Какие режимы отображения формы можно задать в конструкторе формы в свойстве режим по умолчанию

Обновлено: 16.05.2024

Формы — это важные объекты в базе данных, которые служат окнами, через которые пользователи могут видеть данные и работать с данными. Если вам когда-либо хотелось разобраться в основах форм Microsoft Access, например о доступных типах форм, их создании, настройке и управлении, в этой статье вы получите общее представление о ресурсах, которые помогут вам понять эту картину.

В этой статье

Общие сведения

Форма — это объект базы данных, с помощью которой можно создать пользовательский интерфейс, позволяющий пользователям вводить и редактировать данные. Формы часто содержат элементы управления, которые выполняют различные задачи. Хотя вы можете создать базу данных, не используя формы, просто редактируете данные в таблице, большинство пользователей предпочитают использовать формы для просмотра, ввода и редактирования данных, содержащихся в таблицах. Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Это помогает защитить данные и уменьшить количество возможных ошибок при вводе данных. В этой статье содержится сводные ресурсы: от основ форм Access до создания и настройки форм.

Чтобы лучше понять роль и функции форм в базе данных Microsoft Access, начните с обзора различных частей базы данных и роли форм в базе данных, чтобы получить дополнительные сведения, начиная с представления основ базы данных.

Теперь сосредоточимся на формах с введением в формы.

Перед созданием формы подробнее рассмотрим элементы управления, что является важной функцией большинства форм. Элементы управления позволяют пользователям вводить, редактировать и отображать данные из базы данных. Понимание различных типов элементов управления, доступных в Access, может быть полезно при настройке форм. Дополнительные информацию об этих средствах см. в обзоре элементов управления.

Типы форм

В Access можно создавать формы несколькими способами в зависимости от того, какой тип формы вы хотите создать. Узнайте о некоторых распространенных типах форм и о том, как их создавать:

Какая форма вам нужна?

Форма сведений:пустая форма Access, которая отображает сведения об одной записи за раз.

Форма "Несколькоэлементов": лентоемая форма, одновременно отображает сведения из нескольких записей. Похоже на таблицу, но вы можете лучше управлять форматированием текста, добавлением рисунков, кнопок и других элементов управления.

Разделенная форма: Одновременно отображает данные в представлении формы и таблицы. Этот способ удобен, если требуется просматривать большие объемы данных, но изменять только одну запись за раз.

Форма навигации: Форма с навигационными системами. Формы навигации особенно важны для навигации по базе данных, если ваш план включает ее публикацию в Интернете, так как в браузере отсутствует области навигации Access.

Дополнительные способы создания формы

Используйте вкладку "Создание" и попробуйте параметры в группе "Формы", чтобы быстро создать новые формы. Вы также можете выбрать таблицу или запрос в области навигации и быстро создать форму на основе этого объекта с помощью команды "Форма".

Изучите ресурсы, которые можно найти в таблице ниже, чтобы узнать о некоторых распространенных способах создания форм.

Способы создания форм

Узнайте, как

Инструмент "Форма": быстрое создание формы отдельного элемента, отображаемой одновременно со сведениями об одной записи.

Мастер форм:используйте этот инструмент, чтобы создать форму, если вы хотите выборочно выбрать поля, которые должны отображаться на форме. Вы также можете определить группировку и сортировку данных.

Пустаяформа: если инструмент "Форма" или "Мастер" не соответствуют вашим потребностям, инструмент "Пустая форма" предлагает очень быстрый способ создания формы, особенно если вы планируете добавить в нее всего несколько полей.

См. раздел о создании формы с помощью инструмента "Пустая форма" в статье "Введение в формы".

Использование различных представлений для форм

Как и в некоторых из статей, упомянутых в предыдущих разделах, формы Access можно просматривать в трех различных представлениях: в представлении формы, в конструкторе и в представлении макета. Полезно знать, какое представление использовать для конкретной задачи. Например, для настройки формы можно использовать конструктор или макет. Режим формы используется по умолчанию для формы и в основном используется для просмотра формы с данными или ввода данных. Поскольку для изменения структуры формы используются представления "Макет" и "Конструктор", дополнительные сведения об их использовании см. в таблице ниже.

Тип представления

Для кого предназначена

Режим макета

Внесение в форму большинства типов изменений. При изменении оформления вы можете видеть данные, что очень удобно при настройке размера элементов управления или любых других изменений в оформлении, которые влияют на внешний вид и доступность формы.

Конструктор

Внесение изменений, которые требуют более подробного представления структуры формы, например заглавных, подробных и при этом разделов. При создании конструктора в конструкторе невозможно просмотреть changes.in данных.

Что хорошо в конструкторе?

Возможность добавления других видов элементов управления, таких как рамки связанных объектов, разрывы страниц и диаграммы.

Редактировать источники текстовых полей, не используя окно свойств.

Измечения разделов формы.

Изменение определенных свойств формы, которые невозможно изменить в представлении макета

Дополнительные дела с формами

Теперь, когда вы разработали структуру формы, если она является связанной, вы хотите, чтобы она была подключена к источнику данных. Источником данных может быть таблица, запрос или SQL с данными, которые отображаются в форме. "Не связанная" форма не напрямую с источником данных, а содержит кнопки, метки и другие элементы управления, необходимые для работы с приложением. Чтобы понять, как работать с источниками записей, см. в этом видео: настройка источника записей для формы или отчета.

Визуально привлекательная форма делает работу с базой данных приятнее и эффективнее, а также помогает предотвратить ввод неверных данных. Если вы хотите не только создать базовую форму, но и добавить собственные штрихи и сделать ее уникальной, это можно сделать несколькими способами. Для некоторых параметров может потребоваться потренироваться, прежде чем вы получите нужное оформление, но если вам не нравится оформление, изменить его всегда можно.

В следующей таблице представлены ресурсы по добавлению полей и их настройке с учетом вашей формы.

В этой статье

Узнайте, как

Быстрое добавление полей в форму

Сделайте форму более организованной, уберем из негромождения и упростим работу с ней.

Укажите порядок, в котором элементы управления в форме должны реагировать на клавишу TAB. В хорошо спроектированной форме элементы управления реагируют на клавишу TAB в логичном порядке (например, сверху вниз и слева направо), что упрощает работу с формой.

Создайте подчиненную форму или форму, вложенную в основную.

Подчиненные формы удобно использовать для просмотра данных из нескольких связанных таблиц или запросов в одной форме.

Сделайте некоторые поля и данные в форме более заметными.

Настройка параметров оформления для всех форм в базе данных.

Добавление текстового полей, отображает значение из другой формы.

Может использоваться для отображения результатов из подчиненной формы, которая содержит вычисляемую текстовое поле в основной форме.

Работа с формами в веб-базе данных

Параметры формы веб-базы данных

Узнайте, как

Форма навигации — это простая форма, содержащая элемент навигации. Формы навигации являются полезным дополнением любой базы данных, но особенно важны для баз данных, публикуемых в Интернете, так как область навигации Access не отображается в браузере.

Access 2010 включает в себя веб-браузер, который можно использовать для отображения веб-страниц в форме

Дальнейшие действия

Попробуйте некоторые из этих функций в формах:

Узнайте, как создать форму (кно форму), которая будет видна пользователям, когда они откроют базу данных? Установите форму по умолчанию, которая появляется при открытие базы данных Access.

Добавление списка, который позволяет найти запись в форме: создание списка вариантов с помощью списка или списка со списком

Каждую Access-форму можно представить на экране в одном из трех режимов:

– конструктора (рис. 3.1);

– формы (рабочем режиме);

Переключение между перечисленными режимами осуществляется либо с помощью команд меню Вид, либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов (первая кнопка слева), открывающей список с названиями режимов.

Рис. 3.1. Представление формы в режиме проектирования

Режим конструктора.Режим конструктора формы устанавливается с помощью команды Конструкторменю Вид и используется для проектирования формы.

Режим формы. Команда Режим формы меню Видустанавливает рабочее представление формы (рис. 3.2).

Рис. 3.2. Представление формы в режиме формы

В этом режиме пользователь может добавлять, удалять, обновлять или отображать данные в таблице, для которой разработана форма. Данные отображаются по записям (видна информация только из одной записи) или в виде таблицы (на экране присутствует несколько записей). Представление по записям рекомендуется использовать для добавления данных, а также для их изменения.

Примечание. Когда свойство Область маркирования имеет значение Да, Access отображает в левой части окна столбец маркировки. Выполнив щелчок в этом столбце, можно маркировать целую запись.

Режим таблицы. Представить форму в режиме таблицы (рис. 3.3) позволяет команда Режим таблицы менюВид. В этом режиме пользователь может одновременно увидеть несколько неотформатированных записей без элементов управления.

Рис. 3.3. Представление формы в режиме таблицы

Примечание. Форма, представленная в режиме таблицы не всегда идентична таблице, на основе которой она создана. Порядок расположения полей в форме и в исходной таблице может не совпадать.

Данные в таблицу БД вводить и редактировать намного удобнее, если воспользоваться экраном в виде некоторого бланка, формы. Такой способ ввода позволяет видеть на экране все данные одной записи и вводить дополнительный текст, поясняющий значение каждого поля. Можно создать форму, напоминающую печатную форму, расположить в ней окна списков, фотографии, графики и др.

Форма– объект предназначенный для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения.

Формы создаются со следующими целями:

1. Для вывода и редактирования данных.

2. Для управления ходом выполнения приложения.

3. Для ввода данных.

5. Для распечатывания информации.

Формы позволяют:

1. Обеспечить вывод на экран данных в выбранном представлении.

2. Упростить внесение изменений, добавление и удаление данных из базы.

3. Сделать доступными для чтения все данные или некоторую их часть

4. Автоматически выбрать информацию из других связанных таблиц и поместить ее в форму

5. Вычислить выводимые в форме значения

6. Скрыть или, наоборот, вывести некоторые данные в зависимости от значений других полей записи либо от выбранных пользователем параметров.

7. Работать с макросами или функциями Access

8. Предоставлять вспомогательную информацию о работе приложения или о выполняемых действиях.

Работа с формами в Access 2002 может происходить в пяти режимах: в режиме Формы, в режиме Таблицы, в режиме Конструктора, в режиме Сводной таблицы и в режиме Сводной диаграммы. Выбрать режим работы можно либо с помощью кнопки Вид на панели инструментов, либо с помощью соответствующей команды меню Вид.

Режим формы является «рабочим» для пользователя базы данных. В этом режиме осуществляются просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых.

В режиме Таблицы можно также как и в режиме Формы просматривать и редактировать, добавлять и удалять записи в таблице или запросе, являющемся источником данных. Однако в этом режиме не применяются параметры форматирования элементов управления.

В режиме Конструктора можно настроить различные свойства формы, изменить ее внешний вид, структуру и функциональность.

В Access 2002 добавляется еще два новых режима: Режим Сводной таблицы и Режим Сводной диаграммы

Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

- Автоформа, организованная «в столбец». В такой форме поля каждой записи отображаются в виде наборов элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и наиболее удачное представление для быстрого создания формы.

- Табличная. Форма будет выглядеть так же как обычная таблица Access.

- Ленточная. В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных. Преимущество этой формы по сравнению с табличной является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле и для которого можно определить функции обработки событий.

- Автоформа в виде сводной таблицы или сводной диаграммы – два новых варианта, появившихся в Access 2002.

Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных.

Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм нужно в диалоговом окне Новая формавыбрать один из вариантов автоформы, а в нижней части окна в поле со списком выбрать таблицу или запрос базы данных, по которой будет создана форма. В результате будет создана форма выбранного вида.

Создание формы с помощью мастера.

С помощью Мастера можно создавать формы на основе одной таблицы и более сложные формы на основе нескольких таблиц или запросов. Обычно форма создается с помощью Мастера, а затем совершенствуется в режиме Конструктора.

Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов. На каждом этапе требуется установить определенные параметры в одном из диалоговых окон мастера, каждое из которых определяет один шаг создания формы.

Создание простой формы с помощью конструктора.

Для того, чтобы начать создание новой формы, нужно выбрать вкладку Форма и нажать кнопку Создать - Конструктор. Откроется окно формы в режиме конструктора, содержащее незаполненную сетку области данных. К ней можно добавить заголовки и примечания, выполнив команду Формат – Заголовок / Примечание формы. Кроме того, командой Вид – Колонтитулы к форме можно добавить области Верхнего и Нижнего колонтитулов.

Все перечисленные выше элементы относятся к структуре формы.Рассмотрим назначение каждого из разделов:

- Раздел Заголовок формы определяет верхнюю часть формы. В область заголовка формы можно поместить текст, графику и другие элементы управления. При печати многостраничной формы раздел заголовка отображается только на первой странице;

- Раздел Верхний колонтитул определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел отражается в форме только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы верхний колонтитул отображается вверху каждой страницы;

- Раздел Область данных определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Данный раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблицы и запросов, а также изменяемые данные, например надписи. При печати многостраничной формы этот раздел отображается на каждой странице;

- Раздел Нижний колонтитул определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Он отображается только когда форма открыта в режиме Предварительного просмотра. При печати многостраничной формы нижний колонтитул отображается внизу каждой страницы;

- Раздел Примечание формы определяет нижнюю часть формы. При печати многостраничной формы примечание будет отображено только внизу последней страницы.

Окно конструктора сопровождает Панель элементов, которая является своеобразным «командным центром» и позволяет создавать элементы управления. Вызвать панель элементов можно, выполнив команду Вид – Панель элементов.

Основные элементы управления

Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели. Отдельные элементы отображаются в виде дополнительного списка, если нажать кнопку Другие элементы.

В верхней части панели расположены две специальные кнопки: Выбор объектов и Мастер.

Кнопка Выбор объектов в нажатом состоянии означает, что в данный момент включен режим выделения элементов. Этот режим включен по умолчанию.

Нажатая кнопка Мастера означает, что при размещение элемента управления на форме запуститься соответствующий мастер.

Все элементы управления в Access 2002 можно разделить на три разновидности, в зависимости от типа содержимого в них, т.е. способа заполнения их данными: присоединенные, свободные, вычисляемые.

Присоединенные элементы управления связаны с полями базовой таблицы, т.е. той таблицы, которая является источником данных для формы. В присоединенном элементе отображаются данные, которые содержаться в связанном с ним поле таблицы, и при изменении этих данных соответствующим образом обновляется и значение в поле таблицы.

Свободные элементы управления не связаны с таблицами. Они предназначены либо для ввода информации, которая используется не для непосредственного редактирования данных в источнике, а в других целях, либо для отображения объектов OLE, которые хранятся в самих формах. Свободными элементами являются так же все элементы, не связанные с какими-либо данными, а предназначенные лишь для улучшения визуального восприятия формы, такие как линии, прямоугольники, рисунки.

Вычисляемые элементы управления – это такие элементы, значение которых вычисляются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов используются выражения и функции.

Элемент управления Надпись– используется для размещения в форме текста: заголовков полей, заголовка формы, различных поясняющих надписей. Надписи бывают двух типов: присоединенные, свободные.

Присоединенные – это те, что существуют не самостоятельно, а связаны с другими элементами управления, и служат их заголовками. К таким элементам относятся текстовые поля, поля со списком, флажки, переключатели и др. Такого типа надписи автоматически создаются при размещении соответствующего элемента управления на форме и присоединяются к нему.

Свободные надписи – это те надписи, которые создаются с помощью кнопки Надпись. Они не связываются не с какими элементами управления. Эти надписи служат для оформления формы или для помощи пользователю. Свободную надпись в случае необходимости можно присоединить к элементу управления.

Элемент управления Поле – служит для ввода, отображения или изменения в форме данных. Текстовые поля могут быть присоединенными, свободными и вычисляемыми.

Элементы управления выбора:Группа переключателей, Выключатель, Переключатель, Флажок.

С каждым элементом управления в Группе сопоставляется уникальное число, однозначно определяющее данный элемент в группе, и это число сохраняется в качестве значения свойства Значение элемента управления.

Три типа элементов: Выключатель, Переключатель, Флажок – выполняют одинаковые функции и используются для представления значения логического типа данных. Они могут принимать значение 0 (Нет) или – 1 (Да). Различаются они внешним видом.

Элемент управления Списокиспользуется для представления на экране поля, возможные значения которого ограничиваются списком, причем списком не длинным. Список может состоять из одного или нескольких столбцов, однако при выборе элемента списка в связанное с ним поле таблицы передается только одно значение. Внешний вид списка и его содержимое определяется его свойствами, которые можно задать вручную, а можно воспользоваться мастером при размещении списка в форме.

Элемент управления Поле со списком во многом аналогичен элементу управления Список. Применяется он в формах, когда требуется, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось из известного списка значений. Поле со списком обладает следующими возможностями:

- Поле со списком позволяет не только выбирать значение из списка, но и вводить его прямо в поле ввода;

- Поле со списком не накладывает таких ограничений на длину списка, как Список, т.к. в нем отображается только текущее значение, а остальные значения выводятся по щелчку мыши. Соответственно этот элемент занимает в форме меньше места, чем элемент Список;

- Поле со списком позволяет выбрать только один элемент из списка.

Элемент управления Кнопка. С этим элементом управления связаны ряд таких действий как сохранение введенных данных, вызов другой формы, вывод на печать документа и т.д. Создавать кнопку намного удобнее с помощью Мастера кнопок, поскольку он напишет программу, которая будет выполнять действия, для которых данная кнопка предназначена.

Элементы управления Свободная рамка объекта и Присоединенная рамка объектаиспользуются для того, чтобы вставить в форму объекты, созданные в других приложениях, например, документ Word, или таблицу Excel, или рисунок. Эти элементы различаются тем, будут ли объекты, вставленные в эти рамки, храниться в таблицах Access или не будут.

Свободная рамка объекта содержит объект, который храниться либо в самой форме, либо во внешнем файле и независимо от того, какая запись отображается в форме, будет отображаться один и тот же объект.

Присоединенная рамка объектасодержит объект, который храниться в таблице, в поле, имеющем тип Поле объекта OLE. Поэтому присоединенная рамка объекта имеет в качестве источника данных поле в базовой таблице. Например, Фотографии людей.

Элемент управления Рисунокочень похож по своему назначению и свойствам на элемент Свободная рамка объекта. Предназначен для вставки в форму графических файлов, но требует меньше системных ресурсов и работает быстрей.

Элемент управления Разрыв страницы используется в многостраничных формах для того, чтобы определить место конца одной и начала новой страницы.

Элемент управления Набор вкладок используется для создания многостраничных форм. Он позволяет придать формам такой же вид, как у диалоговых окон свойств в Windows. В этом элементе может быть от одной до нескольких вкладок. Вкладки могут иметь два варианта оформления: ярлыки и кнопки.

Элемент управления Подчиненная форма/отчет используется для отображения в форме другой формы или отчета.

Элемент управления Линия и Прямоугольник используются для оформления внешнего вида форм, чаще всего для выделения группы логически связанных элементов управления.

Для того, чтобы поместить выбранные из таблицы или запроса поля в форму необходимо открыть Список полей, выполнив команду Вид - Список полей.

Чтобы создать связанный элемент управления, сначала щелкните по нужной кнопке на панели элементов (по умолчанию активна кнопка Поле), затем перетащите поле из Списка полей в область данных Формы.

Форма и каждый раздел формы (заголовок, область данных, область примечаний формы) и элемент управления имеют свой список свойств. Можно устанавливать эти свойства с помощью бланка свойств (команда Вид – Свойства)

В новой версии Microsoft Access существуют четыре режима работы с таблицами: режим Таблицы (Datasheet View), режим Конструктора (Design View), режим Сводной таблицы (PivotTable View) и режим Сводной диаграммы (PivotChart View).

В режиме Таблицы осуществляется работа с данными, находящимися в таблице: просмотр, редактирование, добавление, сортировка и т. п. В режиме Конструктора создается или модифицируется структура таблицы, т. е. задаются имена полей таблицы и их типы, поля описываются, задаются их свойства. В режимах Сводной таблицы и Сводной диаграммы удобно выполнять анализ данных, динамически изменяя способы их представления. Существует также дополнительный режим — режим Предварительного просмотра, который позволяет увидеть расположение данных на листе перед осуществлением печати таблицы.

Для быстрого перехода из одного режима в другой служит кнопка Вид (View) на панелях инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet), Конструктор таблиц (Table Design), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы перейти из режима в режим, достаточно нажать эту кнопку.

Открыть таблицу в режиме Таблицы можно несколькими способами:

дважды щелкнуть мышью на имени таблицы в списке таблиц в окне базы данных;
выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Открыть (Open) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Открыть (Open).

В любом случае на экране появится окно с содержимым таблицы (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Таблица "Клиенты", открытая в режиме Таблицы

В верхней части таблицы располагаются имена полей (ячеек, находящихся в одном столбце таблицы), ниже следуют записи (строки таблицы), в которые вносятся данные. Одна запись всегда является текущей, и рядом с ней расположен указатель текущей записи (стрелка в поле выделения в левой части окна). В нижней части окна расположены кнопки навигации, позволяющие перемещать указатель текущей записи по таблице (на первую запись, на предыдущую запись, на следующую запись, на последнюю запись). Там же находятся поле номера текущей записи, кнопка создания новой записи и указатель общего количества записей в таблице. Для создания новой записи также служит последняя строка таблицы, отмеченная в поле выделения звездочкой (на рис. 2.1 она не видна).

Горизонтальная полоса прокрутки полей таблицы позволяет увидеть те поля таблицы, которые не поместились в окно таблицы. Аналогично вертикальная полоса прокрутки записей таблицы позволяет увидеть записи, находящиеся за пределами окна.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Таблица в режиме Таблицы (Table Datasheet). Назначение кнопок этой панели и соответствующие им команды меню описаны в табл. 2.1.

Кнопка	Команда меню	Описание
Вид (View)	Вид, Режим таблицы (View, Datasheet View)	Отображение таблицы в различных режимах. Чтобы изменить режим отобра жения таблицы, нажмите стрелку справа от кнопки и в появившемся списке выделите нужный элемент. Если просто нажать эту кнопку, таблица будет отображена в режиме Таблицы.
Сохранить (Save)	Файл, Сохранить (File, Save)	Сохранение активной таблицы
Найти (Search)	Файл, Найти (File, Search)	Поиск документов по содержанию
Печать (Print)	Печать таблицы без открытия диалогового окна Печать
Предварительный просмотр (Print Preview)	Файл, Предварительный просмотр (File, Print Preview)	Предварительный просмотр размещения таблицы на листе перед печатью
Орфография (Spelling)	Сервис, Орфография (Tools, Spelling)	Проверка орфографии в текстовых полях таблицы
Вырезать (Cut)	Правка, Вырезать (Edit, Cut)	Удаление выделенных объектов из таблицы в буфер обмена Windows
Копировать (Сору)	Правка, Копировать (Edit, Copy)	Копирование выделенных объектов в буфер обмена
Вставить (Paste)	Правка, Вставить (Edit, Paste)	Вставка содержимого из буфера обмена
Формат по образцу (Format Painter)	Копирование параметров форматирования из одного выделенного объекта в другой такого же типа
Отменить (Undo)	Правка, Отменить (Edit, Undo)	Отмена последних действий
Добавить гиперссылку (Insert Hyperlink)	Вставка, Гиперссылка (Insert, Hyperlink Column)	Вставка поля типа "гиперссылка"
Сортировка по возрастанию (Sort Ascending)	Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Records, Sort, Sort Ascending	Сортировка записей по возрастанию значений в активном поле
Сортировка по убыванию (Sort Descending)	Записи, Сортировка, Сортировка по убыванию (Records, Sort, Sort Descending)	Сортировка записей по убыванию значений в активном поле
Фильтр по выделенному (Filter by selection)	Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному (Records, Filter, Filter by selection)	Отбор записей, соответствующих выделенному фрагменту
Изменить фильтр (Filter by form)	Записи, Фильтр, Изменить фильтр (Records, Filter, Filter by form)	Отображение диалогового окна для ввода критериев отбора записей
Применение фильтра (Apply filter)	Записи, Применить фильтр (Records, Apply filter)	Отображение отфильтрованных записей
Найти (Find)	Правка, Найти (Edit, Find)	Поиск записи по заданным критериям поиска
Новая запись (New Record)	Вставка, Новая запись (Insert, New Record)	Добавление новой записи в таблицу
Удалить запись (Delete Record)	Правка, Удалить запись (Edit, Delete Record)	Удаление текущей записи из таблицы
Окно базы данных (Database Window)	Окно, 1 (Window, 1)	Отображение окна базы данных
Новый объект (New Object)	Создание нового объекта базы данных. Чтобы выбрать тип создаваемого объекта, нажмите стрелку справа от кнопки
Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help)	Справка, Справка по Microsoft Access (Help, Microsoft Access Help)	Вызов помощника и получение справки по Access 2002

Таблица 2.1. Панель инструментов Таблица в режиме Таблицы

Открыть таблицу в режиме Конструктора можно одним из двух следующих способов:

выделить таблицу в списке таблиц в окне базы данных и нажать кнопку Конструктор (Design) в верхней части окна базы данных;
щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и из контекстного меню выбрать команду Конструктор (Design).

После выполнения указанных действий на экране появится окно таблицы в режиме Конструктора, а также панель инструментов Конструктор таблиц (Table Design) (рис. 2.2).

Окно таблицы в режиме Конструктора состоит из двух панелей.

Верхняя панель содержит таблицу из трех столбцов: Имя поля (Field Name), Тип данных (Data Type) и Описание (Description). В столбце Имя поля (Field Name) содержатся имена полей таблицы, в столбце Тип данных (Data Type) указывается тип данных для каждого поля. Заполнение двух первых столбцов является обязательным.
На нижней панели располагаются две вкладки свойств полей: Общие (General) и Подстановка (Lookup), а также область контекстной справки.

Ключевое поле таблицы помечается специальным значком — ключик в поле выделения в левой части окна. Чтобы выделить поле, достаточно просто щелкнуть мышью по строке, в которой описывается данное поле. При этом в нижней части окна будут показаны параметры именно для этого поля. Перемещаться между столбцами в верхней панели окна можно с помощью клавиши , а для перемещения по списку полей вверх и вниз пользуйтесь клавишами со стрелками. С помощью клавиши можно перемещаться между панелями.

В верхней части окна приложения появляется стандартная панель инструментов Конструктор таблиц. Рассмотрим основные кнопки этой панели инструментов (описываются только кнопки, уникальные для данного режима).

Ключевое поле (Primary Key) — добавляет в таблицу ключевое поле или удаляет его.
Индексы (Indexes) — открывает окно редактирования индексов.
Вставить строки (Insert Rows) — позволяет добавлять поля в таблицу.
Удалить строки (Delete Rows) — позволяет удалять поля из таблицы.
Свойства (Properties) — открывает окно свойств таблицы.
Построить (Build) — открывает окно Построителя полей.

Остальные кнопки на этой панели те же самые, что и на описанной ранее панели Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet).

Новый режим — Сводной таблицы — позволяет представлять табличные данные в более удобном и обозримом виде. Сводная таблица позволяет группировать, суммировать или каким-то другим образом обрабатывать данные из обычной таблицы Access. Этот режим является с одной стороны аналогом сводных таблиц в Excel, а с другой стороны — развитием уже давно используемых в Access перекрестных запросов.

Режим Сводной диаграммы тесно связан со сводной таблицей. Это просто графическое представление сводной таблицы. В предыдущих версиях Access диаграммы могли использоваться только в отчетах. Теперь они стали динамическими, и есть возможность создавать эти диаграммы и управлять ими в интерактивном режиме прямо на экране монитора.

Однако хотя можно создать сводную таблицу для обычной таблицы Access, на наш взгляд, наиболее эффективен этот режим для запросов и форм. Таблицы Access, если они правильно спроектированы, как правило, не бывают сложными. А вот запросы и формы обычно собирают информацию из разных таблиц. И поэтому именно для анализа этих данных удобно создавать сводные таблицы и диаграммы. По этой причине мы пока отложим рассмотрение настоящих режимов и вернемся к ним во второй части книги, когда будем говорить о построении сложных запросов и форм. А в данной главе мы подробно остановимся на первых двух режимах.

Вносить изменения в формы можно в двух режимах — макета и конструктора. В любом из режимов можно выполнять одни и те же задачи конструирования и разметки, но есть задачи, которые проще выполнять в каждом из них. В этой статье описано сходство и различие режимов макета и конструктора, а также показано, как выполнять распространенные задачи конструирования форм в каждом из режимов.

Примечание: Эта статья написана для форм, но многие описанные здесь подходы применимы и к изменению отчетов.

В этой статье

Общие сведения о режимах макета и конструктора

Режим макета. Режим макета в большей степени ориентирован на визуальное восприятие, чем режим конструктора. При просмотре формы в режиме макета в каждом элементе управления отображаются реальные данные. Этот режим очень удобен для настройки размера элементов управления и выполнения многих других задач, которые влияют на визуальное представление и удобство использования формы.

Режим конструктора. В режиме конструктора более детально представлена структура формы. Здесь вы видите заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. При внесении изменений в структуру вы не можете просматривать базовые данные, тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Вы можете:

добавлять в форму больше разнообразных элементов управления, таких как надписи, изображения, линии и прямоугольники;

изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;

изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;

изменять некоторые свойства формы, которые невозможно изменить в режиме макета (такие как Режим по умолчанию или Режим формы).

Изменение формы в режиме макета

После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета .

Access выведет форму в режиме макета.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

С помощью области Список полей можно добавлять поля из базовой таблицы или запроса в структуру формы. Отобразить область Список полей можно одним из следующих способов:

На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля .

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Изменение формы в режиме конструктора

Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в форму новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать множество свойств для настройки формы.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор .

Access выведет форму в конструкторе.

На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле.

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Читайте также: