаться вычисленные по исходным данным значения, например итоговые суммы.

Отчеты и формы Access имеют много общего. Однако, в отличие от форм, отчеты не предназначены для ввода и правки данных в таблицах. Они позволяют лишь просматривать и печатать данные. В отчете невозможно изменить исходные данные с помощью элементов управления, как это мож-но сделать с помощью форм. Хотя в отчетах можно использовать такие же элементы управления для указания состояния переключателей, флажков и списков.

Отчет, как и форма, может быть создан с помощью мастера. Разделы отчета подобны разделам формы и включают заголовок и примечание отчета, область данных, а также верхний и нижний колонтитулы. В примечание отчета часто помещают поля с итоговыми значениями. Элементы управления могут быть добавлены в отчет с помощью панели инструментов. Панель элементов(Toolbox), идентичной той, что используется в режиме Конструктора форм. Форматирование и группировка элементов управления в отчете выполняются аналогично форматированию и группировке элементов управления в форме. Формы могут содержать подчиненные формы, а отчеты могут содержать подчиненные отчеты.

Access предлагает несколько способов создания отчетов. Наиболее простым из них является использование средств автоматического создания отчета. Автоматически создаваемый на основе таблицы или запроса отчет называется автоотчетом. Access позволяет автоматически создавать отчеты двух форматов: в столбец и ленточный.

Чтобы создать автоотчет:

На панели объектов окна База данных (Database) щелкните по ярлыку Отчеты (Reports) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report)

В списке диалогового окна Новый отчет (New Report) выделите один из элементов: Автоотчет: в столбец (AutoReport: Columnar) или Автоотчет: ленточный (AutoReport: Tabular).

В поле со списком, находящемся в нижней части диалогового окна Новый отчет (New Report), содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для отчета. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой для открытия списка, а затем выделите в списке необходимый элемент.

В результате Access автоматически создаст отчет на основе выбранного источника данных, используя ленточный формат или формат в столбец. Ленточный формат располагает поля выводимых записей в строку. Формат в столбец располагает поля выводимых записей в столбец. Автоотчет, созданный с использованием любого из этих двух форматов, будет включать все поля и записи, имеющиеся в выбранном источнике данных.

Чтобы созданный отчет можно было использовать в дальнейшем, его необходимо сохранить. Для этого выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов. Затем, в текстовое поле появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите название нового отчета (например: Мой отчет) и нажмите кнопку ОК.

Запросы можно создавать в режиме конструктора и с помощью мастеров. Конструктор позволяет самостоятельно создать любой тип запроса, но этот режим рекомендуется пользователям, уже имеющим некоторый опыт создания запросов.

С помощью мастеров в Access можно создавать следующие типы запросов:

§ Записи без подчинённых.

Для создания любого из них надо в окне базы данных выбрать объект Запросы и щелкнуть по кнопке Создать. Откроется окно Новый запрос, вид которого представлен на рис. 1.

Рисунок 1 Окно БД Штат и окно выбора видов запросов

Простой запрос позволяет создать с помощью Мастера запрос на выборку данных из определенных полей таблиц или запросов, он наиболее удобен для начинающих пользователей. При его выборе запускается Мастер, в первом окне которого (рис. 2) нужно в списке Таблицы и запросы выбрать таблицу, напр., Штат преподавателей, выбрать из перечня её доступных полей те, которые должны присутствовать в запросе и перевести каждое нажатием кнопки [>]. Аналогично в запрос добавляются поля из других таблиц той же БД .

Примечание. Запрос может составляться только по таблицам или только по запросам БД. Объединение в запросе полей из таблицы и запроса не допускается.

Рисунок 2 Выбор полей для запроса.

Затем нужно нажать клавишу Далее (для заполнения других окон Мастера) или Готово, появится таблица запроса с выбранными полями данных.

Перекрестный запрос имеет вид таблицы, в которой выводится до трёх полей (столбцов) исходной таблицы, ячейки одного из оставшихся преобразуются в новые столбцы, а на их пересечении выводится одно из указанных пользователем значений – Дисперсия, Минимум, Максимум, Среднее, Отклонение, Число, Первое, Последнее и др. Например, запрос на рис. 4 является перекрёстным запросом таблицы 1 на рис. 3, в котором величины расстояний стали названиями столбцов:

Вариант Повторяющиеся записисоздаёт запрос на поиск повторяющихся записей (строк) в одной таблице или запросе, для таблицы на рис. 3 при заданных полях Расстояние и Стоимость проезда он имеет вид (рис.5)

MS Access позволяет создать такой запрос только для одной таблицы или запроса (не для нескольких таблиц БД), причём в нём нужно задавать

Рисунок 3 Таблица 1 для создания перекрёстного запроса

Рисунок 4 Перекрёстный запрос табл. 1

Рисунок 5 Запрос на выборку повторяющихся записей

только те поля, в которых есть полное одновременное совпадение данных из записей (например, поле Транспорт в этот запрос включать нельзя). Дополнительно, для распознавания, можно включить неповторяющееся поле (Город).

Записи без подчиненных – запрос на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в сравниваемой таблице. Такой запрос используется для много табличных баз данных.

Рисунок 6 Основная таблица 1

Запрос без подчинённых на сравнение таблиц рис. 3 и рис. 6 выведет на экран несовпадающую строку (рис. 7):

Рисунок 7 Запрос без подчинённых

Эти запросы являются основой для создания более сложных запросов, для которых применяется режим Конструктора.

Создать запрос на выборку можно выполнить двумя путями:

– с помощью мастера запросов,

– с помощью конструктора.

Для создания запроса с помощью мастера необходимо выполнить следующую последовательность действий:

– щелкнуть в окне База данных по объекту Запросы,

– щелкнуть по кнопке Создать инструментальной панели окна База данных,

– в окне Новые запросы выбрать строку Простой запрос.

Эти действия приводят к первому шагу мастера.

В раскрывшемся окне первого шага с помощью списков Таблицы и запросы и Доступные поля, а также кнопок >, >>,

– щелкнуть по кнопке Далее окна Таблицы и запросы.

На этом завершается первый шаг мастера и происходит переход ко второму его шагу.

Второй шаг мастера запросов.

– из раскрывшегося окна второго шага выбрать один из вариантов запроса:

Выбор варианта Подробный приводит к включению всех отобранных полей всех записей. Он устанавливается по умолчанию.

Выбор варианта Итоговыйприводит к разблокированию (отображение контрастным шрифтом) кнопки Итоги.Щелчок по этой кнопке вызывает открытие окна, содержащего флажки Sum(суммирование), Avg (среднее), Min(наименьшее), Max (наибольшее) для каждого числового поля запроса и общий флажок Подсчет числа записей. С помощью указанных флажков можно включить режим группировки по строкам таблицы с созданием в запросе дополнительных столбцов, соответствующих включенным флажкам. После установки необходимых флажков следует:

– щелкнуть по кнопке ОК, что приведет к переходу к предыдущему окну,

– щелкнуть по кнопке Далее, что приведет к переходу в окно третьего шага мастера.

В последнем окне (третьего шага) предлагается ввести название созданного запроса и открыть его для просмотра или модификации.

Чтобы завершить работу с мастером, необходимо

– щелкнуть по кнопке Готово последнего окна мастера запросов.

Этой последней операцией завершается работа мастера. При этом программа MS Access автоматически сохраняет и выполняет созданный запрос, а также отображает результат запроса в отдельном окне.

В отличие от мастера запросов конструктор предлагает более гибкие возможности. Для перехода в режим конструктора запросов необходимо выполнить следующие действия:

База данных – Запросы – Создать – Конструктор

или же вместо двух последних операций дважды щелкнуть по строке Создание запроса в режиме конструктора.

В результате этих действий откроется окно с пустым бланком запроса и окно Добавление таблицы такое же, как и при создании связей между таблицами.

В окне Добавление таблицыследует выполнить двойные щелчки по названиям всех таблиц, из которых должны отбираться данные в запрос, а затем закрыть его.

После этого появляется окно бланка запроса (рис.24.2).

Запрос1: запрос на выборку
Преподават.	Предметы
Код препод.
Код препод.
Поле: Имя таблицы Сортировка Вывод на экран Условие отбора Или:	Фамилия	Должность	Предметы	Семестр
Преподават.	Преподават.	Предметы	Предметы
По возрастанию	По убыванию
< 6

Рис. 23.2. Общий вид окна бланка запроса

В верхней части бланка отображаются подчиненные окна ранее выбранных таблиц со списками полей и с изображением связей между таблицами. В нижней части окна располагается пустая таблица с элементами управления (слева от нее), предназначенными для создания запроса (поле:, имя таблицы, сортировка, вывод на экран, условие отбора, или:). В эту таблицу следует внести имена интересующих полей, имена таблиц, которым эти поля принадлежат. Проще всего эту операцию можно выполнять путем перетаскивания нужных имен из таблиц, расположенных в верхней части окна.

Таким образом были перемещены с таблицы Преподаватели названия Преподаватели, Должность, а с таблицы Предметы – названия Предметы, Семестр.

В строке Сортировка любого выбранного столбца бланка можно установить способ сортировки (по возрастанию или убыванию). Для этого необходимо щелкнуть по ячейке, в которой необходимо указать вид сортировки, и с помощью появившейся кнопки раскрытия списка установить способ сортировки.

Если в запросе необходимо выполнить групповые операции (сумма, среднее, минимальное, максимальное и др.), то необходимо:

– вызвать контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по любой ячейке бланка,

– выбрать команду Групповые операции. Вследствие этого, в бланке запроса, выше строки Сортировка, появится строка Групповая операция,

– щелкнуть по ячейке, которая должна участвовать в групповой операции,

– щелкнуть по появившейся в ячейке кнопке раскрытия списка и выбрать из списка необходимую операцию,

– ответить на поля Вывод на экран, Условия отбора,

– сохранить созданный запрос в файле базы данных с помощью известной процедуры:

Файл – Сохранить – указать имя – ОК.

Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку. Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, существующей до ее закрытия. Записи этой таблицы формируются на основе задаваемых и запросе условий отбора записей в исходных таблицах и связей между этими таблицами, имеющимися в схеме данных запроса. Поля, включаемые в записи результата, указываются пользователем в бланке запроса.

Таблица с результатами запроса может применяться при дальнейшей обработке данных. В запросе на выборку могут использоваться не только таблицы базы данных, но и ранее созданные запросы (таблицы, являющиеся результатом их выполнения). При этом нет необходимости сохранять таблицы, получаемые в результате выполнения ранее созданных запросов.

Непосредственное использование в запросе другого запроса невозможно. В этом случае включаемый запрос надо преобразовать в запрос на создание таблицы. Этот запрос отличается от запроса на выборку только сохранением результата запроса как новой таблицы базы данных. Эта таблица далее может использоваться в другом запросе.

Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Окно запроса в режиме таблицы аналогично окну просмотра таблицы базы данных.

Разработка запроса производится в режиме Конструктора запросов.

Окно запроса

Для создания запроса в окне базы данных надо открыть вкладку Запрос и нажать кнопку Создать. В открывшемся окне Новый запрос выбрать Конструктор.

В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку Добавить. Затем кнопкой Закрыть выйти из окна Добавление таблицы.

В результате появится окно Конструктора запросов — : запрос на выборку.

Окно Конструктора запросов разделено на две панели:

Верхняя панель содержит схему данных запроса, которая включает выбранные для данного запроса таблицы. Таблицы представлены списками полей. Схема данных отображает связи между таблицами, имеющиеся в схеме данных базы, и связи объединения, которые устанавливает Access, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных. Кроме того, пользователь сам может установить нужные связи (объединения), перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.

Нижняя панель является бланком запроса по образцу, который нужно заполнить. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в результат выполнения запроса, для задания сортировки по ним и для задания условий отбора записей.

При заполнении бланка запроса необходимо: в строку Поле включить имена полей, используемых в запросе, в строке Вывод на экран отметить поля, которые должны быть включены в результирующую таблицу, в строке Условие отбора задать условия отбора записей, в строке Сортировка выбрать порядок сортировки записей результата.

Каждый столбец бланка запроса соответствует одному из полей таблиц. Кроме того, здесь может размещаться вычисляемое поле, значение которого вычисляется на основе значений других полей, или итоговое поле, использующее одну из встроенных групповых функций Access. Для включения нужных полей из таблиц в соответствующие столбцы запроса достаточно перетащить нужное поле из списка полей таблицы в схеме данных запроса в первую строку бланка запроса.

Условия отбора записей

Условия отбора записей могут задаваться для одного или нескольких полей в соответствующей строке бланка запроса. Условием отбора является выражение, которое состоит из операторов сравнения и операндов, используемых для сравнения. В качестве операндов выражения могут использоваться некоторые заданные значения и идентификаторы (ссылки). Идентификатор представляет собой ссылку на значение поля, элемента управления или свойства. Идентификаторами могут быть имена полей, таблиц, запросов, форм, отчетов и т. д. Они должны заключаться в квадратные скобки. Если необходимо указать ссылку па поле в конкретной таблице, форме, отчете, то перед именем поля ставится имя таблицы, также заключенное в квадратные скобки и отделенное от имени поля восклицательным знаком. Например: [Имя таблицы]|[Имя поля].

Вычисляемые поля

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции Access.

Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле. В этой ячейке после нажатия клавиши или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля Выражением, где N — целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например, Выражение1: [Цена]*[Количество], где Цена и Количество — имена полей.

Имя вычисляемого поля «Выражение1» становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого достаточно в бланке запроса вместо Выражение N ввести повое имя.

Параметры запроса

Конкретное значение поля в условии отбора может вводиться непосредственно в бланк запроса или задаваться пользователем при выполнении запроса в диалоговом окне. Чтобы выводилось диалоговое окно для ввода конкретного значения поля в условия отбора, нужно определить параметр запроса. Имя параметра запроса может вводиться непосредственно в условия отбора в квадратных скобках. При выполнении запроса это имя появится в диалоговом окне Введите значение параметра. Если в запрос вводится несколько параметров, то порядок их ввода через диалоговые окна определяется порядком расположения полей с параметрами в бланке запроса.

Мастера создания запросов

Создание запроса с помощью Мастера начинается с выбора в окне базы данных вкладки Запросы и нажатия кнопки Создать. В окне диалога Новый запрос надо выбрать из списка нужный вид запроса. Далее следует выполнять инструкции, выводящиеся в окнах диалога Мастера. В последнем окне диалога предлагается выбрать запуск запроса или просмотр структуры запроса в режиме Конструктора.

С помощью Мастера можно создать:

• простой запрос на выборку;

• запрос для поиска повторяющихся записей;

• запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных записей;

Заметим, что запрос для поиска повторяющихся записей и запрос для поиска записей, не имеющих подчиненных, являются элементарными запросами на выборку.

Формирование и вывод отчетов

Средства Access по разработке отчетов предназначены для создания отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных из таблиц в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют конструировать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц.

При этом могут быть выполнены самые высокие требования к оформлению документа. Перед началом конструирования отчета пользователь должен произвести подготовительную работу, в результате которой нужно определить требуемый макет отчета.

В процессе конструирования определяется состав и содержание разделов отчета, а также размещение в нем выводимых значений из полей таблиц базы данных. Кроме того, оформляются заголовки, подписи реквизитов отчета, определяется размещение вычисляемых реквизитов.

Средства конструирования отчета позволяют группировать данные по нескольким уровням. Для каждого уровня могут производиться вычисления итогов, определяться заголовки и примечания по каждой группировке. При формировании отчета могут производиться разнообразные вычисления.

Отчет может создаваться с помощью Мастера или в режиме Конструктора отчетов. Во многих случаях удобно использовать Мастера. Созданный Мастером отчет можно доработать в режиме Конструктора.

При необходимости вывода в отчете данных из многих таблиц в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет полученные в запросе данные успешно структурировать и оформлять.

Окно Конструктора отчетов

Разделы отчета. Создание и изменение макета отчета осуществляется в окне Конструктора отчетов. Первоначально в этом окне отображаются пустые разделы отчета.

Наличие этих разделов, а также их добавление или удаление определяется командами меню Вид | Колонтитулы и Вид | Заголовок | Примечание отчета.

При разработке формы поля в окне нужно заполнить элементами в соответствии с определенным пользователем макетом отчета. В заголовок помещается текст из шапки макета отчета. В колонтитул обычно помещают заголовки, даты и номера страниц. При определении содержания этих разделов следует исходить из требований к оформлению отдельных страниц отчета. В области данных размещаются поля таблиц базы данных.

При необходимости группировки записей по полю в окно Конструктора отчетов могут быть добавлены разделы Заголовок группы и Примечание группы. В примечании группы могут быть размещены выражения для подведения итогов по группе. Допускается до 10 уровней группировки записей.

Элементы разделов отчета. В процессе конструирования с помощью команд или кнопок панели инструментов Конструктора отчетов и панели элементов разделы отчета заполняются элементами в соответствии с макетом отчета. Поля с неповторяющимися значениями размещают в Области данных. Поля с повторяющимися значениями, по которым производится группировка записей, целесообразно размещать в заголовке группы.

Элементами разделов отчета, кроме полей таблиц или запросов, на которых строится отчет, являются также тексты подписей, кнопки управления, внедряемые объекты, линии, прямоугольники и т. п. Для каждого из элементов имеются соответствующие кнопки на панели элементов.

Для каждого элемента, а также раздела и отчета в целом могут быть уточнены свойства. Технология размещения элементов и определения их свойств практически такая же, как и в Конструкторе форм.

Просмотр и печать отчета

Для просмотра ранее созданного отчета нужно в окне базы данных выбрать Отчеты и нажать кнопку Просмотр. Отчет при просмотре отобразится на экране таким, каким он будет напечатан. Переход в режим предварительного просмотра из режима Конструктора отчетов выполняется нажатием кнопки Представление отчета. В режиме предварительного просмотра имеется своя панель инструментов.

Кнопка Печать панели инструментов режима предварительного просмотра позволяет вывести данный отчет на печать. С помощью команды Файл | Макет страницы можно выбрать принтер, задать формат бумаги, размер полей, расстояние между строками, ориентацию и т. д. Команда Файл | Печать позволяет выбрать для печати отдельные страницы отчета или выделенные записи, распечатать несколько копий, вывести отчет в файл.

Список литературы

1. Ананьєв, О.М. Інформаційні системи і технології в комерційній діяльності [Текст] : підручник / О. М. Ананьєв, В. М. Білик, Я. А. Гончарук. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 584 с.

2. Антонов, В.М. Фінансовий менеджмент: сучасні інформаційні технології [Текст] : навчальний посібник / В. М. Антонов, Г. К. Яловий ; ред. В. М. Антонов ; Мін-во освіти і науки України, КНУ ім.Т.Г.Шевченка. - К. : ЦНЛ, 2005. - 432 с.

3. Гужва, В.М. Інформаційні системи і технології на підприємствах [Текст] : навчальний посібник / В. М. Гужва ; Мін-во освіти і науки України, КНЕУ. - К. : КНЕУ, 2001. - 400 с.

4. Гуржій, А.М. Інформатика та інформаційні технології [Текст] : підручник / А. М. Гуржій, Н. І. Поворознюк, В. В. Самсонов. - Х. : Компанія СМІТ, 2003. - 352 с.

5. Информационные системы и технологии: приложения в экономике и управлении: Кн. 6 [Текст] : учебное пособие / Мин-во образования и науки Украины, Донецкий нац. ун-т ; ред. Ю. Г. Лысенко. - Донецк : Юго-Восток, 2004. - 377 с.

6. Маслов, В.П. Інформаційні системи і технології в економіці [Текст] : навчальний посібник / В. П. Маслов ; Мін-во освіти і науки України. - К. : Слово, 2003. - 264 с.

7. Олійник, А. В. Інформаційні системи і технології у фінансових установах [Текст] : навчальний посібник / А. В. Олійник, В. М. Шацька. - Львів : Новий Світ-2000, 2006. - 436 с.

8. Румянцев, М.И. Информационные системы и технологии финансово-кредитных учреждений [Текст] : учебное пособие для вузов / М. И. Румянцев ; Западнодонбасский ин-т экономики и управления. - Днепропетровск : ИМА-пресс, 2006. - 482 с. -

9. Черняк, О.І. Системи обробки економічної інформації [Текст] : підручник / О. І. Черняк, А. В. Ставицький, Г. О. Чорноус. - К. : Знання, 2006. - 447 с.

© 2014-2022 — Студопедия.Нет — Информационный студенческий ресурс. Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав (0.012)

При создании запроса с помощью Мастера производится пошаговое выполнение действий в диалоговом окне Мастера запросов.

Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE.

39) Форма — это объект БД, предназначенный для ввода и отображения информации. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивают доступ к данным в связанных таблицах с помощью подчиненных форм.

Работа с формами может происходить в трех режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Констриктора. Выбрать режим работы можно при помощи кнопки Вид панели инструментов Конструктор форм либо с помощью команды меню Вид.

В режимах Формы и Таблицы можно осуществлять добавление, удаление и редактирование записей в таблице или в запросе, являющемся источником данных для форм.

В режиме Конструктора можно производить изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления, разработку.

Виды форм. В Access можно создать формы следующих видов:

форма в столбец или полноэкранная форма;
ленточная форма;
табличная форма;
форма главная/подчиненная;
сводная таблица;
форма-диаграмма.

Структуры формы. Любая форма может включать следующие разделы:

заголовок формы — определяет верхнюю часть формы и может содержать текст, графику и другие элементы управления;
верхний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра и обычно содержит заголовки столбцов;
область данных — определяет основную часть формы, содержащую поля, полученные из источника данных;
нижний колонтитул — раздел отображается только в режиме предварительного просмотра в нижней части экранной страницы и обычно содержит номер страницы, дату и т. д.;
примечание формы — отображается внизу последней экранной страницы формы.

40)Отчет — это объект базы данных, который предназначен для вывода информации из баз данных, прежде всего на принтер. Отчеты позволяют выбрать из баз данных нужную пользователю информацию, оформить ее в виде документа, перед выводом на печать просмотреть на экране

Одноколонный отчет (в столбец) — длинный столбец текста, содержащий надписи полей, их значения из всех записей таблицы или запроса.
Многоколонный отчет — сездается из отчета в одну колонку и позволяет вывести данные отчета в несколько колонок.
Табличный отчет — отчет, имеющий табличную форму.
Отчет с группировкой данных и подведением итогов — создается из табличного отчета объединением данных в группы с подсчетом итогов.
Перекрестный отчет — строится на основе перекрестных запросов и содержит итоговые данные.
Составной отчет — отчет, имеющий сложную структуру, включающий один или несколько отчетов.
Отчет, полученный слиянием документов с Word (составной документ).
Почтовые наклейки — специальный тип многоколонного отчета, предназначенный для печати имен и адресов групп.
Отчет по связанным таблицам — отчет, позволяющий выводить данные из нескольких таблиц, имеющих связь один-ко-многим.

Структура отчета. Отчет может состоять из следующих разделов.

Заголовок отчета — отображается только на первой странице
Верхний колонтитул.
Заголовок группы — печатается перед первой записью, входящей в группу; обычно содержит итоговые данные по записям, входящим в группу.
Область данных — предназначена для отображения записей источника данных отчета.
Область примечания группы — отображается после обработки последней записи группыНижний колонтитул —Раздел примечаний

41) Макросом называется набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определенные операции. Макросы используются для автоматизации часто выполняемых задач (например, открытие формы, выполнение запроса).

Процедура создания макроса в основном состоит в выборе макрокоманд и определении их параметров. Для создания макроса следует:

в окне базы данных на вкладке Макросы нажать кнопку Создать;
на панели макрокоманд в ячейке столбца Макрокоманда выбрать из раскрывающегося списка имя макрокоманды;
в ячейку столбца Примечание ввести текст комментария к макрокоманде (необязательно);
в нижней половине окна указать аргументы макрокоманды.

42) Хранилище данных—(Data Warehouse) обычно называют базу данных, основное назначение которой - выполнение аналитических запросов на выбор данных. Хранилища данных могут быть и реляционными, и многомерными.

Хранилища данных могут быть разбиты на два типа: корпоративные хранилища данныхи киоски данных

43) OLAPтехнология обработки данных, заключающаяся в подготовке суммарной (агрегированной) информации на основе больших массивов данных, структурированных по многомерному принципу

Читайте также: