Что представляет собой окно конструктора таблиц в access

Обновлено: 05.05.2024

Рис. 1.17. Окно базы данных Access 2002

Щелкнув на ярлыке мышью, в правой части окна вы откроете список соответствующих объектов. Список объектов может быть представлен четырьмя разными способами (обычными для папок операционной системы Windows):

в виде мелких значков;
в виде крупных значков (см. рис. 1.17);
в виде списка;
в виде таблицы.

Переключение этих режимов отображения выполняется с помощью четырех правых кнопок на панели инструментов, расположенной вдоль верхнего края окна.

При представлении объектов в виде значков эти значки можно перетаскивать с помощью мыши и располагать внутри окна базы данных любым удобным образом. Если же вы хотите расположить значки так, чтобы они находились рядом друг с другом, нужно:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.
Из контекстного меню выбрать команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Представление перечня объектов в виде списка не позволяет располагать значки произвольным образом в окне базы данных, но их можно "перетаскивать" за пределы окна базы данных (это один из способов активизировать объект, например открыть таблицу). Представление в виде таблицы позволяет для каждого объекта посмотреть не только его имя, но и описание (столбец Описание (Description)), дату и время последнего изменения (столбец Дата изменения (Modified)), дату и время создания (столбец Дата создания (Created)), а также тип объекта.

При использовании любого вида представления объектов в окне базы данных их можно упорядочить по имени, типу, дате создания и дате изменения. Для этого необходимо:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.
Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).
Из раскрывающегося меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), по типу (By Type), по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Чтобы объекты в окне базы данных упорядочились автоматически, необходимо:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.
Из контекстного меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).
В раскрывающемся меню выбрать команду автоматически (Auto Arrange). Перед командой появится метка, свидетельствующая о том, что режим автоматического упорядочения включен.

Чтобы отменить автоматическое упорядочение, необходимо снова выбрать команду автоматически (Auto Arrange) в меню Упорядочить значки (Arrange Icons). Метка команды будет удалена, а режим автоматического упорядочения выключен.

С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения (условно, т. к. он несколько различается для разных типов объектов):

Второй режим — это режим Конструктора. Данный режим применяется ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью кнопок, которые находятся в левой части панели инструментов окна базы данных, с помощью команд меню Вид (View) или с помощью кнопок на панели инструментов Access.

На панели инструментов окна База данных (Database) слева имеются три основных кнопки:

первая кнопка имеет изменяющееся название, в зависимости от того, какой объект выбран. Если выбраны таблица, запрос, форма, страница или группа Избранное (Favorites), кнопка приобретает вид Открыть (Open). Если выбран отчет — Просмотреть (Preview), если макрос или модуль — Запустить (Run). При этом значок рядом с названием соответственно изменяется. Название этой кнопки в каждом варианте наглядно отражает назначение;
вторая кнопка Конструктор (Design) постоянна для всех объектов и предназначена для редактирования ранее созданного объекта;
третья кнопка Создать (New) имеет постоянное название, но при этом изменяются значки на ней, в соответствии с типом объекта.

Для создания новых объектов можно использовать также специальные ярлыки, включенные в список объектов каждого типа.

Например, открыть таблицу в режиме Таблицы можно следующими способами:

Выделить ее в списке и нажать кнопку Открыть (Open).
Перетащить значок таблицы мышью за пределы окна базы данных.
Дважды щелкнуть кнопкой мыши по имени таблицы.
Один раз щелкнуть левой кнопкой мыши по имени таблицы, если установлен флажок Одним щелчком (Single-click ope) в диалоговом окне Параметры (Options).

Чтобы открыть любой объект в режиме Конструктора, необходимо выделить этот объект в списке и нажать кнопку Конструктор (Design).

Чтобы удалить объект из списка, нужно:

Выделить объект в списке и нажать кнопку Удалить (Delete) в верхней части окна базы данных или клавишу на клавиатуре или щелкнуть правой кнопкой мыши по имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Удалить (Delete).
В появившемся диалоговом окне, запрашивающем подтверждение на удаление объекта, необходимо нажать кнопку Да (Yes).

Чтобы переименовать объект, нужно:

Выделить необходимую таблицу в списке.
Щелкнуть левой кнопкой мыши на имени таблицы или щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Переименовать (Rename).
В поле имени таблицы ввести новое имя.
Нажать клавишу или щелкнуть левой кнопкой мыши на любом свободном месте в правой части окна.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандартными программами копирования/вставки. Например, чтобы скопировать таблицу в буфер обмена (Clipboard), необходимо сделать одно из двух действий:

выделить требуемую таблицу в списке и нажать на кнопку Копировать (Сору) на стандартной панели инструментов База данных (Database);[ Эта панель отображается на экране, когда активным является окно базы данных. ]
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Копировать (Сору).

Чтобы вырезать таблицу в буфер обмена (Clipboard), нужно осуществить одну из двух операций:

выделить необходимую таблицу в списке и нажать на кнопку Вырезать (Cut) на панели инструментов База данных (Database);
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Вырезать (Cut).

Чтобы вставить таблицу из буфера обмена, нужно:

Открыть список таблиц в окне базы данных.
Нажать на кнопку Вставить (Paste) на панели инструментов База данных (Database) или щелкнуть правой кнопкой мыши на свободном поле в списке таблиц и из контекстного меню выбрать команду Вставить (Paste).
В появившемся окне Вставка таблицы (Paste Table As) в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой таблицы, в группе Параметры вставки (Paste Option) выбрать вариант вставки таблицы: Только структура (Structure only), Структура и данные (Structure and Data), Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) и нажать кнопку ОК.

Режим вставки Только структура (Structure only) предназначен для копирования структуры таблиц, т. е. списка полей таблицы с указанием типа каждого поля и с его описанием. При этом не предусматривается копирование данных. В режиме Структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком вместе со своим содержимым. В режиме Добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) необходимо в поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя существующей таблицы, после чего будет осуществлено добавление данных из таблицы, находящейся в буфере обмена, в указанную таблицу.

При добавлении данных в существующую таблицу структуры таблицы-источника и таблицы-приемника должны совпадать.

При копировании других объектов базы данных запрашивается только имя нового объекта.

Чтобы посмотреть свойства объекта, необходимо проделать одну из следующих операций:

щелкнуть правой кнопкой мыши на имени объекта и из контекстного меню выбрать команду Свойства (Properties);
выделить объект из списка в окне базы данных и выбрать команду Вид, Свойства (View, Properties) из главного меню Access.

Рис. 1.18. Окно свойств таблицы

На рис. 1.18 показано окно свойств таблицы. В нем отражается следующая информация:

Тип (Туре) — тип объекта (в данном случае Таблица (Table));
Описание (Description) — описание таблицы, определяемое пользователем;
Создан (Created) — дата создания таблицы;
Изменен (Modified) — дата последнего изменения таблицы;
Владелец (Owner) — владелец (создатель) таблицы;
Атрибуты (Attributes): Скрытый (Hidden) — позволяет скрыть таблицу из окна базы данных, Реплицируемый (Replicated) — позволяет управлять реплицируемо-стью объекта (см. разд. "Репликация баз данных"гл. 18).

Пользователь может изменять в окне свойств только описание таблицы и значения ее атрибутов.

На панели объектов можно размещать также папки, которые содержат ярлыки к различным объектам баз данных. Таким образом, можно объединять разные типы объектов в группы. По умолчанию в этой части панели объектов размещается одна папка — Избранное (Favorites). Щелкнув мышью по папке, можно увидеть список объектов, входящих в данную группу (рис. 1.19).

Чтобы добавить новую папку на панель объектов, нужно:

Щелкнуть правой кнопкой мыши на панели объектов и выбрать из контекстного меню команду Новая группа (New Group).
В диалоговом окне Новая группа (New Group) ввести имя создаваемой папки и нажать кнопку ОК.

Рис. 1.19. Ярлыки объектов, входящих в группу Поставщики

Самый простой способ добавления ярлыка объекта в группу следующий. Необходимо раскрыть список объектов данного типа, найти в нем нужный объект и перетащить его мышью в соответствующую папку на панели объектов.

Другой способ добавления объекта в группу:

Откройте список объектов нужного типа в окне базы данных.
Щелкните правой кнопкой мыши по нужному объекту и из контекстного меню выберите команду Добавить в группу (Add to Group).
Выберите в раскрывшемся меню нужную папку или создайте новую папку, выбрав команду Новая группа (New Group).

Обратите внимание, что в группу включаются только ярлыки объектов; сами объекты никуда не перемещаются и видны в своих списках.

Так же как и отдельные объекты базы данных, группы могут удаляться и переименовываться. Ярлыки в группе тоже могут удаляться, переименовываться, копироваться. Осуществляется это с помощью соответствующих команд контекстного меню, которое появляется если щелкнуть правой кнопкой мыши по объекту, который нужно удалить, переименовать или скопировать.

1. Режим таблицы — позволяет создать новую таблицу в режиме таблицы;

Первоначально представляется таблица с полями, куда необходимо ввести данные. Эта таблица содержит, как правило, 20 столбцов и 30 строк, и этого вполне достаточно для начала. После сохранения Access сам решает, какой тип данных присвоить каждому из полей.

Видео YouTube

2. Конструктор — позволяет создать новую таблицу в конструкторе таблиц;

Создание таблиц в окне конструктора предоставляет более широкие возможности по определению параметров создаваемой таблицы. После выбора этой операции открывается конструктор таблиц следующего вида.

Окно конструктора таблиц разделяется на две области. В верхней области отображается сетка, каждая строка которой описывает один столбец базы данных. В верхней части окна диалога находится таблица, которая содержит следующие атрибуты создаваемой таблицы: наименование поля, тип данных и описание. Имя поля – вводятся имена атрибутов, которые необходимо отразить в таблице.

Для каждого атрибута отдельно определяется его тип данных. Описание - можно внести любую информацию о поле для будущих пользователей БД.

Желательно стараться использовать имена, отличающиеся краткостью, для облегчения их идентификации при просмотре таблиц. Наименование поля используется для ссылки на данные таблицы.

В нижней области окна конструктора таблиц отображаются дополнительные характеристики каждого столбца, выделенного в верхней области (свойства полей).

Свойства полей (выборочно— это набор характеристик, обеспечивающих дополнительные возможности управления хранением, вводом и отображением данных в поле. Число доступных свойств зависит от типа данных поля.

Размер – для числа: 1 байт (0..255), с плавающей точкой 8 байт (от -10308..до 10308)

Формат поля – для задания формата отображения значения

Маска ввода – задание отображения постоянных символов в поле (для текста и даты)

Условие на значение – ограничение на значение вводимых данных ( < 100 AND >50)

Индексированное: Да (совпадения не допускаются) – первичный ключ, Да (совпадения допускаются) – вторичный ключ, Нет (неиндексированное поле)

Видео YouTube

3. Мастер таблиц — позволяет создать новую таблицу с помощью мастера;

MS Access содержит целый ряд таблиц, которые вы можете использовать в качестве прототипов требуемых Вам таблиц. При использовании мастера Вы можете не только сэкономить время на создании таблиц, но и обеспечить стандартные имена и типы данных полей таблиц.

Из набора таблиц можно выбрать нужную, которая будет создана в БД пользователя.

Видео YouTube

4. Импорт таблиц — позволяет осуществить импорт таблиц из внешнего файла в текущую базу данных; Импорт позволяет взять данные из таблиц, находящихся в других приложениях и импортировать их в существующую базу данных пользователя.

Видео YouTube

5. Связь с таблицами — позволяет осуществить создание таблиц, связанных с таблицами из внешних файлов. Устанавливается как и импорт через диалоговое окно, но при этом таблица остается в старом приложении и может использоваться несколькими пользователями.

Для обеспечения выполнения работы необходимо иметь компьютер со следующим обеспечением: операционная система Windows и MS Office 2007 и выше.

Общие теоретические сведения

Современные информационные системы характеризуются большими объемами хранимых данных, их сложной организацией, а также высокими требованиями к скорости и эффективности обработки этих данных. Это становится возможным при использовании специальных программных средств – систем управления базами данных (СУБД).

База данных (БД) – это поименованная совокупность данных относящихся к определенной предметной области.

Система управления базами данных (СУБД) – это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания обработки баз данных и поддержания их в актуальном состоянии.

Почти все современные СУБД основаны на реляционной модели данных. Название "реляционная" связано с тем, что каждая запись в такой базе данных содержит информацию, относящуюся (related) только к одному объекту. Все данные в реляционной БД представлены в виде таблиц. Каждая строка таблицы содержит информацию только об одном объекте и называется записью . Столбец таблицы содержит однотипную для всех записей информацию и называется полем . Для успешного функционирования базы данных важна правильная организация данных в ней. При определении структуры данных в базе выделяют следующие основные понятия.

Класс объектов - совокупность объектов, обладающих одинаковым набором свойств. Например, в базе данных о ВУЗе классами объектов могут быть студенты, преподаватели, предметы.

Свойство (атрибут) - определенная часть информации о некотором объекте. Хранится в виде столбца (поля) таблицы. Например, фамилия, имя, отчество - это свойства для объекта Студент.

Типы связей между объектами

Основным структурным компонентом базы данных, как правило, является таблица. При определении состава таблиц следует руководствоваться правилом: в каждой таблице должны храниться данные только об одном классе объектов.

Если в базе данных должна содержаться информация о разных классах объектов, то она должна быть разбита на отдельные таблицы. Связь между таблицами осуществляется с помощью общих полей.

Связи между любыми двумя таблицами относятся к одному из трех типов: один-к-одному (1:1), один-ко-многим (1:М) и многие-ко-многим (М:М).

При установке связи типа "один-к-одному" (1:1) каждой записи в одной таблице соответствует не более одной записи в другой таблице.

Связь типа "один-ко-многим" (1:М) означает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в связанной таблице. Этот наиболее распространенный тип связей. Для его реализации используются две таблицы. Одна из них представляет сторону "один", другая – сторону "много".

Связь типа "много-ко-многим" (М:М) используется, когда множеству записей в одной таблице соответствует множество записей в связанной таблице. Большинство современных СУБД непосредственно не поддерживают такой тип связи. Для ее реализации такая связь разбивается на две связи типа один-ко-многим. Соответственно, для хранения информации потребуется уже три таблицы: две со стороны "много" и одна со стороны "один". Связь между этими тремя таблицами также осуществляется по общим полям.

Структура MS Access

MS Access – это функционально полная реляционная СУБД, работающая в среде Windows. В Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными (таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы, модули). Все объекты Access хранятся в одном файле с расширением .accdb. В таблицах хранятся данные, которые можно просматривать, редактировать, добавлять. Используя формы, можно выводить данные на экран в удобном виде, просматривать и изменять их. Запросы позволяют быстро выбирать необходимую информацию из таблиц. С помощью отчетов можно создавать различные виды документов, для вывода на печать, макросы и модули позволяют автоматизировать работу с базой данных.

Запуск Access осуществляется двойным щелчком мыши по значку «MS Access» на рабочем столе, или в подменю «Microsoft Office» меню «Пуск».

После запуска на экране появится окно Приступая к работе с Microsoft Office Access, с помощью которого можно создать новую базу данных, выбрать нужный шаблон базы данных из Интернета или открыть локально расположенную базу данных.

При нажатии на кнопку Новая база данных правая часть окна изменится. В ней необходимо указать название файла новой базы данных и её будущее местоположение. Затем нажать кнопку Создать (рис. 1).

Откроется окно новой базы данных с новой таблицей для дальнейшей работы. Верхняя строка представляет собой Ленту MS Office 2007. Она содержит вкладки и кнопки для выполнения определенных действий. Лента позволяет работать с таблицами, формами, запросами и отчетами базы данных (рис. 2).

Создание новой таблицы с помощью Конструктора

Для создания новой таблицы на вкладке Создание Ленты выбрать пиктограмму Конструктор таблиц. На экран будет выведено окно таблицы в режиме Конструктора, в котором можно задать имена, типы и свойства полей для вновь создаваемой таблицы.

Каждая строка в столбце Тип данных является полем со списком, элементами которого являются типы данных Access. Тип поля определяется характером вводимых в него данных (рис. 3).

Среди типов данных Access есть специальный тип – Счетчик. В поле этого типа Access автоматически нумерует строки таблицы в возрастающей последовательности. Редактировать значения такого поля нельзя.

Набор свойств поля зависит от выбранного типа данных. Для определения свойств поля используется бланк Свойства поля в нижней части окна конструктора таблиц.

Создание запросов

Для создания запроса выбрать на ленте вкладку Создание и нажать Мастер запросов. Появится окно для выбора способа построения запроса (рис. 4).

Существуют простые запросы и перекрестные запросы.

Простой запрос создает простой запрос из определенных полей.

Перекрестный запрос создает запрос, данные в котором имеют компактный формат, подобный формату сводных таблиц в Excel. С помощью перекрестного запроса можно более наглядно представить данные итоговых запросов, предусматривающих группировку по нескольким признакам (по двум, в частности).

В этом случае значение полей по первому признаку группировки могут стать заголовками строк, а по второму - заголовками столбцов.

режим конструктора – пример представлен выше. Этот режим рекомендуется для создания запросов. Запрос в этом режиме существует только в оперативной памяти;
режим SQL – содержит команды на языке SQL (Structured Query Language – структурированный язык запросов) и указания, в каких таблицах и какие данные нужны пользователю.

Пример запись SQL-запроса, в котором производится выбор поля1и поля2 из таблицы с заданным именем для записей, если поле2 равно 0.

режим таблицы – в этом режиме отображаются данные, отобранные с помощью запроса. На экране монитора данные, отвечающие условиям запроса представлены в форме таблицы.

Вычисляемые поля

Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в запросе.

Для этого в строке Поле бланка QBE (бланк запроса) вводится формула для вычисления, причем имена полей, которые участвуют в вычислениях заключаются в квадратные скобки.

При создании выражений для вычисляемых полей можно использовать Построитель выражений. Для этого нужно щелкнуть по пустому полю в бланке запроса, а затем по кнопке панели инструментов Построить, откроется окно Построитель выражений.

Все имена объектов, из которых строится выражение для вычисления, заключены в квадратные скобки, причем перед именем поля может стоять восклицательный знак (!) разделяющий имя поля и имя таблицы.

Выражение создается в верхней части окна. Можно самим ввести выражение, но проще использовать различные кнопки, расположенные под областью ввода.

Составление отчетов

Основным предназначением отчетов, является представление данных для их просмотра как в электронной, так и в печатной форме. Возможность использовать отчеты для анализа данных обусловлена тем, что в них можно не только включать необходимые данные других объектов БД (таблиц, запросов и форм), но и использовать для их обработки формулы и выражения.

Существует два режима отображения отчетов. В режиме предварительного просмотра отчет отображается так, как он будет выглядеть при печати. Режим конструктора предоставляет пользователю доступ к макету отчета. При этом можно придать отчету необходимые свойства, а также изменить состав и свойства объектов отчета. В этом режиме можно создавать отчет. Однако обычному пользователю целесообразно для этого использовать мастер создания отчетов.

Сортировка записей

Сортировку записей MS Access может осуществлять по одному признаку, который выбирается пользователем путем установки курсора в нужный столбец таблицы, или нескольким признакам. В последнем случае выделяются поля, содержащие признаки, по которым должна осуществляться сортировка. Однако при этом следует учитывать, что сортировка производится только по признакам, записанным в смежных столбцах. Она осуществляется поочередно в каждом столбце, слева направо. Это означает, что для такой сортировки необходимо сначала изменить макет таблицы таким образом, чтобы соответствующие столбцы располагались рядом. При этом слева должны располагаться признаки, значения которых принимает большее количество записей.

Для фильтрации данных в таблицах БД можно использовать два типа фильтров: фильтр «по выделенному» или расширенный фильтр . С этой целью используется команда Записи/Фильтр. (для того чтобы эта команда стала доступной пользователю, необходимо открыть таблицу). Затем пользователь выбирает тип фильтра.

При применении фильтра «по выделенному» программа оставляет доступными для просмотра только записи, содержащие признак, совпадающий с тем, который выбрал пользователь. Такой фильтр можно установить, выделив в таблице часть поля, одну или несколько смежных ячеек, содержащих данные, которые должны быть в соответствующих полях результирующего набора. MS Access отобразит записи, совпадающие с выделенным образцом.

Особую разновидность фильтра «по выделенному» представляет собой результат выполнения команды Записи/ Фильтр/Исключить выделенное. В этом случае отбираются записи, не содержащие выделенных данных.

В верхней части макета размещается окно с перечнем полей таблицы, а в нижней – бланк для записи условий фильтрации.

Упражнение 1.

В диалоговом окне Приступая к работе с Microsoft Office выбрать Новая база данных, задать имя файла базы данных и выбрать место расположения. Будет создана новая база данных вместе с новой таблицей (рис. 5).

Знакомство с таблицами, формами, запросами и другими объектами в базе данных Access поможет вам с легкостью выполнять различные задачи, такие как ввод данных в форму, добавление или удаление таблиц, поиск и замена данных и выполнение запросов.

Данная статья содержит общие сведения о структуре базы данных Access. Access предоставляет несколько инструментов, которые можно использовать для ознакомления со структурой конкретной базы данных. Кроме того, в статье описано, как, для чего и когда следует использовать каждый из этих инструментов.

Примечание: Эта статья посвящена классическим базам данных Access, которые включают в себя один или несколько файлов, где хранятся все данные и определены все возможности приложения, такие как формы для ввода данных. Некоторые сведения из статьи неприменимы к веб-базам данных и веб-приложениям Access.

В этой статье

Общие сведения

База данных представляет собой набор сведений, связанных с определенной темой или функцией, например отслеживанием заказов покупателей или обработкой музыкальной коллекции. Если база данных полностью или частично хранится не на компьютере, данные могут быть собираться из нескольких источников, которые необходимо координировать.

Предположим, что номера телефонов поставщиков хранятся в различных местах: в файле виртуальной визитной карточки, файлах со сведениями о продукте в картотеке и в электронной таблице со сведениями о заказах. В случае изменения телефона поставщика необходимо обновить соответствующие данные во всех трех местах. В грамотно спроектированной базе данных Access номер телефона сохраняется всего один раз, поэтому обновить данные придется лишь однажды. При обновлении номера телефона он автоматически будет обновлен в любом месте базы данных, где он используется.

Файлы баз данных Access

Приложение Access можно использовать для управления всеми данными в одном файле. В файле базы данных Access можно использовать:

таблицы для сохранения данных;

запросы для поиска и извлечения только необходимых данных;

формы для просмотра, добавления и изменения данных в таблицах;

отчеты для анализа и печати данных в определенном формате.

1. Данные сохраняются один раз в одной таблице, но просматриваются из различных расположений. При изменении данных они автоматически обновляются везде, где появляются.

2. Извлечение данных с помощью запроса.

3. Просмотр или ввод данных с помощью формы.

4. Отображение или печать данных с помощью отчета.

Все эти элементы: таблицы, запросы, формы и отчеты — представляют собой объекты базы данных.

Примечание: Некоторые базы данных Access содержат ссылки на таблицы, хранящиеся в других базах. Например, одна база данных Access может содержать только таблицы, а другая — ссылки на них, а также запросы, формы и отчеты, основанные на связанных таблицах. В большинстве случаев неважно, содержится ли в базе данных сама таблица или ссылка на нее.

Таблицы и связи

Для хранения данных необходимо создать таблицу для каждого типа отслеживаемых сведений. Типы сведений могут включать данные о покупателях, продуктах или подробные сведения о заказах. Чтобы объединить данные из нескольких таблиц в запросе, форме или отчете, нужно определить связи между таблицами.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях создать связи на вкладке объекта "Схема данных" невозможно. Используйте для этого поля подстановки.

1. Сведения о клиентах, которые когда-то хранились в списке рассылки, теперь находятся в таблице "Покупатели".

2. Сведения о заказах, которые когда-то хранились в электронной таблице, теперь находятся в таблице "Заказы".

3. Уникальный код, например код покупателя, позволяет отличать записи в таблице друг от друга. Добавляя уникальное поле кода из одной таблицы в другую и определяя связи между полями, Access может сопоставить связанные записи в обеих таблицах, чтобы их можно было вместе добавить в форму, отчет или запрос.

Запросы

С помощью запроса можно найти и извлечь данные (в том числе и данные из нескольких таблиц), соответствующие указанным условиям. Запросы также используются для обновления или удаления нескольких записей одновременно и выполнения предопределенных или пользовательских вычислений на основе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать запросы для обновления или удаления записей невозможно.

1. Таблица "Покупатели" содержит сведения о покупателях.

2. Таблица "Заказы" содержит сведения о заказах.

3. Этот запрос извлекает из таблицы заказов код заказа и дату назначения, а из таблицы покупателей — название компании и город. Запрос возвращает только те заказы, которые были оформлены в апреле и только покупателями из Лондона.

Формы

Формы можно использовать для просмотра, ввода и изменения данных в одной строке за раз. Кроме того, с их помощью можно выполнять такие действия, как отправка данных другим приложениям. Формы обычно содержат элементы управления, связанные с полями базовых таблиц. При открытии формы Access извлекает данные из одной или нескольких таких таблиц и отображает их в выбранном при создании формы формате. Форму можно создать с помощью команд Форма на ленте, в мастере создания формы, а также самостоятельно в режиме конструктора.

Примечание: Для создания форм и отчетов в веб-базах данных и веб-приложениях используется режим макета, а не конструктора.

1. В таблице одновременно отображается множество записей, однако для просмотра всех данных в одной записи иногда необходимо прокрутить ее горизонтально. Кроме того, при просмотре таблицы невозможно обновить данные из нескольких таблиц одновременно.

2. В форме внимание сосредоточено на одной записи и могут отображаться поля из нескольких таблиц. Кроме того, форма позволяет отображать рисунки и другие объекты.

3. Форма может содержать кнопку, используемую для печати отчета, открытия других объектов или автоматического выполнения других задач.

Отчеты

1. Создание почтовых наклеек с помощью отчета.

2. Отображение итоговых значений на диаграмме с помощью отчета.

3. Использование отчета для отображения рассчитанных итоговых данных.

После того как вы ознакомились с базовой структурой баз данных Access, ознакомьтесь со сведениями об использовании встроенных инструментов для изучения конкретной базы данных Access.

Просмотр подробных сведений об объектах в базе данных

Лучше всего ознакомиться с определенной базой данных с помощью архивариуса базы данных. Он используется для создания отчетов с подробными сведениями об объектах в базе данных. Сначала необходимо выбрать объекты, которые должны быть описаны в отчете. Отчет архивариуса будет содержать все данные о выбранных объектах.

Откройте нужную базу данных.

На вкладке Работа с базами данных в группе Анализ нажмите кнопку Архивариус.

В диалоговом окне Архивариус откройте вкладку, представляющую тип объекта базы данных, который необходимо задокументировать. Чтобы создать отчет обо всех объектах в базе данных, откройте вкладку Все типы объектов.

Выберите один или несколько указанных на вкладке объектов. Для выбора всех объектов нажмите кнопку Выбрать все.

Архивариус создаст отчет с подробными сведениями о каждом выбранном объекте, а затем откроет отчет в режиме просмотра перед печатью. Например, если архивариус был запущен для формы ввода данных, созданный им отчет будет содержать свойства всей формы, каждого раздела формы, всех кнопок, значков, текстовых полей и других элементов управления, а также модулей кода и пользовательских разрешений, связанных с формой.

Для печати отчета откройте вкладку Просмотр перед печатью и в группеПечать нажмите кнопкуПечать.

Просмотр таблицы в режиме конструктора

Примечание: Режим конструктора недоступен для таблиц в веб-базах данных.

Открытие таблицы в Конструкторе позволяет подробно изучить ее структуру. Например, можно найти параметры типа данных для каждого поля и любые маски ввода или узнать, используются ли в таблице поля подстановок — поля, которые с помощью запросов извлекают данные из других таблиц. Эти сведения полезны потому, что типы данных или маски ввода могут влиять на возможность искать данные и выполнять запросы на обновление. Предположим, что необходимо использовать запрос на обновление для обновления некоторых полей в таблице путем копирования данных из таких же полей другой таблицы. Запрос не удастся выполнить, если типы данных каждого поля в исходной и целевой таблицах не совпадают.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую нужно изучить, и выберите в контекстном меню пункт Режим конструктора.

При необходимости запишите имя каждого поля таблицы и его тип данных.

Тип данных поля может ограничивать размер и тип данных, которые можно ввести в поле. Например, размер текстового поля может быть ограничен 20 знаками, а поле с типом данных "Числовой" не поддерживает ввод текста.

Чтобы определить, является ли поле полем подстановок, откройте вкладку Поле подстановки в нижней части бланка запроса в разделе Свойства поля.

Поле подстановок отображает один набор значений (одно или несколько полей, например имя и фамилию), но обычно хранит другой набор значений (одно поле, такое как числовой код). Например, поле подстановок может содержать код сотрудника (хранимое значение), но отображать имя сотрудника (отображаемое значение). При использовании поля подстановок в выражениях или при поиске и замене необходимо использовать хранимое значение, а не отображаемое. Знакомство с хранимыми и отображаемыми значениями полей подстановок — лучший способ убедиться в том, что выражение или операция поиска и замены с использованием поля подстановки работает надлежащим образом.

На приведенном ниже рисунке показано типичное поле подстановок. Параметры, отображаемые в свойстве Источник строк поля, можно изменить.

Показанное здесь поле подстановок использует запрос для извлечения данных из другой таблицы. Существует также другой тип поля подстановок — список значений, который использует определенный в программе список вариантов. На приведенном ниже рисунке показан типичный список значений.

По умолчанию списки значений используют текстовый тип данных.

Лучший способ найти списки подытогов и значений — отобразить вкладку Под поиск и щелкнуть записи в столбце Тип данных для каждого поля таблицы. Дополнительные сведения о создании полей подпапок и списков значений см. по ссылкам в разделе См. также .

Просмотр связей между таблицами

Чтобы получить графическое представление таблиц в базе данных, полей в каждой таблице и связей между таблицами, используйте вкладку объектаСвязи. Вкладка объекта Связи позволяет получить общее представление о таблице и структуре связей базы данных; эти сведения необходимы при создании или изменении связей между таблицами.

Примечание: Вкладку объекта Связи можно также использовать для добавления, изменения или удаления связей.

Откройте базу данных, которую необходимо проанализировать.

На вкладке Работа с базами данных в группе Связи нажмите кнопку Связи.

Откроется вкладка объекта Связи, на которой будут показаны связи между всеми таблицами в открытой базе данных.

Примечание: В веб-базах данных и веб-приложениях использовать вкладку объекта "Схема данных" невозможно.

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Кнопка	Команда меню	Описание
Вид (View)	Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)	Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Сохранить (Save)	Файл, Сохранить (File, Save)	Сохранение активной таблицы
Найти (Search)	Файл, Найти (File, Search)	Поиск документов по содержанию
Печать (Print)	Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview)	Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)	Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Орфография (Spelling)	Сервис, Орфография (Tools, Spelling)	Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Вырезать (Cut)	Правка, Вырезать (Edit, Cut)	Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору)	Правка, Копировать (Edit, Copy)	Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Вставить (Paste)	Правка, Вставить (Edit, Paste)	Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter)	Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo)	Правка, Отменить (Edit, Undo)	Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)	Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)	Вставка поля типа "гиперссылка"
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)	Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending	Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending)	Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)	Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection)	Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)	Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form)	Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)	Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter)	Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)	Отображение отфильтрованных записей
Найти (Find)	Правка, Найти (Edit, Find)	Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record)	Вставка, Новая запись (Insert, New Record)	Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record)	Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)	Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window)	Окно, 1 (Window, 1)	Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)	Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)	Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)	Вызов помощника и получение справки по Access 2002

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.

Читайте также: