Как создать отчет в режиме конструктора
Обновлено: 03.05.2024
1. Основные сведения об отчетах.
2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.
3. Создание отчета в режиме Конструктор.
3.1. Настройка параметров страницы отчета
3.2. Структура отчета
3.3. Форматирование отчета
Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:
- печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);
- печать набора записей запроса в режиме таблицы;
- печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;
1. Основные сведения об отчетах
Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.
Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:
– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);
– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.
Этапы создания отчета.
На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.
На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.
2. Средства СУБД MS Access для создания отчета
Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.
Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет, можно разделить на три основные группы:
– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);
– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);
– конструктор создания отчетов.
Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет
Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.
Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.
Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.
Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.
Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме Предварительный просмотр , в режиме Образец и в режиме Конструктор .
Режим Предварительный просмотр предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим Образец предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид.
3. Создание отчета в режиме Конструктор
Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо выполнить следующие действия:
1. Настроить параметры страницы.
2. Выбрать или создать источник записей для отчета.
3. Определить уровни группировки и сортировки.
4. Разместить поля источника записей в отчете.
5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.
6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.
7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.
8. Сохранить отчет, задав имя.
3.1. Настройка параметров страницы отчета
Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).
При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера.
Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы …. Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.
Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы
Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.
Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера
От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.
От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.
3.2. Структура отчета
Структура отчета в режиме Конструктор представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:
– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);
– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);
– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);
– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).
Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.
Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне Конструктора одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).
При группировке записей в окно Конструктора отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:
– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);
– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).
Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.
Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.
Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.
С помощью отчетов можно просматривать, форматировать и группировать информацию в базе данных Microsoft Access. Например, можно создать простой отчет в виде списка номеров телефонов всех контактов или сводный отчет по итогам продаж компании в разных регионах за разные периоды.
В этой статье вы найдете общие сведения об отчетах в Access. Вы также узнаете об основах создания отчета и использовании таких функций, как сортировка, группировка и обобщение данных, а также о том, как предварительно просмотреть и распечатать отчет.
Примечание: Сведения в этой статье относятся только к классическим базам данных Access. Веб-приложения Access не поддерживают отчеты.
В этой статье
Общие сведения об отчетах в Access
Возможности использования отчета
Отчет — это объект базы данных, удобный для представления ее информации с одной из следующих целей:
отображение или распространение сводки данных;
архивирование моментальных снимков данных;
предоставление сведений об отдельных записях;
Составные части отчета
Можно создавать «несвязанные» отчеты, в которых данные не отображаются, но в этой статье мы рассмотрим отчет, связанный с источником данных (таблицей или запросом). Макет отчета разбит на разделы, которые можно просмотреть в режиме конструктора. Понимание принципов работы каждого раздела поможет создать лучшие отчеты. Например, от выбора раздела для размещения вычисляемого элемента управления зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них:
Отображение раздела при печати
В начале отчета.
В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например эмблема компании, название отчета или дата. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Вверху каждой страницы.
Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
В начале каждой новой группы записей.
Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. Заголовок группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования. Дополнительные сведения о создании верхних и нижних колонтитулов группы см. раздел «Добавление группирования, сортировки или итоговых данных».
Отображается один раз для каждой строки в источнике записей.
В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
В конце каждой группы записей.
Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. Нижний колонтитул группы может состоять из нескольких разделов в зависимости от добавленных уровней группирования.
Внизу каждой страницы.
Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации.
Примечание: В режиме конструктора примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако во всех остальных режимах (например, в режиме макета, при печати или предварительном просмотре) этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после примечания последней группы или строки области данных на последней странице.
Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
Создать значимый отчет гораздо проще, если таблицы в базе данных имеют хорошо разработанные структуру и связи. Начальные сведения по планированию и разработке базы данных см. в статье Основные сведения о создании баз данных.
Создание отчета в Access
Чтобы создать отчет для базы данных Access на компьютере, выполните следующие действия.
Действие 1. Выбор источника записей
Источником записей для отчета может быть таблица, именованный или внедренный запрос. Источник записей должен содержать все строки и столбцы данных, которые требуется отобразить в отчете.
Если нужные данные содержатся в существующей таблице или запросе, выделите эту таблицу или запрос в области навигации и перейдите к действию 2.
Если источник записей еще не создан, выполните одно из указанных ниже действий.
Перейдите к действию 2 и воспользуйтесь инструментом Пустой отчет;
Создайте таблицы или запросы, которые содержат необходимые данные. Выберите запрос или таблицу в области навигации и перейти к шагу 2.
Действие 2. Выбор инструмента отчета
Инструменты отчета расположены на вкладке Создать в группе Отчеты. В следующей таблице описаны такие параметры:
Позволяет создать простой табличный отчет, содержащий все поля из источника записей, который выбран в области навигации.
Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.
Позволяет открыть пустой отчет в режиме макета и отобразить область задач «Список полей», из которой можно добавить поля в отчет.
Служит для вызова пошагового мастера, с помощью которого можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.
Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.
Действие 3. Создание отчета
Для выбора требуемого инструмента нажмите соответствующую кнопку панели инструментов. После появления мастера следуйте всем его командам и на последней странице нажмите кнопку Готово.
Access отображает отчет в режиме макета.
Отформатируйте отчет, чтобы добиться желаемого внешнего вида.
Измените размер полей и подписей, выделяя их и перетаскивая края.
Расположите поля в нужном порядке, выделяя их (и соответствующие подписи, если они есть) и перетаскивая в нужное место.
Также можно, щелкая поля правой кнопкой мыши, с помощью команд контекстного меню объединять или разбивать ячейки, удалять и выделять поля и выполнять другие задачи форматирования.
Кроме того, отчет можно сделать более привлекательным и удобным с помощью функций, описанных в разделах ниже.
Добавление группировки, сортировки и итогов
Чтобы быстро добавить в отчет группировку, сортировку или итоги, щелкните правой кнопкой мыши поле, к которому необходимо применить соответствующую функцию, и выберите нужную команду в контекстном меню.
Кроме того, когда отчет открыт в режиме макета или конструктора, можно добавить эти функции с помощью области "Группировка, сортировка и итоги".
Если область "Группировка, сортировка и итоги" не открыта, на вкладке Конструктор в группе Группировка и итоги выберите команду Группировка.
Чтобы задать дополнительные параметры или добавить итоги, в строке группировки или сортировки выберите команду Больше.
Более подробные сведения о группировке, сортировке и итогах см. в статье Создание отчета с группировкой или сводного отчета.
Выделение данных с помощью условного форматирования
В приложении Access есть инструменты выделения данных в отчетах. Вы можете добавить правила условного форматирования для каждого из элементов управления или их группы, а в клиентских отчетах можно также для сравнения данных.
Добавление условного форматирования для элементов управления:
Щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
Выберите нужные элементы управления, а затем на вкладке Формат в группе Форматирование элемента управления выберите команду Условное форматирование.
Совет: Чтобы выбрать несколько элементов управления, щелкайте их, удерживая клавишу CTRL.
В диалоговом окне Диспетчер правил условного форматирования выберите команду Создать правило.
В диалоговом окне Новое правило форматирования выберите значение в поле Выберите тип правила.
Чтобы создать правило, которое будет проверяться отдельно для каждой записи, выберите вариант Проверьте значения в текущей записи или используйте выражение.
Чтобы создать правило для сравнения записей друг с другом с помощью гистограмм, выберите вариант Сравнить с другими записями.
В поле Изменение описания правила укажите правило, которое будет применяться при форматировании, и тип форматирования, а затем нажмите кнопку ОК.
Если нужно создать еще одно правило для этого элемента управления или группы элементов, повторите процедуру, начиная с действия 4.
Настройка цвета и шрифтов
Для настройки цвета и шрифтов попробуйте параметр Тема приложения.
Откройте отчет в режиме макета. Для этого щелкните отчет в области навигации правой кнопкой мыши и выберите пункт Режим макета.
В пункте Работа с макетами отчетов на вкладке Конструктор выберите параметр Темы и наводите курсор на различные темы в галерее, чтобы предварительно просмотреть эффекты. Чтобы выбрать тему, щелкните ее и сохраните отчет.
С помощью коллекций Цвета и Шрифты можно задать цвета и шрифты независимо друг от друга.
Добавление логотипа или фонового рисунка
В отчет также можно добавить логотип или фоновый рисунок. При обновлении рисунка он автоматически обновляется в любом месте базы данных.
Добавление или удаление рисунка
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
В отчете щелкните место, куда необходимо добавить рисунок, и на вкладке Конструктор в группе Колонтитулы выберите пункт Логотип.
Перейдите к рисунку и нажмите кнопку Открыть. Access добавит рисунок в отчет.
Чтобы удалить рисунок, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт «Удалить».
Добавление фонового изображения
В области навигации щелкните отчет правой кнопкой мыши и выберите команду Макет.
На вкладке Формат в группе Фон нажмите кнопку Фоновый рисунок.
Выберите рисунок из списка Коллекция изображений или нажмите кнопку Обзор, выберите рисунок и нажмите кнопку ОК.
Предварительный просмотр и печать отчета
Предварительный просмотр отчета
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Предварительный просмотр. Команды на вкладке Предварительный просмотр можно использовать, чтобы:
изменить размер или макет страницы;
изменить масштаб или просмотреть сразу несколько страниц;
обновить данные в отчете;
экспортировать отчет в другой формат файла.
Печать отчета
Печать отчета без предварительного просмотра
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Печать. Отчет будет отправлен на принтер, используемый по умолчанию.
Примечание: При выборе отчета в области навигации и выборе команды Печать на вкладке Файл можно установить дополнительные параметры печати (количество страниц и копий) и указать принтер.
Чтобы открыть диалоговое окно, в котором можно выбрать принтер, указать число копий и задать другие параметры, выберите команду Печать.
Отчет в MS Access может быть создан на основе таблиц или запросов. Существует три способа формирования отчетов:
- • автоматический;
- • с помощью Мастера отчетов;
- • с помощью Конструктора отчетов.
Автоматическое создание отчета
Для автоматического создания отчета следует выбрать в окне объектов БД запрос или таблицу, на основании которых нужно построить отчет, а затем выбрать пункт меню Создание —> Отчет.
В результате будет создан отчет, содержащий все поля запроса или таблицы, лежащей в его основе. Форма созданного отчета будет соответствовать встроенному в MS Access шаблону.
При необходимости редактирования созданный автоотчет нужно открыть в режиме Конструктор и внести требуемые изменения.
Режим автоотчета используется, как правило, в тех случаях, когда нужно быстро создать отчет, содержащий все поля запроса, причем внешний вид отчета не играет важной роли.
Создание отчета с помощью Конструктора отчетов
Для создания отчета с помощью Конструктора отчетов необходимо:
- • выбрать пункт меню Создание Конструктор отчетов;
- • в открывшийся пустой бланк отчета (рис. 2.54) с помощью панели инструментов добавить методом перетаскивания мышью необходимые элементы управления (поле, надпись, кнопки и др.) (рис. 2.55);
азами данных Конструктор | Упорядочить Формат Параметры страницы
• с помощью пункта меню Добавить поля методом перетаскивания мышью добавить в соответствующие области отчета (заголовок, область данных и т. д.) нужные поля данных из доступных таблиц БД.
В общем виде отчет MS Access имеет пять разделов (см. рис. 2.54):
- • заголовок;
- • верхний колонтитул;
- • область данных;
- • нижний колонтитул;
- • примечание.
В разделах Заголовок и Примечание, как правило, размещается информация, имеющая отношение к отчету в целом и отображающаяся в нем только один раз - в начале и в конце соответственно (название, данные об авторе и пр.).
В разделах Верхний колонтитул и Нижний колонтитул обычно располагают информацию, которую необходимо отображать на каждой странице отчета. Колонтитулы, как правило, используют при создании многостраничных отчетов.
Раздел Область данных - это основной раздел отчета, где отображаются данные, хранящиеся в таблицах БД.
Различные элементы управления (см. рис. 2.55) предназначены для отображения в создаваемом отчете надписей, полей с данными, управляющих кнопок, переключателей и т. д.
Наиболее популярные элементы управления:
- - поле (используется для отображения данных);
- - надпись (используется для отображения текста);
- 1—1 - прямоугольник (применяется для придания объекту визуальной выразительности);
® - кнопка для управления объектами с помощью программных элементов, например макросов;
Access обладает обширным набором возможностей и инструментов для работы с базами данных. Перед пользователями, использующими эту программу, могут ставиться самые разные задачи, которые нужно уметь решать. В этой статье разберёмся, как создать отчёт в Access, что это такое и для чего он нужен. Давайте же начнём. Поехали!
Отчёты в Microsoft Access служат для вывода на экран либо печати информации из базы данных. Любой отчёт можно создать на основе таблицы или на основе запроса. Делается это очень просто, всего в пару кликов.
Для начала у вас должна быть готовая таблица, с данными которой вы будете работать. Затем выделите нужную таблицу в окне «Все объекты Access», расположенном слева, перейдите на вкладку «Создание» и нажмите кнопку «Отчёт» в одноимённом разделе. Всё готово. Перед вами будет сформированный программой отчёт на основе информации, содержащейся в таблице.
После этого вы можете перейти на вкладку «Конструктор», чтобы отредактировать поля, разделы и прочее. Чтобы выйти из режима конструктора, щёлкните правой клавишей мыши по вкладке таблицы и выберите пункт «Представление отчёта». Не забудьте сохранить перед выходом.
Для более сложных случаев используйте «Мастер отчётов», соответствующая кнопка находится в той же вкладке «Создание», этот инструмент пригодится в том случае, если необходимо оперировать с данными из нескольких таблиц сразу.
В открывшемся окне выберите из списка те таблицы и запросы, из которых будут взяты поля (их также необходимо указывать). Закончив, нажмите кнопку «Далее». В следующем окне вам будет предложено выбрать подходящий вид представления данных. Затем вы можете сгруппировать выбранные поля по своему усмотрению. Просто выберите нужное поле и нажмите на кнопку со стрелкой. Далее, откроется окно сортировки записей. Делать сортировку необязательно, поэтому вы можете пропустить этот этап. В следующем окне выберите «Макет» (ступенчатый, блок, структура) и «Ориентацию» (книжная, альбомная). Оставьте отмеченным пункт «Настроить ширину полей для размещения на одной странице». После этого остаётся ввести название и нажать кнопку «Готово».
Существует возможность создания определённых ячеек, в которых будет рассчитываться сумма, разница или произведение на основе данных из таблиц или запросов. Для этого выделите нужное поле и нажмите кнопку «Итоги», расположенную на панели инструментов в разделе «Группировка и итоги». В появившемся меню выберите «Число записей» или «Количество значений» в зависимости от того, какие перед вами стоят задачи.
В отчётах Access автоматически проставляются серые полосы, которые некоторым пользователям могут прийтись не по душе. Чтобы убрать их, перейдите в режим конструктора, выделите «Область данных», кликните правой клавишей мыши и выберите в списке «Свойства». Справа появится окно, в котором необходимо найти строку «Цвет фона чередования». Скопируйте «Фон 1» из «Цвет фона» и вставьте в «Цвет фона чередования». То же самое повторите с разделом «Примечания группы».
Ещё один способ создания — «Конструктор отчётов». Нажав эту кнопку, перед вами появится область, в которую нужно добавить поля при помощи соответствующей кнопки в ленте инструментов.
Теперь вы будете знать, как сделать отчёт в Microsoft Access. Это позволит вам лучше работать с базами данных. Оставляйте в комментариях своё мнение об этой статье: оказалась ли она полезной, и спрашивайте, если что-то осталось непонятным.
Отчет – это гибкое и эффективное средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить в него рисунки и диаграммы.
Создание отчета в режиме конструктора для одной таблицы
В окне БД выбирается объект Отчеты и нажимается кнопку . В появившемся окне выбирается нужная таблица (запрос), которая будет источником данных для отчета, и режим работы Конструктор
Отчет в конструкторе имеет следующий вид, если отсутствует раздел Заголовок отчета , его можно добавить с помощью команды меню Вид → Заголовок/Примечание отчета .
Размещение полей таблицы в разделе Область данных. Поля таблицы перетаскиваются в раздел данных с помощью мыши из открытого окна полей таблицы. Каждому, размещенному полю соответствует два окошечка: одно для названия поля, другое для его значения.
Добавление текущей даты и номеров страниц отчета. Добавить в отчет текущую дату можно, выполнив команду меню, Вставка → Дата и время, и установив необходимые флажки в диалоговом окне. Для добавления страниц используют команду меню Вставка → Номер страницы .
Оформление отчета. Заголовок формируется в разделе Заголовок отчета с помощью кнопки Надпись панели элементов. С помощью кнопки Линии панели элементов можно отчеркнуть заголовок отчета. Часто названия полей переносятся в область Заголовка. Для этого название поля выделяют, вырезают, устанавливают курсор в области заголовка и вставляют.
Читайте также: