Конструктор рабочих процессов slack

Обновлено: 08.05.2024

В наше время информация распространяется настолько быстро, что меняются сами приемы конкурентной борьбы. Мы в команде Standuply убеждены, что для онлайн-компании самый важным показателем является качество продукта. А значит, одной из важнейших фигур в команде является продакт-менеджер. Будучи фанатами Slack мы решили разобраться, что приложение может предложить продакт-менеджерам.

Оказывается, Slack и разработанные для него приложения могут удовлетворить практически все потребности продакт-менеджера. Некоторые из них еще довольно сырые, некоторые представляют собой обыкновенные интеграции со сторонними сервисами. Но всё же есть достаточно много качественных и полезных продуктов специально под Slack, например, Growbot. Да и мы стараемся быть в числе лучших.

Вот наш топ-10 приложений для Slack, которые покрывают практически все области, с которыми так или иначе связана работа менеджера:

Polly — для командных опросов. — для проведения стендапов.
— для планирования встреч.
— для создания to-do списков.
— для менеджмента задач.
— для CRM.
— для онлайн-маркетинга.
— для mind maps.
— для саппорта.
— для чата.

Мы распределили все приложения по категориям и составили описание каждого из них, в котором сфокусировались на ценности, предлагаемой пользователю. Список включает ботов и приложения для:

agile-разработки, встреч и коммуникаций;
менеджмента задач и менеджмента команды;
продаж, маркетинга и взаимодействий с клиентом;
дизайна и контент-менеджмента.

Хочу сказать отдельное спасибо Дмитрию Янину, аналитику команды Standuply, который помог мне в составлении этого списка.

Вот список наиболее популярных таск-трекеров, которые уже интегрированы со Slack:

Помимо этих интеграций существуют боты, которые позволяют заниматься управлением задач прямо в мессенджере. Да, у них ограниченная функциональность, но с основными задачами справляются. Вот несколько примеров подобных ботов.

Это список дел (to-do list) и таск-менеджер. Позволяет управлять краткосрочными оперативными задачами. С его помощью их можно быстро просматривать и создавать прямо в процессе переписки.

Идея этого сервиса заключается в том, что после выполнения какой-либо задачи каждый член команды делится результатами с другими, используя комбинацию /done + (task). Таким образом вы можете видеть общий прогресс команды и каждого отдельного ее участника прямо в канале.

Представляет собой что-то вроде цифрового ассистента, который создает в Slack диаграммы Ганта, а также отчеты с задачами, разделенными по времени, проекту и исполнителю. Кроме того, он показывает приблизительное количество времени, необходимого для завершения проекта, над которым вы работаете.

Цена: $4,99 за пользователя в месяц.

Это простой и интуитивно понятный /command-line калькулятор, который будет полезен для выполнения расчетов без переключения между окнами.

Этот бот можно использовать и как персональный, и как коллаборативный таск-менеджер. Как и остальные todo-сервисы, Wunderlist позволяет управлять задачами разными способами. Старое доброе приложение надежно работает и в вебе, и в мобильной версии. Присылает уведомления в Slack только тогда, когда кто-то меняет статус задачи.

Цена: бесплатно для ограниченной версии.

Простой todo-инструмент, работающий как в вебе, так и в мобильной версии. Быстрое планирование, красивый дизайн, возможность синхронизировать все ваши задачи сразу на нескольких устройствах. Как и у Wunderlist, у Todoist есть интеграция со Slack, но достаточно ограниченная: с ее помощью вы сможете только создавать новые задачи.

Цена: €28,99 за пользователя в год.

С его помощью вы можете объединить небольшие задачи. listMe прост в использовании, интуитивно понятен.

Цена: $10 в месяц.

Позволяет вам меньше отвлекаться, ограничивая временные интервалы, в которых вы заняты работой, до 25 минут.

Это тоже таймер на основе техники Pomodoro technique для Slack. Простое open-source приложение для тайм-менеджмента, очень похожее на Pombo.

Многофункциональное приложение для фанатов матрицы Эйзенхауэра. Метод позволяет вам быстро и просто, широкими мазками приоритизировать персональные и командные задачи.

Приложение для трекинга времени по задачам, которое поможет вам управлять проектами, отслеживать рабочее время и измерять продуктивность команды. У TrackingTime есть и интеграции с другими сервисами.

Цена: бесплатно для команд до трёх человек, и $4,99 за пользователя в месяц для большего количества человек.

Инструмент для трекинга времени и распределения ресурсов, который поможет вам и вашим коллегам контролировать время, потраченное на работу. Однако у HourStack меньше интеграций, чем у того же TrackingTime. Впрочем, вы также сможете трекать время и следить за статистикой команды или фрилансеров.

Цена: бесплатно для частных лиц, $6 за пользователя в месяц для команд.

Это больше мобильное приложение. С его помощью вы можете контролировать рабочее время и на телефоне, и в Slack, генерировать и показывать коллегам отчеты по затраченному времени.

Мощный инструмент для автоматического генерирования отчетов по времени, затраченному на написание кода. Как только вы отсылаете коммит в GitHub, Bitbucket или GitLab, бот показывает ваши действия через уведомления, отмечая время в вашем IDE или текстовом редакторе (поддерживает 39 редакторов, 140 языков).

Цена: от бесплатного плана до $9 в месяц.

Инструмент для создания блок-схем, майндмапов, диаграмм, организационных схем и мокапов. Помимо большого количества разнообразных функций, он предоставляет визуализацию данных, что позволяет работать эффективнее и обсуждать задачи и проекты. Просто наберите /lucidchart в канале, чтобы создать новую диаграмму или пригласить коллег к совместной работе.

Цена: от $5,95 в месяц на одного пользователя.

Генератор диаграмм и майндмапов. Используя его, вы сможете получать уведомления в Slack, когда другой член команды редактирует майндмапы или добавляет нового участника в дискуссию. Кроме майндмапов в Cacoo вы сможете создавать wireframe, чарты и многое другое.

Цена: от бесплатного плана до $18 в месяц.

Онлайн-доска для скетчинга и создания диаграмм для командных обсуждений по техническим задачам. В Sketchboard есть огромное количество функций, как и в Cacoo, но в их число не входят «Карты памяти». Чтобы использовать этот сервис в Slack, наберите команду /sketch new sketch. Также вы можете добавлять новых пользователей в проект и расшаривать ваши скетчи прямо в мессенджер.

Подключение, упрощение и автоматизация. Узнайте о возможностях приложений и инструментов.

По умолчанию создавать рабочие процессы могут все участники рабочего пространства. Любой участник или гость может использовать рабочий процесс, добавленный в канал, в котором он состоит.
Доступно в платных планах

Конструктор рабочих процессов предлагает набор инструментов, с помощью которого любой пользователь, даже не имея навыков программирования, может автоматизировать повседневные задачи, превратив их в рабочие процессы. Вы можете создавать в Slack рабочие процессы любой сложности и даже подключать их к другим приложениям и сервисам, которые вы используете в работе.

Прочитайте эту статью, чтобы узнать подробнее о Конструкторе рабочих процессов, после чего создайте свой рабочий процесс, опираясь на наши руководства.

Чтобы вам было проще создать рабочий процесс, мы собрали информацию об этом в серии руководств. В руководствах по Конструктору рабочих процессов рассмотрены первоначальная настройка, добавление и настройка шагов, публикация и другие действия, которые можно выполнять при работе с Конструктором. Рекомендуется изучать эти руководства последовательно.

* Рекомендуется для пользователей с продвинутыми техническими знаниями.

Дополнительные ресурсы

Посетите Библиотеку ресурсов Slack, чтобы найти идеи для организации рабочего процесса и шаблоны для начала работы. Разработчики могут подробнее узнать о создании шагов рабочего процесса для приложения Slack на странице API Slack.

При желании владельцы и администраторы могут предоставлять право на создание рабочих процессов только определенным участникам рабочего пространства или организации Enterprise Grid и управлять доступом к определенным возможностям рабочих процессов.

При использовании планов Pro и Business+ владельцы и администраторы рабочего пространства могут ограничить создание рабочих процессов, предоставив такое право только владельцам и администраторам или владельцам, администраторам и определенным участникам или группам пользователей.
С планом Enterprise Grid владельцы и администраторы организации могут отключить Конструктор рабочих процессов для всей организации в целом. Если Конструктор рабочих процессов включен, владельцы и администраторы организации могут установить правила доступа на уровне организации или разрешить отдельным владельцам и администраторам рабочих пространств управлять доступом на уровне рабочего пространства.

Просмотр рабочего процесса до публикации доступен только вам и всем добавленным вами соавторам. После публикации рабочего процесса владельцы и администраторы рабочего пространства могут посмотреть его и добавить себя в качестве участников совместной работы. Если владелец или администратор станет соавтором рабочего процесса, он сможет редактировать его, отменить его публикацию или совсем удалить из Slack. Все другие соавторы получают уведомление от Slackbot при добавлении или удалении соавтора.

Примечание. Если ваш рабочий процесс добавлен в закрытый канал, участниками которого владелец или администратор не являются, они не смогут увидеть имя этого закрытого канала.

Клиенты, использующие корпоративное управление ключами (EKM) и Конструктор рабочих процессов, могут шифровать своими ключами следующие данные.

Если в организации используется корпоративное управление ключами, рабочие процессы, созданные до 14 мая 2020 года, не шифруются. Рабочие процессы, созданные в этот день или позже, а также все данные, отправленные или полученные любым рабочим процессом, отвечают требованиям корпоративного управления ключами.

Примечание. EKM не шифрует имена рабочих процессов.

Подробнее: Узнайте больше о Конструкторе рабочих процессов: пройдите наш курс и проверьте свои знания, чтобы получить индикатор навыков работы в Slack.

Спасибо за отзыв.

Прежде всего выявите процессы, которые можно автоматизировать. Затем разработайте собственный рабочий процесс, который соединит используемые вами инструменты и ваши действия в Slack. Конструктор рабочих процессов займется переключением контекстов, а вы сможете сосредоточиться и сэкономить время.

Конструктор рабочих процессов доступен в платных планах Slack

Работайте быстрее и в Slack, и за пределами Slack

Публикация панелей мониторинга из Datadog

Шаг рабочего процесса Datadog позволяет автоматизировать рабочие процессы, чтобы оперативно и своевременно передавать нужным людям информацию, будь то результаты мониторинга ПО или график интенсивности использования сервиса.

Поддерживаемые шаги рабочих процессов:

Отправка виджета с панели мониторинга Datadog

Datadog

Создание нового инцидента в PagerDuty

Шаг PagerDuty в Конструкторе рабочих процессов позволяет создавать инциденты, не прерывая вашу работу в Slack. Простои сокращаются, сбои сводятся к минимуму, клиенты довольны!

Поддерживаемые шаги рабочих процессов:

Создание инцидента в PagerDuty

PagerDuty

Сбор информации в реальном времени с Polly

Шаг Polly в Конструкторе рабочих процессов дает возможность автоматически собирать в реальном времени любую «обратную связь», например оценки сотрудников в ходе аттестации или ответы на AMA-сессии.

Поддерживаемые шаги рабочих процессов:

Отправка шаблона Polly

Polly

Подключение нескольких сервисов с помощью Zapier

Огромное количество шагов от Zapier в Конструкторе рабочих процессов позволяет создавать сотни динамических многоступенчатых процессов. Шаги из множества бизнес-приложений, например Salesforce, Asana, Microsoft Office 365, Jira и др., доступны именно через Zapier.

Поддерживаемые шаги рабочих процессов:

Zapier предоставляет более 120 действий для пяти категорий приложений: управление отношениями с клиентами (CRM), управление проектами, управление задачами, почта и таблицы.

В Slack, популярном средстве общения на рабочем месте, теперь есть Workflow Builder, который поможет вам автоматизировать повторяющиеся задачи. Вот что это такое, что он может делать и как вы можете его использовать.

Конструктор рабочих процессов доступен только на Платные планы Slack : Standard, Plus или Enterprise. Если вы пользуетесь бесплатным тарифным планом, вам необходимо выполнить обновление, чтобы использовать Workflow Builder, хотя вы можете получить бесплатная пробная версия платных планов, если вы хотите поиграть с ним.

Что такое Workflow Builder?

Вы можете выбрать один из следующих триггеров:

У вас может быть столько шагов в рабочем процессе, сколько вы хотите, но вы должны выбрать одно из следующих:

Несмотря на то, что это простые триггеры и действия, вы все равно можете создавать довольно сложные рабочие процессы, такие как утверждения или сбор данных. Следующее запланированное дополнение Slack — поддержка запускать рабочие процессы с помощью API . Теоретически это означает, что вы можете использовать такие сервисы, как IFTTT или Microsoft Flow, чтобы запустить рабочий процесс Slack или встроить триггер в собственное приложение.

Однако на данный момент все триггеры и действия Slack являются внутренними.

Как можно использовать Workflow Builder?

Вы создаете рабочий процесс, а затем публикуете его, когда хотите, чтобы он был доступен для использования другими. Для начала щелкните стрелку рядом с названием рабочей области, чтобы открыть главное меню, а затем щелкните «Workflow Builder».

На панели Workflow Builder нажмите «Create Workflow».

Дайте своему рабочему процессу имя — его увидят другие, поэтому сделайте его описательным. После того, как вы назвали свой рабочий процесс, нажмите «Далее».

Выберите действие триггера, чтобы запустить рабочий процесс. В этом примере мы будем использовать «Меню действий», потому что мы хотим, чтобы люди могли использовать этот рабочий процесс, когда им это нужно.

Следующий шаг будет зависеть от того, какой триггер вы выберете. Если вы выберете «Новый участник канала», вам нужно будет выбрать канал, на котором вы хотите запустить рабочий процесс. Если вы выберете «Реакция на смайлики», вам нужно будет выбрать смайлы, которые будут запускать рабочий процесс.

Поскольку мы выбрали «Меню действий», нам нужно выбрать канал, в котором люди могут запускать рабочий процесс, и затем назвать его, чтобы они могли его выбрать. После этого мы нажмем «Сохранить».

Рабочий процесс создается и отображается на странице «Обзор рабочего процесса». Нажмите «Редактировать», чтобы отредактировать детали. Для рабочего процесса «Меню действий» вы можете изменить имя рабочего процесса и канал, в котором он отображается, но вы не можете изменить действие триггера — для этого вам нужно создать новый рабочий процесс.

Теперь вам нужно добавить одно или несколько действий для выполнения рабочего процесса, поэтому нажмите «Добавить шаг».

На панели «Создать форму» вы вводите заголовок и вопрос, а затем выбираете тип вопроса из следующих вариантов в раскрывающемся меню:

Краткий ответ
Длинный ответ
Выбрать из списка
Выберите человека
Выберите канал или DM

В нашем примере мы выберем «Выбрать из списка». Мы также добавляем значение в список параметров, а затем щелкаем «Добавить элемент списка», чтобы добавить другое. Повторяйте это, пока не перечислите все варианты, из которых вы хотите, чтобы кто-то выбрал.

Вы можете использовать кнопки справа, чтобы перемещать элементы вверх и вниз или удалять их из списка. Вы также можете выбрать «Выбор по умолчанию» (если хотите) из раскрывающегося меню под элементами списка.

Когда вы закончите с формой, нажмите «Сохранить».

В «Обзор рабочего процесса» теперь отображается добавленный вами шаг. Нажмите «Добавить шаг», чтобы добавить другие шаги до завершения рабочего процесса.

Когда рабочий процесс будет готов, нажмите «Опубликовать» в правом верхнем углу страницы.

Мы добавили наш рабочий процесс в канал, который может использовать любой, поэтому теперь виден символ рабочего процесса (молния). Если вы щелкните значок, ваш рабочий процесс будет виден всем, и они смогут щелкнуть значок, чтобы выбрать и использовать ваш рабочий процесс.

Когда вы щелкаете свой рабочий процесс, отображается созданная вами форма.

Чтобы отредактировать или изменить рабочий процесс, щелкните стрелку рядом с названием рабочего пространства, чтобы открыть главное меню, а затем щелкните «Конструктор рабочего процесса».

Откроется панель Workflow Builder.

Чтобы изменить рабочий процесс, просто щелкните его. Щелкните три точки справа, чтобы открыть меню, позволяющее выполнять другие действия, например отменять публикацию или удаление рабочего процесса.

Мы ожидаем, что со временем Slack добавит еще больше функциональности в свои рабочие процессы. А пока это полезный инструмент для улучшения общения и совместной работы.

Building Slack workflows is the secret to overcoming the inefficiencies that emerge as organizations get larger.

We all need processes to help our teams stay organized and moving work forward. But, these processes are tediously manual. We've all had the experience of work disappearing into the black hole of Slack DMs or crowded team channels.

But, what if we had a way to structure our processes into forms that people fill out in Slack, that automatically route their request to the right people to follow up? That's where Slack workflows can help.

What's a workflow?

A workflow is a multi-step process in your company. It's the work that happens in order to accomplish a business objective.

What are examples of workflows?

📫 Triaging requests from other teams for help
📑 Getting a new sales contract approved
📢 Reviewing and publishing a new blog post
🙋‍♀️ Requesting a new piece of marketing collateral
📄 Submitting a customer support ticket
🧑‍🔧 Onboarding a new employee
📲 Reporting and fixing a software bug
👩‍💻 IT or facilities help desks

Workflows have a sequence of steps

Any of these workflows is composed of several stages of work that often happen in a specific order.

Think of a process at your company, like a hiring manager getting approval to make an offer to a job applicant. We want to gather information from the hiring manager, like the intended salary, job title, department, etc. Then we may want to route it to get approved by several people — the department head, perhaps someone in HR to ensure the seniority and salary is in line with other departments, and maybe someone in finance to verify we have room in the budget.

What is workflow automation?

Workflow automation is when you have software take the tedium out of multi-step, multi-team workflows. With software, you can make sure the steps are followed and that work gets completed.

Lots of things could go wrong with doing a process manually. Take the hiring workflow from the previous section, for example. Managers may hire infrequently and have to inquire about what the right process is. They may not include all the relevant details when they submit the request to hire. The department head might forget to check with finance to see if there's enough budget. Or, the request could be buried in a busy channel of Slack messages. In our increasingly remote workforce, time differences can easily lead to requests getting missed in busy Slack channels.

These problems could be avoided if we structured our workflows into an app to make sure things happen in the right order, in the right way. For instance, we could have a form gather the information we need from the hiring manager so we never have to go back and ask for more information. That saves a ton of time and frustration. Further, we could have the app know to route the request to the three different approvers and give them buttons to sign off on the hire. Then, once things are approved and the offer is accepted, our workflow could assign tasks to someone to buy the new hire a laptop or setup orientation meetings. Finally, all of this activity could be then logged in a spreadsheet for auditability, or the offer details sent to an HR app to update the employee's attributes there.

Putting workflows into an app makes sure we can audit our process, because the progress on each step is documented. That way, we can find work that got stuck and make sure it's completed.

Automating the various parts of a process like that is what we call workflow automation.

The two kinds of workflow automation

There are actually two kinds of workflow automation used by many teams:

⚙️ Data-driven workflow automation: When automation listens for changes in one app and updates data in another app. For instance, you might have automation that triggers when a lead requests a demo on our website, which then creates a lead in our sales CRM. This kind of automation helps us keep data in sync across multiple apps. Companies like Zapier and tray.io focus on data-driven workflows.
🙋 Human-driven workflow automation: When automation is triggered by one person or team that then routes a work item along a set of steps for other teams to take action — like getting approvals, assigning tasks, or asking for information. For instance, you might have automation where someone needs to build a quote for a services contract. They could specify the details of what the customer needs via a form, which is then routed to our delivery team to estimate hours. Once they are done, the system could automatically route it to sales leadership to sign off before triggering a task for the sales person to send the approved quote. Human-driven workflow automation can be handled in Slack via Slack's Workflow Builder feature, using Wrangle's steps for approvals and tasks. Workflow Builder is integrated with Zapier, so you can cover both kinds of automation in one continuous workflow.

Benefits of workflow automation in Slack

Organize a busy channel of requests. Most teams in Slack end up having a public channel where other teams can post requests for help. Pretty soon, these become overwhelming — it's hard to track if a manager has approved the team working on the request and then if the work actually got done. Using Slack Workflows, we can automate responses to these requests to make sure someone is assigned to handle them.
Put structure on the request with forms. We can have people fill out a form or trigger a workflow from data changing in another app. Now we don't have to manually ask people for more context on their request, speeding up the process.
Eliminate the manual notifications. So many processes rely on us remembering to message the next person in the chain (if we even know who we're supposed to get involved). Then we have to wait on them to reply. Sometimes it's really hard to even know if they actually completed the request we sent over, or whether it got lost in a Slack DM.
No need to teach the process. Let's face it: no one wants to read our meticulous process document and keep up as we change things. With automation, the process owner can configure the system to route work to the right approvers or contributors, but no one else has to read a document to learn the process. The workflow automation just handles it.
Look back at decisions later. If we get these manual processes out of DMs and into an app that integrates with Slack Workflows like Wrangle, we can audit our decisions later. No more searching through Slack trying to find the context of where someone individually signed off in a DM.
Work across time zones. When you have teams spread across time zones, having other teams post requests to a channel doesn't work. By the time the team in another time zone gets online, the request might be buried by hundreds of subsequent messages. Workflows make sure we can notify specific people in response to the request getting posted, so they don't have to review the whole channel to see if there's anything relevant for them.
Interface with data-driven workflow automation. The activities that humans take in a human-centered workflow, like filling data into a form, could then be routed via a data-driven workflow tool to update various apps.

Slack's Workflow Builder feature

Slack's Workflow Builder is a good place to start with basic automation inside the chat platform. Workflow Builder lets you build multi-part automations: when something happens, post a message or a form to a channel or DM (see the full list of triggers and actions below).

For instance, when a new member joins a channel, automatically send them a pre-written welcome message explaining what the channel is used for. Or, you can build a form to structure a request, say for an IT help request, and post that in the IT channel for someone to follow up on.

If you use Zapier, this should sound pretty familiar (in fact, you can do most of these simple automations in Zapier as well).

Where to find the Workflow Builder in Slack

Slack's Workflow Builder can be found in the top left of Slack. Click on the name of your workspace, go down to Tools, and then you'll see Workflow Builder. You can also open Workflow Builder from any channel by typing "/" or clicking on the Shortcuts menu (⚡️ icon in the message reply box at the bottom), and then searching for "Open Workflow Builder." You must be on a paid Slack plan to use Workflow Builder.

Triggers in Workflow Builder

Slack's Workflow Builder lets you trigger your automation when one of several things happens:

Shortcuts menu: People can click on your workflow from the Shortcuts menu (that's the ⚡️ lighting bolt icon next to the chat window at the bottom of a channel in Slack)
New channel member
Emoji reaction: Any time someone reacts to a message using an emoji reaction
Scheduled date & time: Launch a workflow on a recurring schedule, like every Monday
Webhook: This one is more advanced. It allows developers to trigger a workflow when something happens in an app they've built. Something like Zapier could also be used to trigger the webhook to start a Slack workflow.

Actions in Workflow Builder

Once your workflow has been started by one of the Triggers listed above, you can then automatically take one of two actions inside Slack:

Send a message: Send a message to a channel or directly to a person. You can pre-define the message, and even use merge fields to customize it using data from a form
Send a form: Send a custom form with fields you define, either to a channel or directly to a user in your Slack organization.
Actions from Apps: Slack only provides the two actions above. For the rest of what you need to automate your workflow, Slack allows third-party apps to provide more Actions for Slack Workflows. Wrangle provides steps to assign tasks and approvals so you can make sure that work gets triggered in response to requests in your workflow and so you can easily track work completed and outstanding.

What kinds of things can you do with Workflow Builder?

Approvals

You could manage approvals in Slack for things like time-off requests, purchase approval, signing off on sales contracts, and reviewing content for marketing. These can be very helpful in keeping track of decisions by allowing users to click a button to say they are approving. Use Wrangle to start an Approval within a Slack workflow.

Tasks

You could automatically route tasks to HR teams while onboarding a new employee (e.g. to purchase their laptop, or schedule them for a getting-to-know-you lunch with someone from another team). Or during customer onboarding, you could have automation that triggers the customer success team to schedule a kick-off call with the client when a deal is closed in your sales CRM. You can use Wrangle to start a Task List within a Slack workflow.

Notifications

Using automation to send messages at certain times can be really useful in Slack. You could have an automation that welcomes a new employee to a channel when they join. Or you could have automatic status updates get posted in a channel as we make progress on a multi-step workflow like onboarding a customer. Or, just a simple celebratory message in a channel when a deal closes in our CRM.

Forms

Most Slack workflows target ticketing use cases, where you have one group asking another group for help. Using form steps in a workflow guarantees you gather all the context necessary to process the request. Many processes require gathering data in the right format at various steps. If you're approving a request to purchase a new piece of software, you might want the purchaser to fill out a structured form with details on how many people will be licensed to use the software. In a marketing content review, you may want your staff to detail who the intended audience is for the content, or where they hope to syndicate it.

Slack Workflow Builder Examples

Slack publishes a directory of example workflows you can learn from. Here are a couple useful ones. Check them out to see screenshots of what building a Slack workflow is like:

Limitations of Slack's Workflow Builder

Slack's Workflow Builder is a powerful way to automate your conversations. But when we want to use it for more complex workflows, the kind that get our most important work done, there are a few gaps to be aware of.

Hard to do multi-step workflows. It's pretty good for doing two-step flows, like having someone fill out a form and then post a message. But you have to string together multiple "workflows" to handle something like an approval (you need a second one to see if the approver clicked on an emoji, which then needs to notify you that they approved).
Little paper trail. For something like an approval, the only record that someone approved a request is that they reacted to the request with an emoji. That's really hard to find later when you need to audit who approved something.
Can't assign tasks to close the loop. Lots of processes involve assigning tasks to someone to complete the workflow. After you approve a new job offer, someone needs to get automatically reminded with a task to actually send it. There's no way to see that they actually checked off that they did the task.
No dashboard of work waiting on you. If every request is a notification in a channel or DM, that means you have to be really careful not to miss one. There's no central place to see all the processes waiting on your input, so you'll have to check lots of channels to see if anyone is waiting on you (or to see progress on your own requests).
Can only have one button in your message. Workflow builder has a cool feature to include a button underneath your message (i.e. a "Task completed" button). But, lots of real-world processes need a whole checklist of tasks, or approve/deny buttons.

Take Slack workflows to the next level with Wrangle

Wrangle is a Slack app that helps you assign approvals and tasks inside your channels. Wrangle integrates with Slack's Workflow Builder so that you can automatically route work in response to people filling out forms.

Here's how you might automate a blog post publishing process in Slack, using Wrangle and Slack Workflow Builder:

1. The Slack Workflow is kicked off

Immediately, a modal window opens with a form designed by the VP of Marketing. The form collects for information about the blog post: the name of the post, a link to a draft, the target publishing date, and who the post is targeting.

2. An Approval is assigned to the VP of Marketing

In the approval message that's posted, the VP of Marketing can see the responses to the form. She also has "Approve" and "Deny" buttons that she can click once she's reviewed the blog post.

3. Tasks are assigned to the designer to create images

Once the VP of Marketing has approved, the Workflow then triggers Wrangle to post a task checklist as a reply to the approval message. This task list tags the designer and assigns him to create images for the header banner and illustrations for the body of the blog post.

Everyone, including the person who wrote the blog post, can follow along as he checks off the tasks. Since the tasks are posted in the same thread as the original approval, the full history and discussion are kept together.

Once he clicks to check off all the tasks, the next step is triggered.

4. Tasks are assigned to the blog administrator to publish

Finally, another Task List is posted as a reply in the same thread. This list assigns tasks to the blog administrator to upload the images, publish the post, and post links to it via social media channels. That way, we make sure someone is assigned to close the loop on this effort.

After the blog administrator checks off the tasks, Wrangle notifies the person who wrote the post and started the workflow.

The approvals and tasks are tracked for history by Wrangle, so you can easily look back and see who approved and what got done.

Learn more and try Wrangle

You can learn more about Wrangle's ticketing tool for Slack and try it out.

Читайте также: