В чем отличие режимов создания с помощью мастера и конструктор

Обновлено: 06.05.2024

Access предоставляет возможность вводить данные либо непосредственно в таблицу, как было рассмотрено ранее, либо с помощью форм. Формы рекомендуется использовать, если данные часто меняются или база постоянно пополняется новыми записями. Если данные вводятся непосредственно с бланков, то графическими средствами форму можно представить так, чтобы она повторяла оформление бланка, что заметно облегчает работу пользователя.

С помощью форм данные можно не только вводить, но и отображать в удобном для пользователя виде.

Формы можно создавать в режиме «Конструктор» или с помощью «Мастера форм», или использовать автоформы. В отличие от таблиц и запросов, которые рекомендуется формировать с помощью конструктора, формы удобнее создавать, используя автоформы или «Мастер форм», а конструктор применять при редактировании и форматировании форм.

Автоформы

Автоформы бывают трех видов: «в столбец», «ленточные» и «табличные». Табличные формы имеют вид таблиц, автоформа «в столбец» может отображать только одну запись.

Для создания автоформы в окне базы данных надо щелкнуть на значке элемента «Формы» и затем щелкнуть на кнопке «Создать». В диалоговом окне «Новая форма» выбирается вид автоформы и источник данных - таблица или запрос. После щелчка на кнопке «OK» автоформа выводится на экран.

Автоформа создает форму, в которой отображаются все поля и записи выбранной таблицы или запроса. Каждое поле расположено на отдельной строке, с левой стороны от которой отображается надпись к данному полю.

Мастер форм

Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме.

Создание формы с помощью мастера:

1. В окне базы данных выберите вкладку «Формы».

3. В диалоговом окне «Новая форма» выберите нужного мастера. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна.

4. Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма.

6. Если на шаге 3 были выбраны «Мастер форм», «Диаграмма» или «Сводная таблица», то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов «Автоформа: в столбец», «Автоформа: ленточная» или «Автоформа: табличная форма» создается автоматически.

Изменить созданную форму можно в режиме конструктора.

Использование «Мастера форм» позволяет отображать в форме не все поля источника данных, а выборочно, по желанию пользователя, это также наиболее простой и быстрый способ создания формы, содержащей данные из нескольких таблиц. Мастер форм ускоряет процесс создания форм, выполняя автоматически всю основную работу.

В первом окне мастера форм можно выбрать поля, которые должны быть включены в форму. Это могут быть поля из одной или нескольких таблиц. Для выбора поля в окне «Доступные поля» маркируется имя требуемого поля, а затем выполняется щелчок на кнопке переноса. Для переноса всех полей источника данных в окно «Выбранные поля» используется кнопка . При использовании мастера форм для создания формы на основе нескольких таблиц создается инструкция SQL. Эта инструкция содержит сведения о том, какие таблицы и поля нужно использовать.

С помощью мастера можно создать обычную или иерархическую форму, отображающую данные из нескольких таблиц. Иерархической является форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм. Подчиненные формы используются для показа данных из таблиц с отношением «один-ко-многим».

Имеется возможность представления данных в иерархическом виде без использования подчиненной формы. Например, если в форме много элементов управления, для подчиненной формы может не остаться места. В этом случае можно использовать мастер форм для создания синхронизированных форм. При нажатии кнопки в форме открывается другая форма, синхронизированная с записью в первой форме.

В нашей базе данных с помощью мастера форм были созданы две формы «Список студентов» и «Данные студентов» на основе существующих таблиц. Для создания данных форм использовался «Мастер форм», так как он существенно упростил процесс разработки этих форм, и так как данные формы не предполагали наличие каких-либо конструктивных отличий от существующих в мастере форм шаблонов. Данные формы включают в себя все поля из таблиц-источников, внешний вид форм был выбран «Табличный», стиль оформления «Официальный».

Создать запрос на выборку можно выполнить двумя путями:

– с помощью мастера запросов,

– с помощью конструктора.

Для создания запроса с помощью мастера необходимо выполнить следующую последовательность действий:

– щелкнуть в окне База данных по объекту Запросы,

– щелкнуть по кнопке Создать инструментальной панели окна База данных,

– в окне Новые запросы выбрать строку Простой запрос.

Эти действия приводят к первому шагу мастера.

В раскрывшемся окне первого шага с помощью списков Таблицы и запросы и Доступные поля, а также кнопок >, >>,

– щелкнуть по кнопке Далее окна Таблицы и запросы.

На этом завершается первый шаг мастера и происходит переход ко второму его шагу.

Второй шаг мастера запросов.

– из раскрывшегося окна второго шага выбрать один из вариантов запроса:

Выбор варианта Подробный приводит к включению всех отобранных полей всех записей. Он устанавливается по умолчанию.

Выбор варианта Итоговыйприводит к разблокированию (отображение контрастным шрифтом) кнопки Итоги.Щелчок по этой кнопке вызывает открытие окна, содержащего флажки Sum(суммирование), Avg (среднее), Min(наименьшее), Max (наибольшее) для каждого числового поля запроса и общий флажок Подсчет числа записей. С помощью указанных флажков можно включить режим группировки по строкам таблицы с созданием в запросе дополнительных столбцов, соответствующих включенным флажкам. После установки необходимых флажков следует:

– щелкнуть по кнопке ОК, что приведет к переходу к предыдущему окну,

– щелкнуть по кнопке Далее, что приведет к переходу в окно третьего шага мастера.

В последнем окне (третьего шага) предлагается ввести название созданного запроса и открыть его для просмотра или модификации.

Чтобы завершить работу с мастером, необходимо

– щелкнуть по кнопке Готово последнего окна мастера запросов.

Этой последней операцией завершается работа мастера. При этом программа MS Access автоматически сохраняет и выполняет созданный запрос, а также отображает результат запроса в отдельном окне.

В отличие от мастера запросов конструктор предлагает более гибкие возможности. Для перехода в режим конструктора запросов необходимо выполнить следующие действия:

База данных – Запросы – Создать – Конструктор

или же вместо двух последних операций дважды щелкнуть по строке Создание запроса в режиме конструктора.

В результате этих действий откроется окно с пустым бланком запроса и окно Добавление таблицы такое же, как и при создании связей между таблицами.

В окне Добавление таблицыследует выполнить двойные щелчки по названиям всех таблиц, из которых должны отбираться данные в запрос, а затем закрыть его.

После этого появляется окно бланка запроса (рис.24.2).

Запрос1: запрос на выборку
Преподават.	Предметы
Код препод.
Код препод.
Поле: Имя таблицы Сортировка Вывод на экран Условие отбора Или:	Фамилия	Должность	Предметы	Семестр
Преподават.	Преподават.	Предметы	Предметы
По возрастанию	По убыванию
< 6

Рис. 23.2. Общий вид окна бланка запроса

В верхней части бланка отображаются подчиненные окна ранее выбранных таблиц со списками полей и с изображением связей между таблицами. В нижней части окна располагается пустая таблица с элементами управления (слева от нее), предназначенными для создания запроса (поле:, имя таблицы, сортировка, вывод на экран, условие отбора, или:). В эту таблицу следует внести имена интересующих полей, имена таблиц, которым эти поля принадлежат. Проще всего эту операцию можно выполнять путем перетаскивания нужных имен из таблиц, расположенных в верхней части окна.

Таким образом были перемещены с таблицы Преподаватели названия Преподаватели, Должность, а с таблицы Предметы – названия Предметы, Семестр.

В строке Сортировка любого выбранного столбца бланка можно установить способ сортировки (по возрастанию или убыванию). Для этого необходимо щелкнуть по ячейке, в которой необходимо указать вид сортировки, и с помощью появившейся кнопки раскрытия списка установить способ сортировки.

Если в запросе необходимо выполнить групповые операции (сумма, среднее, минимальное, максимальное и др.), то необходимо:

– вызвать контекстное меню щелчком правой клавиши мыши по любой ячейке бланка,

– выбрать команду Групповые операции. Вследствие этого, в бланке запроса, выше строки Сортировка, появится строка Групповая операция,

– щелкнуть по ячейке, которая должна участвовать в групповой операции,

– щелкнуть по появившейся в ячейке кнопке раскрытия списка и выбрать из списка необходимую операцию,

– ответить на поля Вывод на экран, Условия отбора,

– сохранить созданный запрос в файле базы данных с помощью известной процедуры:

Файл – Сохранить – указать имя – ОК.

Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчета с помощью мастера в окне База данных. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления.

Создание отчета с помощью Мастера. Для создания отчета с помощью мастера необходимо:

· В окне База данных щелкнуть по ярлычку Отчет, а затем по кнопке «Добавить»;

· В списке выбор таблицы/запроса выбрать имя базовой таблицы;

· Нажать кнопку «Мастер» и выбрать в списке одну из программ-мастеров. Например, «В один столбец»;

· В окне диалога Отчет в один столбец выбрать поля базовой таблицы, которые желательно включить в отчет, и щелкнуть кнопку «Далее»;

· Определить вид отчета и ввести его заголовок. Каждый выбор завершается щелчком по кнопке «Далее»;

· Выбрать режим просмотра отчета. В режиме предварительного просмотра можно просмотреть отчет с данными. В режиме Конструктора можно продолжить разработку отчета.

Отчет(report) — это объект базы данных, который используется для вывода на экран, в печать или файл структурированной информации. Reports позволяют извлечь из таблиц или запросов базы данных необходимую информацию и представить ее в виде удобном для восприятия. Report содержит заголовок, область данных, верхний и нижний колонтитулы, примечание и разбит на страницы. В MicrosoftAccess 2007для созданияотчетовможно использовать различные средства (рис. 1):

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а

Мастер отчетов. Для создания отчета при помощи Мастера отчетов необходимо выполнить следующие действия:

· В окне базы данных Access щелкнуть на вкладке Создание и затем щелкнуть на кнопке Мастер отчетов в группе Отчеты. Появится диалоговое окно Создание отчетов.

· В поле Таблицы и отчеты щелкнуть на стрелке и выбрать в качестве источника данных таблицу Студенты.

· Щелкнуть на кнопке ОК (рис. 1).

· Все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>.

· На следующем шаге (Добавить уровни группировки?) щелкаем далее.

· На шаге "Выберите порядок сортировки записей". В раскрывающемся списке выберем "Фамилия" для сортировки по возрастанию.

· На шаге "Выберите вид макета для отчета". Выбираем: Макет - блок, ориентация - книжная. Щелкнуть на кнопке Далее.

· На шаге " Выберите требуемый стиль". Выбираем - Изящная.

· Следующий шаг - "Задайте имя отчета". Вводим имя - Студенты мастер_отчетов. Дальнейшие действия: Просмотреть report; Изменить макет отчета. Выбираем Просмотреть, щелкаем на кнопке Готово. Report открывается в режиме Предварительного просмотра, который позволяет увидеть, как будет выглядеть report в распечатанном виде.

Перейдите в режим Конструктора и выполните редактирование и форматирование отчета. Для перехода из режима предварительного просмотра в режим конструктора необходимо в области переходов щелкнуть правой кнопкой мыши на имени отчета и в контекстном меню выбрать режим конструктора. На экране появится report в режиме Конструктора.

Мастер форм.Создание форм при помощи мастера форм осуществляется быстро, и это средство позволяет включить в форму поля из нескольких связанных таблиц или запросов. На вкладке Создание в группе Формы надо нажать кнопку Другие формы, а затем выбрать команду Мастер форм. Откроется окно диалога Создание форм, в котором необходимо отвечать на вопросы каждого текущего экрана Мастера и щелкать на кнопке Далее.

В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Например, выберем из списка таблицу Студенты.

Затем все "Доступные поля" переведем в "Выбранные поля", выделив их и щелкнув на кнопку >>. Необходимо отметить, что, если form создается на основе нескольких таблиц, необходимо повторить действия для каждой таблицы – источника. Затем необходимо щелкнуть на кнопке Далее. В следующем окне надо выбрать внешний вид, например в один столбец и щелкнуть Далее. В следующем окне выберем требуемый стиль - официальный

После выбора стиля, требуется перейти в последнее окно, щелкнув на кнопке Далее. В последнем окне Мастера требуется ввести имя (например, Студенты мастер_форм) и указать дальнейшие действия: Открыть форму для просмотра и ввода данных; Изменить макет формы.

После ввода имени формы (например, Студенты), выбора режима: «Открыть форму для просмотра и ввода данных» и щелчка на кнопке Готово, получим следующую форму для ввода и просмотра записей в таблицу Студенты.

Конструктор форм. Для создания новой пустой формы Студенты необходимо выполнить следующее:

1. В окне приложения Access 2007 выбрать вкладку Создание. Выполнить щелчок на пиктограмме "Конструктор форм". В окне редактирования появится окно Form1 с пустой областью данных. 2. Для отображения списка полей требуемой таблицы выполнить щелчок на пиктограмме "Добавить существующие поля", появится список таблиц. Щелкнув на знак "+" таблицы (например, Студенты), откроется список необходимых полей (рис.7).

3. Поля из списка переместить на форму. Добавление полей осуществляется при нажатой левой кнопки мыши. 4. Поместить поля на форму (рис. 9).

5. Перемещение полей и их имен по форме производиться следующим образом:

· Выделить поле с именем щелчком мыши. Вокруг него появятся маркеры перемещения и изменения размеров. Перемещать поле можно вместе с привязанным к нему именем или отдельно от него.

· Для перемещения поместить указатель мыши на квадратик, находящийся в левом верхнем углу элемента. Указатель мыши в виде четырех направленной стрелки позволяет перемещать объект.

· Нажать кнопку мыши и, удерживая ее, буксировать поле или его имя в нужное место в форме. Затем отпустить кнопку мыши.

· Для изменения надписи, связанной с полем необходимо выполнить на ней двойной щелчок мышью и выполнить необходимые изменения. Затем закрыть окно.

· Для изменения размеров поместить курсор на размерные маркеры, при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки. Нажать кнопку мыши, буксировать в нужном направлении, затем отпустить кнопку мыши.

· Для удаления поля выделить его, нажать клавишу Delete или другим способом.

6. Сохранить форму. 7. Просмотреть форму Студенты_конструктор, выполнив на ней двойной щелчок в области переходов.

Если вид формы не удовлетворяет, ее можно открыть в режиме Конструктор и внести необходимые изменения, затем сохранить.

Вносить изменения в формы можно в двух режимах — макета и конструктора. В любом из режимов можно выполнять одни и те же задачи конструирования и разметки, но есть задачи, которые проще выполнять в каждом из них. В этой статье описано сходство и различие режимов макета и конструктора, а также показано, как выполнять распространенные задачи конструирования форм в каждом из режимов.

Примечание: Эта статья написана для форм, но многие описанные здесь подходы применимы и к изменению отчетов.

В этой статье

Общие сведения о режимах макета и конструктора

Режим макета. Режим макета в большей степени ориентирован на визуальное восприятие, чем режим конструктора. При просмотре формы в режиме макета в каждом элементе управления отображаются реальные данные. Этот режим очень удобен для настройки размера элементов управления и выполнения многих других задач, которые влияют на визуальное представление и удобство использования формы.

Режим конструктора. В режиме конструктора более детально представлена структура формы. Здесь вы видите заголовок, подробности и нижний колонтитул формы. При внесении изменений в структуру вы не можете просматривать базовые данные, тем не менее определенные задачи проще выполнять в режиме конструктора. Вы можете:

добавлять в форму больше разнообразных элементов управления, таких как надписи, изображения, линии и прямоугольники;

изменять источники для текстовых полей в самих полях, не открывая их страницу свойств;

изменять размер разделов формы, например ее заголовка или раздела подробностей;

изменять некоторые свойства формы, которые невозможно изменить в режиме макета (такие как Режим по умолчанию или Режим формы).

Изменение формы в режиме макета

После создания формы вы можете легко настроить ее структуру, используя режим макета. Вы можете перемещать элементы управления и изменять их размеры, ориентируясь на сами данные. Можно добавить в форму новые элементы управления, а также задать свойства для формы и ее элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Режим макета .

Access выведет форму в режиме макета.

Для изменения свойств формы, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.

С помощью области Список полей можно добавлять поля из базовой таблицы или запроса в структуру формы. Отобразить область Список полей можно одним из следующих способов:

На вкладке Формат в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля .

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в форму.

Изменение формы в режиме конструктора

Настроить структуру формы можно и в режиме конструктора. Вы можете добавить в форму новые элементы управления и поля, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать множество свойств для настройки формы.

Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя формы в области навигации и выберите команду Конструктор .

Access выведет форму в конструкторе.

На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Добавить существующее поле.

Нажмите клавиши ALT+F8.

Затем можно перетащить поля прямо из области Список полей в форму.

Чтобы добавить одно поле, дважды щелкните его и перетащите из области Список полей в нужный раздел формы.

Отчет -- это гибкое и эффективное средство для организации данных при выводе на печать. С помощью отчета имеется возможность вывести необходимые сведения в том виде, в котором требуется. Основное назначение отчётов - это вывод данных в виде выходного печатного документа. Отчёты, так же как и формы, можно создавать с помощью конструктора или мастера отчётов. Используется также автоматическое создание отчётов.

Больше всего сведений в отчете берется из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL, являющихся источниками данных для отчета. Другие сведения вводятся при разработке отчета. Для создания связи между отчетом и его исходными данными применяются элементы управления. Ими могут быть поля, содержащие имена или числа, надписи для заголовков, декоративные линии для графического оформления отчета.

Автоотчет является средством создания отчета, в котором выводятся все поля и записи из базовой таблицы или запроса.

1. В окне базы данных выберите вкладку «Отчеты».

3. В диалоговом окне «Новый отчет» выберите одного из следующих мастеров:

- «Автоотчет: в столбец» - каждое поле образует отдельную строку с заголовком слева.

- «Автоотчет: ленточный» - поля каждой записи образуют отдельную строку. Заголовки печатаются сверху на каждой странице.

4. Выберите таблицу или запрос, содержащие данные, выводящиеся в отчете.

Microsoft Access применяет последний автоформат, использованный для создания отчета. Если вы ранее не создавали отчет с помощью мастера или не использовали команду «Автоформат» из меню «Формат», будет применен стандартный автоформат.

Также можно создать отчет с полями, размещенными в один столбец, базовым источником данных которого являются таблица или запрос, выбранные в окне базы данных. Для этого необходимо выбрать команду «Автоотчет» в меню «Вставка» или нажмите кнопку раскрытия списка рядом с кнопкой «Новый объект» на панели инструментов и выберите команду «Автоотчет». Отчеты, созданные подобным образом, содержат только сами записи (в них нет верхнего и нижнего колонтитулов).

Конструктор отчетов

Конструктор отчетов представляет собой окно, в котором создается макет отчета.

Для того чтобы открыть отчет в режиме конструктора, следует перейти в окно базы данных, выбрать вкладку «Отчеты», выбрать отчет и нажать кнопку «Конструктор».

Если отчет уже открыт, то для перехода в режим конструктора следует нажать кнопку «Вид» на панели инструментов.

Мастер отчетов

Последовательность действий при формировании отчёта с помощью Мастера такая же, как и при создании формы. Дополнительными являются два шага: добавление уровня группировок и задание требуемого порядка сортировки. Добавление уровня группировки позволяет выводить записи, объединённые по выбранным полям. Access автоматически сортирует данные по группирующим полям, а внутри группы можно также задать сортировку по любому из полей, входящих в группу.

По каждой из групп при необходимости можно подводить итоги. Для получения итоговых значений по числовым полям необходимо после добавления уровня группировки в диалоговом окне «Создание отчётов» щелкнуть на кнопке «Итоги», после чего для соответствующего числового поля выбрать требуемые функции. Программа предусматривает вывод как данных (записей) и итогов, так и только итогов.

Из режима просмотра пользователь может скопировать отчёт в виде отдельного файла текстового редактора Word или электронной таблицы Excel. Для этого необходимо щёлкнуть на кнопке «Связи с Office», расположенной на панели инструментов «Предварительный просмотр».

Для разрабатываемой БД с помощью мастера отчетов был создан отчет «Список студентов», данный отчет генерирует данные из таблицы «Список студентов» для их более удобного просмотра и, в случае необходимости, вывода на печать. Использование «Мастера отчетов» в данном случае существенно упрощает разработку выдаваемых отчетов.

1. В окне базы данных выбираем вкладку «Отчеты».

2. Нажимаем кнопку «Создать».

3. В диалоговом окне «Новый отчет» выбираем нужного мастера. Описание действий, выполняемых мастером, выводится в левой половине диалогового окна.

4. Выбираем имя таблицы или запроса, содержащие данные, по которым строится отчет. Microsoft Access по умолчанию использует эту таблицу или запрос как базовый источник данных для отчета. Однако мастер позволяет изменить источник данных, а также выбрать поля из других таблиц или запросов.

5. Нажимаем кнопку «Далее».

6. Выбираем макет и стиль оформления (макет для данного отчета был выбран «Табличный», ориентация «Книжная», стиль оформления «Деловой»).

7. Нажимаем кнопку «OK».

Если на шаге «3» выбран мастер отчетов, мастер диаграмм или мастер наклеек, то необходимо выполнять инструкции мастера, выводящиеся в диалоговом окне. Если выбран один из мастеров автоотчетов, отчет создается автоматически.

Если созданный мастером отчет требует внесения изменений, можно сделать это в режиме конструктора отчета.

Структура отчёта отличается от структуры формы только большим количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов, которые необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Для вставки в область верхнего или нижнего колонтитула номера страницы выполняется команда «Вставка Номера страниц».

Читайте также: